華天酒店采購管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)華天酒店采購工作的管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保證酒店運(yùn)營所需物資和服務(wù)的及時(shí)供應(yīng)，同時(shí)控制采購成本，提高采購質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于華天酒店各部門所有物資采購、服務(wù)采購以及工程項(xiàng)目采購等相關(guān)活動。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和酒店的相關(guān)規(guī)定。效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，實(shí)現(xiàn)酒店經(jīng)濟(jì)效益的最大化。公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保公平競爭，杜絕不正當(dāng)交易。及時(shí)性原則：根據(jù)酒店運(yùn)營需求，及時(shí)采購所需物資和服務(wù)，避免因延誤影響正常經(jīng)營。質(zhì)量第一原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購的物資和服務(wù)符合酒店要求。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門采購部職責(zé)負(fù)責(zé)酒店各類物資和服務(wù)采購計(jì)劃的制定與執(zhí)行。尋找、篩選、評估和選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。組織采購談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收、入庫、付款等相關(guān)工作。定期分析采購數(shù)據(jù)，總結(jié)采購經(jīng)驗(yàn)，提出改進(jìn)采購工作的建議。采購人員職責(zé)嚴(yán)格按照采購流程開展工作，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。積極與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，了解市場動態(tài)，爭取有利的采購條件。對采購物資的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，維護(hù)酒店利益。保守采購過程中的商業(yè)機(jī)密，不得泄露與供應(yīng)商談判的價(jià)格、合同條款等信息。2.需求部門提出采購需求：各部門根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需要，提前向采購部提交采購申請，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。參與采購過程：需求部門應(yīng)參與采購談判、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，提供技術(shù)支持和質(zhì)量驗(yàn)收意見，確保所采購的物資和服務(wù)符合本部門實(shí)際需求。3.財(cái)務(wù)部門審核采購預(yù)算：對采購部提交的采購預(yù)算進(jìn)行審核，確保采購費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)。支付貨款：根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，審核無誤后辦理貨款支付手續(xù)。監(jiān)督采購成本：定期對采購成本進(jìn)行分析，提出控制采購成本的建議和措施。4.審計(jì)部門監(jiān)督采購活動：對采購全過程進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)，采購行為是否符合酒店規(guī)定。審查采購合同：審查采購合同的合法性、完整性和合理性，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。處理采購?fù)对V：對涉及采購的投訴進(jìn)行調(diào)查處理，維護(hù)酒店正常采購秩序。三、采購流程1.采購申請各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。對于緊急采購需求，應(yīng)在申請表上注明“緊急”字樣，并說明緊急原因。采購申請應(yīng)提前提交，以便采購部有足夠時(shí)間進(jìn)行采購操作。一般情況下，常規(guī)物資采購提前[X]個(gè)工作日提交申請，特殊物資或定制物資采購提前[X]個(gè)工作日提交申請。2.采購審批采購申請表提交后，按照酒店的審批權(quán)限進(jìn)行審批。審批流程如下：采購金額在[X]元以下的，由部門負(fù)責(zé)人審批。采購金額在[X]元至[X]元之間的，由部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管副總經(jīng)理審批。采購金額在[X]元以上的，由部門負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。審批通過后的采購申請表交采購部作為采購依據(jù)。3.供應(yīng)商選擇與評估供應(yīng)商搜索：采購部通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。供應(yīng)商篩選：根據(jù)采購物資或服務(wù)的要求，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，排除不符合基本條件的供應(yīng)商。供應(yīng)商評估：對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行詳細(xì)評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面?？梢酝ㄟ^實(shí)地考察、查閱供應(yīng)商資料、向其他合作企業(yè)咨詢等方式進(jìn)行評估。建立供應(yīng)商檔案：對評估合格的供應(yīng)商建立檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容，以便后續(xù)查詢和管理。4.采購談判與合同簽訂采購談判：采購部與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。談判過程中應(yīng)充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。合同起草：根據(jù)談判結(jié)果，采購部起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同審核：采購合同起草完成后，提交財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、合理性，以及對酒店利益的保護(hù)等方面。審核通過后的合同交總經(jīng)理或其授權(quán)代表簽字蓋章。合同簽訂：采購部與供應(yīng)商簽訂采購合同，并確保合同原件妥善保管。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便跟蹤合同執(zhí)行情況。5.