分廠采購控制管理制度一、總則（一）目的為加強分廠采購工作的管理與控制，規(guī)范采購行為，確保采購活動的合法性、合理性、高效性，保障分廠生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于分廠內(nèi)所有采購活動，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類物資及服務(wù)的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.效益原則：在滿足分廠生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保公正選擇。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購物資及服務(wù)符合要求。5.協(xié)同合作原則：采購部門應(yīng)與其他部門密切配合，協(xié)同完成采購任務(wù)，滿足分廠整體運營需求。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)分廠設(shè)立采購決策小組，由分廠廠長擔(dān)任組長，副廠長、各部門負責(zé)人為成員。采購決策小組負責(zé)審議重大采購項目、采購策略及相關(guān)制度，對采購工作進行指導(dǎo)與監(jiān)督。（二）采購部門1.采購部門職責(zé)負責(zé)分廠采購工作的具體實施，制定采購計劃，組織采購活動。收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，進行供應(yīng)商評估與管理。與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況。協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，保障采購工作順利進行。定期統(tǒng)計采購數(shù)據(jù)，分析采購成本，提出改進建議。2.采購人員職責(zé)嚴格遵守本制度及相關(guān)規(guī)定，認真履行采購職責(zé)。負責(zé)采購業(yè)務(wù)的具體操作，包括采購申請受理、采購訂單下達、物資驗收等。及時了解市場動態(tài)，掌握物資價格、質(zhì)量等信息，為采購決策提供依據(jù)。保守采購工作中的商業(yè)秘密，維護公司利益。（三）其他部門1.使用部門職責(zé)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求，及時向采購部門提交采購申請，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購物資的驗收工作，提供驗收意見。協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商評估，反饋使用過程中出現(xiàn)的問題。2.質(zhì)量部門職責(zé)制定采購物資的質(zhì)量標準和驗收規(guī)范。參與采購物資的檢驗與驗收工作，對物資質(zhì)量進行監(jiān)督。對不合格物資提出處理意見，協(xié)助采購部門與供應(yīng)商溝通解決質(zhì)量問題。三、采購流程（一）采購申請1.使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存情況等，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求日期、用途等信息。2.《采購申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購申請進行初步審核，包括申請的合理性、必要性、采購預(yù)算等。2.對于金額較小的常規(guī)采購申請，由采購部門負責(zé)人審批；對于金額較大或重要的采購申請，經(jīng)采購部門負責(zé)人審核后，提交采購決策小組審批。3.采購決策小組根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實際情況，對采購申請進行審議，做出批準或不批準的決定。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進行整理和篩選，初步確定潛在供應(yīng)商名單。采購人員對潛在供應(yīng)商進行實地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、管理水平、信譽狀況等，填寫《供應(yīng)商考察報告》。2.供應(yīng)商評估采購部門建立供應(yīng)商評估體系，從質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)等方面對供應(yīng)商進行綜合評估。定期（每年至少一次）對供應(yīng)商進行評估，評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于優(yōu)秀供應(yīng)商給予更多合作機會，對于不合格供應(yīng)商及時淘汰。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)采購審批結(jié)果和供應(yīng)商評估情況，采購人員從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進行采購談判。采購談判應(yīng)至少選擇兩家以上供應(yīng)商參與，通過比較各供應(yīng)商的報價、質(zhì)量、交貨期等條件，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。采購人員與選定的供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。（四）采購執(zhí)行1.采購人員根據(jù)《采購合同》要求，及時向供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購物資的詳細要求和交貨時間。2.采購人員跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，及時解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.對于緊急采購需求，采購人員應(yīng)在采購申請獲批后，優(yōu)先安排采購，確保生產(chǎn)經(jīng)營不受影響。（五）物資驗收1.物資到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗收準備工作。2.物資到貨時，采購人員、質(zhì)量檢驗人員、使用部門人員共同對物資進行驗收，按照合同要求和質(zhì)量標準檢查物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等。3.驗收合格的物資，由驗收人員在《物資驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至物資符合要求。（六）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)《采購合同》和《物資驗收單》，填寫《付款申請單》，附上相關(guān)發(fā)票、合同等資料，提交至財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對付款申請進行審核，審核無誤后按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。3.采購部門應(yīng)及時跟蹤付款情況，確保供應(yīng)商按時收到貨款，維護公司良好的商業(yè)信譽。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門會同財務(wù)部門、使用部門等，根據(jù)分廠年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和采購需求，編制年度采購預(yù)算。2.年度采購預(yù)算應(yīng)明確各類采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購金額等，并按照采購項目進行分類匯總。3.采購預(yù)算編制過程中，應(yīng)充分考慮市場價格波動、物資需求變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準確性。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部門應(yīng)嚴格按照采購預(yù)算組織采購活動，不得超預(yù)算采購。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整金額等，經(jīng)采購決策小組審批后，報財務(wù)部門備案。3.財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中的問題，并采取相應(yīng)措施進行調(diào)整和糾正。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能面臨的風(fēng)險進行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，采購部門應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握物資價格波動信息，通過與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂價格調(diào)整條款等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。建立采購價格預(yù)警機制，當(dāng)市場價格出現(xiàn)異常波動時，及時調(diào)整采購策略。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對加強供應(yīng)商管理，定期對供應(yīng)商進行評估和考核，確保供應(yīng)商的穩(wěn)定性和可靠性。與重要供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，共同應(yīng)對市場變化。拓展供應(yīng)商渠道，避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低因供應(yīng)商問題導(dǎo)致的采購風(fēng)險。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對嚴格把控采購物資的質(zhì)量標準，在采購合同中明確質(zhì)量要求和驗收標準。加強物資驗收環(huán)節(jié)的管理，確保不合格物資不得入庫和使用。定期對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進行評估，督促供應(yīng)商提高質(zhì)量控制水平。4.合同風(fēng)險應(yīng)對簽訂采購合同前，由法務(wù)部門或?qū)I(yè)人員對合同條款進行審核，確保合同的合法性、完整性和嚴謹性。加強合同執(zhí)行過程的跟蹤和管理，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。建立合同檔案管理制度，妥善保管采購合同及相關(guān)資料，以備查閱。5.付款風(fēng)險應(yīng)對嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款，避免逾期付款給公司帶來的信用風(fēng)險。加強對供應(yīng)商付款情況的跟蹤和管理，及時與供應(yīng)商溝通付款進度，確保雙方合作順利。六、采購信息管理（一）采購文件管理1.采購部門負責(zé)采購文件的收集、整理、歸檔和保管，包括采購申請表、采購合同、采購訂單、物資驗收單、供應(yīng)商資料等。2.采購文件應(yīng)按照類別和時間順序進行分類存放，便于查閱和檢索。3.采購文件的保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定，一般為[X]年。（二）采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析1.采購部門定期對采購數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，包括采購金額、采購數(shù)量、采購物資類別、供應(yīng)商采購情況等。2.運用數(shù)據(jù)分析工具和方法，對采購數(shù)據(jù)進行深入分析，如采購成本分析、采購趨勢分析、供應(yīng)商績效分析等。3.根據(jù)采購數(shù)據(jù)分析結(jié)果，總結(jié)采購工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施和建議，為采購決策提供依據(jù)。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對分廠采購工作進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合本制度及相關(guān)規(guī)定。2.審計部門重點關(guān)注采購流程的合規(guī)性、采購決策的科學(xué)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本的控制等方面，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。（二）考核評價1.建立采購工作考核評價機制，對