公司開通檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，便于查找和利用。3.保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全。4.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，集中保管公司各類檔案，并提供檔案利用服務(wù)。其具體職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)檔案管理制度的制定、修訂和完善，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、安全和保密工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)。4.負(fù)責(zé)檔案的檢索工具編制，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案查詢效率。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。6.負(fù)責(zé)組織開展檔案利用工作，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。7.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和考核，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受綜合管理部的指導(dǎo)和監(jiān)督。其具體職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理制度的要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，并定期向綜合管理部移交。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的臨時(shí)保管工作，確保檔案的安全和保密。4.配合綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、審計(jì)報(bào)告等。2.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。4.公司各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。5.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。6.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、憑證等文件。7.公司人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等文件。8.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、生產(chǎn)工藝文件、銷售合同等。9.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等文件。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.對(duì)于重要文件、緊急文件，應(yīng)及時(shí)送交綜合管理部進(jìn)行處理。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫工具。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和手工檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行分類，具體分類如下：行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等文件，公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法，公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告，公司各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。人事管理類：包括公司人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。財(cái)務(wù)管理類：包括公司財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、憑證等。業(yè)務(wù)管理類：包括公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件。其他類：包括公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等文件以及其他具有保存價(jià)值的文件材料。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)規(guī)則如下：一級(jí)編號(hào)：采用大寫英文字母表示檔案類別，如“A”表示行政管理類，“B”表示人事管理類，“C”表示財(cái)務(wù)管理類，“D”表示業(yè)務(wù)管理類，“E”表示其他類。二級(jí)編號(hào)：采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示該類別下的檔案順序號(hào)，如“A001”表示行政管理類的第一份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用紙質(zhì)檔案庫(kù)房集中保管，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。2.電子檔案：采用光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)安全可靠，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。4.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行清潔、消毒，保持庫(kù)房環(huán)境整潔。五、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照檔案內(nèi)容。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章，并注明復(fù)制日期。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、部門、利用目的、檔案名稱、編號(hào)、查閱或借閱期限等，以便于統(tǒng)計(jì)和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容：包括檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性等。2.分析檔案的價(jià)值：根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，分析檔案對(duì)公司當(dāng)前及未來(lái)工作的利用價(jià)值。3.參考檔案的利用率：統(tǒng)計(jì)檔案的查閱、借閱次數(shù)，分析檔案的使用頻率，作為鑒定的參考依據(jù)。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取必要的安全措施，保障檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或損壞。（