采購執(zhí)行與跟蹤下達(dá)采購訂單：采購部根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物資或服務(wù)的詳細(xì)要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。供應(yīng)商備貨與發(fā)貨：供應(yīng)商收到采購訂單后，按照訂單要求進(jìn)行備貨和發(fā)貨。采購部應(yīng)及時(shí)跟蹤供應(yīng)商的備貨進(jìn)度和發(fā)貨情況，確保按時(shí)到貨。到貨通知與驗(yàn)收準(zhǔn)備：在預(yù)計(jì)到貨日期前，采購部通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，并準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和資料。物資驗(yàn)收：物資到貨后，由需求部門按照合同要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。驗(yàn)收合格后，需求部門在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等，并做好記錄。6.入庫與付款入庫手續(xù)：驗(yàn)收合格的物資由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并將物資妥善存放。付款申請：采購部根據(jù)采購合同、驗(yàn)收報(bào)告和入庫單等資料，填寫《付款申請表》，提交財(cái)務(wù)部門審核。付款審批：財(cái)務(wù)部門按照酒店的付款流程進(jìn)行審批，審批通過后辦理貨款支付手續(xù)。付款方式應(yīng)根據(jù)合同約定和酒店財(cái)務(wù)規(guī)定執(zhí)行，如支票、匯票、電匯、網(wǎng)上支付等。四、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部應(yīng)根據(jù)酒店年度經(jīng)營計(jì)劃和各部門的業(yè)務(wù)需求，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購物資和服務(wù)的種類、數(shù)量、金額等詳細(xì)信息。在編制采購預(yù)算時(shí)，應(yīng)充分考慮市場價(jià)格波動、酒店業(yè)務(wù)發(fā)展變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。采購預(yù)算編制完成后，提交財(cái)務(wù)部門審核，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。2.預(yù)算執(zhí)行與控制采購部應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得隨意突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批程序進(jìn)行申請和審批。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并提出改進(jìn)措施。對于超預(yù)算采購的項(xiàng)目，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，說明超預(yù)算原因和解決方案，確保采購行為的合規(guī)性和合理性。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別采購過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)包括市場風(fēng)險(xiǎn)（如價(jià)格波動、供應(yīng)短缺等）、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)（如物資質(zhì)量不符合要求）、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)（如供應(yīng)商違約、破產(chǎn)等）、合同風(fēng)險(xiǎn)（如合同條款不完善、糾紛等）、人員風(fēng)險(xiǎn)（如采購人員違規(guī)操作等）等。采購部應(yīng)定期對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：關(guān)注市場動態(tài)，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，與多家供應(yīng)商保持聯(lián)系，分散采購渠道，以降低價(jià)格波動和供應(yīng)短缺的風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，增加檢驗(yàn)頻次，對不合格物資及時(shí)處理，確保所采購物資的質(zhì)量。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：對供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的評估和選擇，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，與重要供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和合理性。在合同執(zhí)行過程中，及時(shí)跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)商解決，避免合同糾紛。人員風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)對采購人員的培訓(xùn)和管理，提高采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平，建立健全采購人員考核制度，規(guī)范采購人員的操作行為，防范人員風(fēng)險(xiǎn)。六、采購績效評估1.評估指標(biāo)采購成本：評估采購物資和服務(wù)的實(shí)際采購價(jià)格與預(yù)算價(jià)格的差異，計(jì)算采購成本節(jié)約率。采購質(zhì)量：通過驗(yàn)收合格率、退貨率等指標(biāo)評估所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量情況。采購效率：考核采購任務(wù)的完成時(shí)間，計(jì)算采購周期縮短率，評估采購工作的及時(shí)性。供應(yīng)商管理：從供應(yīng)商交貨準(zhǔn)時(shí)率、供應(yīng)商投訴率等方面評估供應(yīng)商管理工作的成效。合同執(zhí)行情況：檢查采購合同的執(zhí)行率，包括合同交貨期執(zhí)行情況、合同付款執(zhí)行情況等。2.評估方法定期收集采購相關(guān)數(shù)據(jù)，按照設(shè)定的評估指標(biāo)進(jìn)行計(jì)算和分析。采用定性與定量相結(jié)合的方法，對采購績效進(jìn)行綜合評估?？梢酝ㄟ^問卷調(diào)查、部門互評、供應(yīng)商評價(jià)等方式獲取定性評價(jià)信息。采購績效評估結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，向酒店管理層匯報(bào)，并反饋給采購部及相關(guān)部門。3.激勵與改進(jìn)根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