對外提供材料管理制度一、總則（一）目的為加強公司對外提供材料的管理，規(guī)范材料提供流程，確保材料提供的準(zhǔn)確性、及時性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在對外業(yè)務(wù)活動中涉及提供材料的相關(guān)事宜，包括但不限于向客戶、合作伙伴、政府部門等提供各類文件、資料、數(shù)據(jù)、樣品等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：對外提供材料必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保公司行為的合法性。2.準(zhǔn)確性原則：提供的材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，能夠客觀反映公司實際情況，避免虛假或誤導(dǎo)性信息。3.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感材料，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。4.審批流程原則：所有對外提供材料均需按照規(guī)定的審批流程進行，未經(jīng)審批不得擅自提供。二、材料分類及定義（一）業(yè)務(wù)文件類1.合同協(xié)議：與客戶、合作伙伴簽訂的各類業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議等。2.項目文檔：項目立項報告、可行性研究報告、項目進度報告、驗收報告等。3.商務(wù)信函：公司對外發(fā)送的商務(wù)函件、郵件等，包括詢價函、報價函、催款函等。（二）技術(shù)資料類1.產(chǎn)品說明書：詳細介紹公司產(chǎn)品的功能、特點、使用方法、技術(shù)參數(shù)等的文檔。2.技術(shù)方案：針對客戶需求提供的技術(shù)解決方案，包括設(shè)計圖紙、工藝流程、算法說明等。3.研發(fā)報告：公司在新產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改進等方面的研究成果報告。（三）財務(wù)數(shù)據(jù)類1.財務(wù)報表：資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等定期財務(wù)報表。2.財務(wù)分析報告：對公司財務(wù)狀況、經(jīng)營成果進行分析的報告，為決策提供依據(jù)。3.預(yù)算資料：公司年度預(yù)算、項目預(yù)算等相關(guān)資料。（四）客戶信息類1.客戶檔案：記錄客戶基本信息、交易歷史、信用狀況等的檔案。2.市場調(diào)研資料：關(guān)于市場需求、競爭對手、行業(yè)動態(tài)等的調(diào)研數(shù)據(jù)和分析報告。（五）其他類1.宣傳資料：公司宣傳冊、產(chǎn)品目錄、海報等用于市場推廣的資料。2.資質(zhì)證書：公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)認證文件、榮譽證書等。3.其他臨時性需要對外提供的材料：根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況確定的其他材料。三、審批流程（一）申請1.各部門因業(yè)務(wù)需要對外提供材料時，由經(jīng)辦人員填寫《對外提供材料申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細說明提供材料的名稱、用途、接收對象、預(yù)計提供時間等信息。2.申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字，確認材料提供的必要性和準(zhǔn)確性。（二）初審1.將申請表提交至相關(guān)職能部門進行初審。初審部門根據(jù)材料的性質(zhì)和涉及范圍，對申請表進行審核，重點審核材料內(nèi)容是否符合法律法規(guī)要求、是否涉及公司敏感信息、是否需要進一步補充完善等。2.初審部門在收到申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并簽署審核意見。如審核通過，申請表進入下一審批環(huán)節(jié)；如審核不通過，應(yīng)明確指出問題所在，并要求申請部門進行修改或補充。（三）終審1.對于涉及重要業(yè)務(wù)、敏感信息或金額較大的材料提供申請，需提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)進行終審。終審領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，對申請表進行全面審查，并做出最終審批決定。2.終審部門在收到初審?fù)ㄟ^的申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，并簽署審批意見。如終審?fù)ㄟ^，申請表交回申請部門；如終審不通過，申請部門應(yīng)按照終審意見進行調(diào)整和完善后重新提交申請。（四）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要立即對外提供材料，無法按照正常審批流程進行時，申請部門應(yīng)在提供材料的同時，向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報情況，并在事后[X]個工作日內(nèi)補辦審批手續(xù)。2.對于涉及公司重大利益或可能產(chǎn)生重大影響的材料提供申請，公司可組織相關(guān)部門進行專題會議討論，根據(jù)會議結(jié)果做出審批決定。四、材料準(zhǔn)備與審核（一）材料準(zhǔn)備1.申請部門根據(jù)審批通過的申請表，安排專人負責(zé)材料的準(zhǔn)備工作。準(zhǔn)備人員應(yīng)按照要求收集、整理、編制相關(guān)材料，確保材料內(nèi)容完整、格式規(guī)范。2.在材料準(zhǔn)備過程中，如涉及多個部門協(xié)作，各部門應(yīng)密切配合，明確職責(zé)分工，確保按時完成材料準(zhǔn)備任務(wù)。（二）材料審核1.材料準(zhǔn)備完成后，申請部門應(yīng)組織內(nèi)部審核。審核人員應(yīng)對材料的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性進行全面審查，確保材料符合對外提供的要求。2.審核通過后的材料，需由部門負責(zé)人再次審核簽字，并加蓋部門公章。如發(fā)現(xiàn)材料存在問題，應(yīng)及時進行修改和完善，直至審核通過。五、材料提供方式及要求（一）紙質(zhì)材料提供1.對于需要提供紙質(zhì)材料的情況，申請部門應(yīng)按照審批確定的數(shù)量進行打印、復(fù)印或裝訂。紙質(zhì)材料應(yīng)使用質(zhì)量良好的紙張，確保字跡清晰、內(nèi)容完整。2.