完善公文運轉(zhuǎn)管理制度一、總則（一）目的為了加強公司公文管理，確保公文運轉(zhuǎn)的高效、準確、安全，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間及公司與外部單位之間的公文往來。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：公文的格式、內(nèi)容、語言表達等應符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司相關規(guī)定，確保準確無誤、規(guī)范嚴謹。2.及時高效原則：公文處理應遵循及時、高效的原則，嚴格按照規(guī)定的程序和時限辦理，不得拖延積壓。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，加強公文的保密管理，防止公文泄露。4.精簡實用原則：公文應注重實效，內(nèi)容簡潔明了，避免冗長繁瑣，切實提高工作效率。二、公文種類及格式（一）公文種類1.決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。2.通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。3.通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。4.報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。5.請示：適用于向上級機關請求指示、批準。6.批復：適用于答復下級機關請示事項。7.意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。8.函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。9.紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。（二）公文格式1.公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。2.份號：公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。3.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。4.緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.發(fā)文機關標志：由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。6.發(fā)文字號：由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。7.簽發(fā)人：上行文應當標注簽發(fā)人姓名。8.標題：由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。9.主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。10.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。11.附件說明：公文附件的順序號和名稱。12.發(fā)文機關署名：署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。13.成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。14.印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。15.附注：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。16.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。17.抄送機關：除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。18.印發(fā)機關和印發(fā)日期：公文的送印機關和送印日期。19.頁碼：公文頁數(shù)順序號。三、公文運轉(zhuǎn)流程（一）收文處理1.簽收公司辦公室負責公文的簽收工作。收到公文后，應及時在《公文簽收登記表》上登記，注明公文的來文單位、文號、標題、密級、份數(shù)、日期等信息。對收到的涉密公文，要嚴格按照保密規(guī)定進行簽收和管理，確保不發(fā)生失泄密事件。2.登記對簽收的公文進行詳細登記，包括公文的編號、標題、文號、密級、份數(shù)、收文日期、來文單位、承辦部門等內(nèi)容。將登記后的公文按照類別和緊急程度進行分類存放，便于后續(xù)處理。3.初審辦公室對收到的公文進行初審，重點審核公文的格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否符合要求、密級標注是否準確等。對不符合要求的公文，應及時與發(fā)文單位聯(lián)系，要求其補充或更正。4.承辦根據(jù)公文內(nèi)容和職責分工，辦公室將公文分送相關部門承辦。承辦部門收到公文后，應及時安排人員辦理，并在規(guī)定的時限內(nèi)完成。承辦人員在辦理公文過程中，要認真研究公文內(nèi)容，提出切實可行的辦理意見和建議，并及時向部門負責人匯報。5.傳閱對于需要多個部門或人員傳閱的公文，辦公室應按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進行傳閱。