單位內(nèi)部采購(gòu)管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)單位內(nèi)部采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，控制采購(gòu)成本，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)及所屬單位的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備、物資、服務(wù)等的采購(gòu)。3.基本原則合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和政策規(guī)定。效益性原則：追求采購(gòu)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。公開、公平、公正原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)公開透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保采購(gòu)結(jié)果公正合理。誠(chéng)信原則：采購(gòu)各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組：由單位高層管理人員組成，負(fù)責(zé)審議和決策重大采購(gòu)事項(xiàng)，制定采購(gòu)戰(zhàn)略和政策。采購(gòu)決策會(huì)議：定期召開，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審議和決策，確保采購(gòu)活動(dòng)符合單位利益和戰(zhàn)略目標(biāo)。2.采購(gòu)執(zhí)行部門采購(gòu)部門：負(fù)責(zé)具體采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)施，包括采購(gòu)計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行等。采購(gòu)人員職責(zé)：熟悉采購(gòu)業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)，具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力和市場(chǎng)分析能力。負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的需求調(diào)研、預(yù)算編制、采購(gòu)文件準(zhǔn)備等工作。按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)選擇供應(yīng)商，組織采購(gòu)談判和合同簽訂。跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中的問題。建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。3.其他相關(guān)部門職責(zé)需求部門：負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)項(xiàng)目的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的實(shí)施效果負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的預(yù)算安排、支付審核和財(cái)務(wù)管理，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和控制。審計(jì)部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)結(jié)果的公正性和采購(gòu)資金的使用效益。三、采購(gòu)預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)單位年度工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，會(huì)同需求部門、財(cái)務(wù)部門等編制采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并按照規(guī)定的格式和程序進(jìn)行申報(bào)和審批。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)充分考慮市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、政策變化等因素，預(yù)留一定的彈性空間，確保預(yù)算的科學(xué)性和合理性。2.預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算組織采購(gòu)活動(dòng)，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申報(bào)和審批，并說(shuō)明調(diào)整的原因和依據(jù)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，及時(shí)掌握采購(gòu)資金的使用情況，確保預(yù)算執(zhí)行的嚴(yán)肅性。3.預(yù)算分析與考核采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，查找存在的問題，并提出改進(jìn)措施。財(cái)務(wù)部門應(yīng)會(huì)同采購(gòu)部門等對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核，將考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績(jī)效掛鉤，激勵(lì)各部門嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)預(yù)算。四、采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交采購(gòu)部門。2.采購(gòu)審批采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的必要性、合規(guī)性、預(yù)算合理性等進(jìn)行審核。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行論證，并提交采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組或采購(gòu)決策會(huì)議審議。采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)采購(gòu)部門審核通過后，按照規(guī)定的審批權(quán)限報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)表，制定采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)人員等內(nèi)容。采購(gòu)人員按照采購(gòu)計(jì)劃選擇供應(yīng)商，通過招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等方式確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。采購(gòu)人員與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。4.采購(gòu)驗(yàn)收采購(gòu)項(xiàng)目到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)項(xiàng)目存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。5.采購(gòu)付款采購(gòu)部門根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和采購(gòu)合同，填寫付款申請(qǐng)表，提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)表的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，并按照規(guī)定的程序辦理付款手續(xù)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格控制采購(gòu)付款進(jìn)度，確保采購(gòu)資金的安全和合理使用。五、采購(gòu)方式1.招標(biāo)采購(gòu)招標(biāo)采購(gòu)是指通過公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)等方式，選擇符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)的方式。公開招標(biāo)是指招標(biāo)人以招標(biāo)公告的方式邀請(qǐng)不特定的法人或者其他組織投標(biāo)。邀請(qǐng)招標(biāo)是指招標(biāo)人以投標(biāo)邀請(qǐng)書的方式邀請(qǐng)?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標(biāo)。招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行，確保招標(biāo)過程的公開、公平、公正。2.詢價(jià)采購(gòu)詢價(jià)采購(gòu)是指采購(gòu)人向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，選擇符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)的方式。詢價(jià)采購(gòu)適用于采購(gòu)項(xiàng)目規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目。