打印或復(fù)印的紙質(zhì)材料應(yīng)加蓋公司公章或相關(guān)業(yè)務(wù)專用章，并按照規(guī)定的格式和順序進行編號、裝訂。對于多頁材料，應(yīng)在每頁加蓋騎縫章，以確保材料的完整性和真實性。3.在提供紙質(zhì)材料時，申請部門應(yīng)填寫《對外提供紙質(zhì)材料清單》，詳細記錄材料名稱、份數(shù)、接收對象等信息，并與材料一并交付。（二）電子材料提供1.如需提供電子材料，申請部門應(yīng)確保電子材料的格式正確、內(nèi)容完整，并進行加密處理，設(shè)置合理的訪問權(quán)限。加密方式應(yīng)符合公司信息安全管理要求，確保材料在傳輸和存儲過程中的安全性。2.電子材料應(yīng)按照審批確定的存儲介質(zhì)和傳輸方式進行提供。存儲介質(zhì)可選擇光盤、移動硬盤等，傳輸方式可選擇電子郵件、文件共享平臺等。在傳輸電子材料時，應(yīng)提前與接收對象溝通，確保接收方能夠正常接收和使用。3.在提供電子材料時，申請部門應(yīng)填寫《對外提供電子材料清單》，詳細記錄材料名稱、存儲介質(zhì)、傳輸方式、接收對象等信息，并提供相應(yīng)的操作說明和密碼等必要信息。（三）現(xiàn)場提供1.在某些情況下，如參加會議、商務(wù)洽談等，需要現(xiàn)場提供材料時，申請部門應(yīng)安排專人攜帶材料前往現(xiàn)場，并按照要求進行展示和講解。2.現(xiàn)場提供材料的人員應(yīng)熟悉材料內(nèi)容，具備良好的溝通能力和表達能力，能夠準(zhǔn)確、清晰地向接收對象介紹材料的相關(guān)信息。（四）其他要求1.無論采用何種提供方式，申請部門均應(yīng)確保材料的交付時間符合審批要求，不得延誤對外業(yè)務(wù)的正常開展。2.在材料提供過程中，如發(fā)現(xiàn)材料存在錯誤或需要補充修改的情況，申請部門應(yīng)及時與接收對象溝通，并按照要求進行處理。如因特殊原因無法及時處理，應(yīng)向接收對象說明情況，并協(xié)商解決方案。六、保密管理（一）保密責(zé)任1.所有參與對外提供材料工作的人員，包括申請部門經(jīng)辦人員、審核人員、準(zhǔn)備人員、提供人員等，均應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任，嚴格遵守公司保密制度。2.在對外提供材料過程中，不得向無關(guān)人員泄露材料內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、傳播、使用或允許他人使用涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感材料。（二）保密措施1.對于涉及公司敏感信息的材料，應(yīng)按照公司保密制度進行標(biāo)識和管理。在材料上加蓋“保密”字樣印章，并注明保密期限和保密級別。2.在提供電子材料時，應(yīng)采用加密傳輸和存儲方式，并設(shè)置訪問密碼。密碼應(yīng)妥善保管，不得泄露給無關(guān)人員。3.在現(xiàn)場提供材料時，應(yīng)注意材料的保管和使用，避免材料丟失或被他人獲取。如需在現(xiàn)場展示材料，應(yīng)采取必要的遮擋措施，防止無關(guān)人員窺視材料內(nèi)容。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司保密管理部門負責(zé)對對外提供材料的保密工作進行監(jiān)督和檢查。定期或不定期對各部門的保密措施執(zhí)行情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.對于違反保密制度的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。如因違反保密規(guī)定給公司造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。七、檔案管理（一）檔案收集1.申請部門在完成對外提供材料工作后，應(yīng)及時將相關(guān)材料的原件、復(fù)印件、電子文檔等整理歸檔。歸檔材料應(yīng)包括申請表、審批文件、材料清單、材料樣本等。2.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門提交的歸檔材料進行檢查，確保材料齊全、完整、準(zhǔn)確，并按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂。（二）檔案存儲1.公司應(yīng)建立專門的檔案存儲場所，配備必要的檔案存儲設(shè)備，如檔案柜、光盤庫、服務(wù)器等，確保檔案存儲的安全性和完整性。2.檔案存儲應(yīng)按照檔案類別和時間順序進行排列，便于查找和使用。對于電子檔案，應(yīng)進行定期備份，并存儲在不同的介質(zhì)和地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱對外提供材料檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)嚴格按照審批意見提供檔案查閱或借閱服務(wù)，并做好登記記錄。查閱或借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或涂改、損壞檔案內(nèi)容。3.對于涉及公司敏感信息的檔案，查閱或借閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（四）檔案保管期限1.對外提供材料檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定確定。一般情況下，業(yè)務(wù)文件類檔案保管期限為[X]年，技術(shù)資料類檔案保管期限為[X]年，財務(wù)數(shù)據(jù)類檔案保管期限為[X]年，客戶信息類檔案保管期限為[X]年，其他類檔案保管期限為[X]年。2.對于超過保管期限的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照公司檔案銷毀制度進行鑒定和銷毀處理。銷毀檔案時，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審批后，由檔案管理部門會同紀檢監(jiān)察部門等共同進行銷毀，并做好銷毀記錄。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督檢查小組，負責(zé)對各部門對外提供材料管理制度的執(zhí)行情況進行定期或不定期檢查。檢查內(nèi)容包括審批流程執(zhí)行情況、材料準(zhǔn)備與審核情況、提供方式及要求執(zhí)行情況、保密管理情況、檔案管理情況等。2.監(jiān)督檢查小組應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)制度執(zhí)行過程中存在的問題，并提出整改意見和建議。各部門應(yīng)按照要求進行整改，確保制度執(zhí)行的有效性。（二）考核評價1.將各部門對外提供材料管理制度的執(zhí)行情況納入公司績效考核體系，作為部門和