傳閱時，應填寫《公文傳閱登記表》，注明傳閱人、傳閱時間等信息。傳閱人員應在收到公文后及時進行傳閱，并在規(guī)定的時間內(nèi)將公文退回辦公室。如遇特殊情況不能及時傳閱的，應向辦公室說明原因。6.催辦辦公室負責對公文的辦理情況進行催辦。對超過辦理時限的公文，應及時向承辦部門或人員發(fā)出催辦通知，督促其盡快辦理。承辦部門或人員應及時向辦公室反饋公文辦理進展情況，確保公文按時限要求辦結(jié)。7.答復承辦部門對需要答復的公文，應在規(guī)定的時間內(nèi)起草答復意見，并經(jīng)部門負責人審核后報公司領導審批。辦公室根據(jù)領導審批意見，及時將答復公文發(fā)送給來文單位，并做好相關記錄。（二）發(fā)文處理1.擬稿各部門根據(jù)工作需要起草公文。擬稿人應認真領會發(fā)文意圖，確保公文內(nèi)容準確、完整、清晰，語言表達規(guī)范、簡潔、易懂。擬稿時，應使用公司統(tǒng)一的公文格式模板，并按照規(guī)定的字體、字號、排版要求進行排版。2.審核擬稿完成后，由部門負責人對公文內(nèi)容進行審核。審核的重點包括公文的必要性、準確性、規(guī)范性、可行性等方面。對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，擬稿人應及時進行修改完善，確保公文質(zhì)量。3.會簽涉及多個部門的公文，需進行會簽。會簽部門應認真審核公文內(nèi)容，提出意見和建議，并在規(guī)定的時間內(nèi)將會簽意見反饋給主辦部門。主辦部門根據(jù)會簽意見對公文進行修改完善后，報公司領導審批。4.簽發(fā)公文經(jīng)審核、會簽后，由公司領導簽發(fā)。簽發(fā)人應認真審閱公文內(nèi)容，簽署明確的意見，并注明簽發(fā)日期。重要公文或涉及公司重大事項的公文，應經(jīng)公司主要領導簽發(fā)。5.編號辦公室對簽發(fā)后的公文進行編號。編號應按照公司規(guī)定的編號規(guī)則進行，確保公文編號的唯一性和連續(xù)性。6.印制辦公室根據(jù)公文編號和排版要求，安排專人進行印制。印制過程中，要嚴格保證公文的質(zhì)量，確保字跡清晰、格式規(guī)范、裝訂整齊。對涉密公文，應按照保密規(guī)定進行印制，確保不發(fā)生失泄密事件。7.用印公文印制完成后，由辦公室負責用印。用印時，應認真核對公文內(nèi)容和用印范圍，確保用印準確無誤。用印后，應在《公文用印登記表》上登記，注明公文編號、標題、用印日期、用印人等信息。8.分發(fā)辦公室根據(jù)公文的主送機關、抄送機關等信息，將公文進行分發(fā)。分發(fā)時，應確保公文準確無誤地送達相關單位和人員。對涉密公文，應按照保密規(guī)定進行分發(fā)，嚴格控制知悉范圍。四、公文歸檔與保管（一）歸檔1.公文辦理完畢后，承辦部門應及時將公文定稿、正本及有關材料整理歸檔。2.歸檔的公文應齊全完整，格式規(guī)范，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.辦公室負責對歸檔公文進行分類、編號、裝訂，并按照檔案管理規(guī)定進行存放。（二）保管1.公司設立專門的公文檔案室，配備必要的檔案保管設備，確保公文檔案的安全存放。2.公文檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和利用。3.嚴格遵守檔案查閱制度，未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、借閱公文檔案。確因工作需要查閱、借閱的，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。4.定期對公文檔案進行清查和盤點，確保檔案的完整性和準確性。對破損、變質(zhì)的檔案，應及時進行修復和處理。五、公文保密管理（一）保密制度1.公司全體員工應嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)和公司的保密制度，保守公文秘密。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息等重要公文，應按照保密規(guī)定進行管理，嚴格控制知悉范圍。3.在公文處理過程中，嚴禁將涉密公文攜帶至公共場所或不安全的地方，嚴禁在私人通信、互聯(lián)網(wǎng)等媒體上傳播涉密信息。（二）保密措施1.對涉密公文，應在明顯位置標注密級和保密期限，并按照規(guī)定的程序和要求進行傳遞、使用、保管。2.涉密公文的起草、審核、簽發(fā)、印制、傳遞、使用、保管、銷毀等環(huán)節(jié)，應嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，確保不發(fā)生失泄密事件。3.定期對員工進行保密教育和培訓，提高員工的保密意識和防范能力。對違反保密規(guī)定的行為，應依法依規(guī)進行嚴肅處理。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負責對公文運轉(zhuǎn)情況進行定期監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括公文的收文、發(fā)文、歸檔、保管等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量和效率，以及保密制度的執(zhí)行情況等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，要求相關部門或人員限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立公文運轉(zhuǎn)工作考核評價