詢價(jià)采購(gòu)應(yīng)向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，并要求供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)是指采購(gòu)人通過與多家供應(yīng)商進(jìn)行談判，選擇符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)的方式。競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購(gòu)項(xiàng)目。競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)應(yīng)邀請(qǐng)不少于三家供應(yīng)商參加談判，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行談判和評(píng)審。4.單一來(lái)源采購(gòu)單一來(lái)源采購(gòu)是指采購(gòu)人向唯一供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)的方式。單一來(lái)源采購(gòu)適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過原合同采購(gòu)金額百分之十的采購(gòu)項(xiàng)目。單一來(lái)源采購(gòu)應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并在采購(gòu)文件中說(shuō)明采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的原因和依據(jù)。六、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)價(jià)體系，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)估。供應(yīng)商應(yīng)具備合法的經(jīng)營(yíng)資格，具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度，能夠提供符合質(zhì)量要求的產(chǎn)品和服務(wù)。采購(gòu)部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行更新和維護(hù)。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入新供應(yīng)商申請(qǐng)準(zhǔn)入時(shí)，應(yīng)向采購(gòu)部門提交營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、業(yè)績(jī)證明等相關(guān)資料。采購(gòu)部門對(duì)新供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，并實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等。經(jīng)審核和考察合格的新供應(yīng)商，采購(gòu)部門將其納入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，并與其簽訂供應(yīng)商合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，評(píng)價(jià)結(jié)果作為供應(yīng)商續(xù)用、淘汰的重要依據(jù)。采購(gòu)部門可通過問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等方式對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，并將評(píng)價(jià)結(jié)果反饋給供應(yīng)商。對(duì)于評(píng)價(jià)結(jié)果較差的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購(gòu)部門應(yīng)將其淘汰出供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。4.供應(yīng)商激勵(lì)與約束采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)、優(yōu)先合作等激勵(lì)措施，提高供應(yīng)商的積極性和忠誠(chéng)度。采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對(duì)違反合作協(xié)議、提供不合格產(chǎn)品或服務(wù)的供應(yīng)商，采取警告、罰款、暫停合作、終止合作等約束措施，維護(hù)單位的合法權(quán)益。七、采購(gòu)合同管理1.合同簽訂采購(gòu)人員應(yīng)在中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商確定后，及時(shí)與其簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購(gòu)合同簽訂前，采購(gòu)人員應(yīng)將合同文本提交法律部門或法律顧問進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。2.合同履行采購(gòu)部門和供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定履行各自的義務(wù)，確保采購(gòu)項(xiàng)目的順利實(shí)施。采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況，及時(shí)掌握供應(yīng)商的供貨進(jìn)度、質(zhì)量狀況等信息，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定按時(shí)、按質(zhì)、按量交付采購(gòu)項(xiàng)目，并提供相應(yīng)的售后服務(wù)。3.合同變更與解除如因特殊原因需要變更或解除采購(gòu)合同，采購(gòu)部門和供應(yīng)商應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。采購(gòu)合同變更或解除后，雙方應(yīng)按照協(xié)議的約定處理相關(guān)事宜，包括退還已支付的款項(xiàng)、賠償損失等。采購(gòu)合同變更或解除的相關(guān)協(xié)議應(yīng)提交法律部門或法律顧問進(jìn)行審核，確保其合法性和有效性。4.合同檔案管理采購(gòu)部門應(yīng)建立采購(gòu)合同檔案管理制度，對(duì)采購(gòu)合同及相關(guān)資料進(jìn)行分類、整理、歸檔和保管。采購(gòu)合同檔案應(yīng)包括采購(gòu)合同文本、中標(biāo)通知書、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等資料。采購(gòu)合同檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保檔案資料的完整性和安全性。八、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、廉潔風(fēng)險(xiǎn)等。采購(gòu)部門可采用問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析、案例分析等方式對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施針對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，合理安排采購(gòu)時(shí)間和采購(gòu)數(shù)量，采取套期保值等措施降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格審核供應(yīng)商的資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量，加強(qiáng)采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收管理，確保采購(gòu)項(xiàng)目的質(zhì)量符合要求。針對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)，及時(shí)處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題，防范合同糾紛的發(fā)生。針對(duì)廉潔風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)廉潔教育，建立健全廉潔監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的監(jiān)督和管理，防止采購(gòu)過程中出現(xiàn)腐敗行為。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警采購(gòu)部門應(yīng)建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整。采購(gòu)部門應(yīng)建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)體系，設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警閾值，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)超過預(yù)警閾值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門采取措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)結(jié)果的公正性和采購(gòu)資金的使用效益。審計(jì)部門可通過查閱采購(gòu)文件、合同、憑證等資料，