學(xué)校物資日常管理制度總則1.目的為了加強學(xué)校物資的管理，規(guī)范物資采購、使用、存儲等日常行為，提高物資使用效率，保障學(xué)校各項工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于學(xué)校內(nèi)所有物資的管理，包括但不限于教學(xué)設(shè)備、辦公用品、后勤物資、實驗器材等。3.基本原則統(tǒng)一管理原則：學(xué)校物資實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，確保物資管理的規(guī)范化和科學(xué)化。節(jié)約高效原則：樹立節(jié)約意識，合理配置物資資源，提高物資使用效率，避免浪費。責(zé)任到人原則：明確物資管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任人員，確保物資管理工作的落實和責(zé)任追究。物資采購管理1.采購計劃需求申報：各部門根據(jù)工作需要，提前填寫物資采購申請表，詳細注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并提交至物資管理部門。計劃審核：物資管理部門對各部門提交的采購申請表進行審核，結(jié)合學(xué)校庫存情況、預(yù)算安排等因素，綜合平衡后制定物資采購計劃。計劃審批：采購計劃經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。對于重大采購項目，需按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定進行集體決策。2.采購方式集中采購：對于通用性強、需求量大的物資，由物資管理部門組織集中采購，通過招標、詢價、競爭性談判等方式確定供應(yīng)商，簽訂采購合同。分散采購：對于專業(yè)性較強、個性化需求較高的物資，經(jīng)物資管理部門批準后，由需求部門自行采購，但需遵循學(xué)校采購相關(guān)規(guī)定，確保采購過程的合規(guī)性。3.供應(yīng)商選擇供應(yīng)商篩選：物資管理部門建立供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等進行評估和篩選，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商納入供應(yīng)商庫。采購評審：在采購過程中，成立采購評審小組，對參與投標或報價的供應(yīng)商進行評審，綜合考慮各方面因素，確定中標供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。4.采購合同合同簽訂：采購項目確定供應(yīng)商后，由物資管理部門代表學(xué)校與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等條款。合同執(zhí)行：采購合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴格按照合同約定執(zhí)行。物資管理部門負責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。合同變更與解除：如因特殊原因需要變更或解除采購合同，需經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。涉及學(xué)校重大利益的合同變更或解除，需報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準。物資驗收管理1.驗收準備組建驗收小組：根據(jù)采購物資的性質(zhì)和數(shù)量，成立由物資管理部門、使用部門、專業(yè)技術(shù)人員等組成的驗收小組，明確驗收人員的職責(zé)分工。熟悉驗收標準：驗收小組應(yīng)熟悉采購合同中約定的物資質(zhì)量標準、規(guī)格型號、數(shù)量等要求，作為驗收的依據(jù)。2.驗收程序到貨通知：物資到貨前，供應(yīng)商應(yīng)提前通知物資管理部門，物資管理部門及時通知驗收小組做好驗收準備。實物驗收：驗收小組按照驗收標準對到貨物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀等進行逐一核對，檢查物資是否完好無損。質(zhì)量驗收：對于需要進行質(zhì)量檢測的物資，由專業(yè)技術(shù)人員按照相關(guān)標準和規(guī)范進行檢測，確保物資質(zhì)量符合要求。驗收記錄：驗收過程中，驗收人員應(yīng)如實填寫物資驗收記錄，詳細記錄驗收情況，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商、驗收結(jié)果等信息。驗收記錄由驗收人員簽字確認后存檔。3.驗收結(jié)果處理合格處理：經(jīng)驗收合格的物資，驗收小組出具驗收報告，物資管理部門辦理入庫手續(xù)，并按照規(guī)定進行保管和發(fā)放。不合格處理：對于驗收不合格的物資，驗收小組應(yīng)及時通知供應(yīng)商，要求其限期整改或退換貨。如因供應(yīng)商原因?qū)е挛镔Y不合格，給學(xué)校造成損失的，學(xué)校有權(quán)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。物資存儲管理1.倉庫規(guī)劃倉庫布局：根據(jù)學(xué)校物資的種類、數(shù)量和存儲要求，合理規(guī)劃倉庫布局，劃分不同的存儲區(qū)域，如教學(xué)設(shè)備區(qū)、辦公用品區(qū)、后勤物資區(qū)、實驗器材區(qū)等，并設(shè)置明顯的標識牌。存儲條件：針對不同物資的特性，提供相應(yīng)的存儲條件，如防潮、防火、防盜、防蟲、防鼠等。對于易燃易爆、有毒有害等危險物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存儲，并采取特殊的安全防護措施。2.物資入庫入庫手續(xù)：物資到貨后，倉庫管理人員憑驗收報告辦理入庫手續(xù)，核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，確保與采購合同和驗收記錄一致。入庫登記：倉庫管理人員對入庫物資進行詳細登記，建立物資臺賬，記錄物資的入庫時間、存放位置、數(shù)量等信息，并及時更新庫存系統(tǒng)。3.物資保管日常巡查：倉庫管理人員應(yīng)定期對倉庫物資進行巡查，檢查物資的存儲狀況、數(shù)量變化、質(zhì)量情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。盤點清查：學(xué)校定期組織物資盤點清查工作，確保賬實相符。盤點清查結(jié)果應(yīng)形成報告，對盤盈、盤虧等情況進行分析和處理，并及時調(diào)整物資臺賬和庫存系統(tǒng)。庫存管理：倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)物資的使用情況和庫存水平，合理控制庫存數(shù)量，避免積壓或缺貨。對于長期閑置或損壞無法使用的物資，應(yīng)及時清理并按照規(guī)定進行處理。4.物資出庫出庫申請：各部門因工作需要領(lǐng)用物資時，應(yīng)填寫物資領(lǐng)用申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并提交至物資管理部門審批。出庫審批：物資管理部門對領(lǐng)用申請表進行審核，根據(jù)庫存情況和工作需求進行審批。對于重要物資或大額物資的領(lǐng)用，需經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準。物資發(fā)放：倉庫管理人員憑審批后的物資領(lǐng)用申請表辦理出庫手續(xù)，核對物資信息無誤后，發(fā)放物資，并在物資臺賬和庫存系統(tǒng)中記錄出庫時間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。物資使用管理1.使用培訓(xùn)新物資培訓(xùn)：對于新采購的物資，物資管理部門應(yīng)組織相關(guān)使用人員進行培訓(xùn)，使其熟悉物資的性能、操作方法、維護保養(yǎng)要求等，確保正確使用物資。定期培訓(xùn)：定期開展物資使用培訓(xùn)，提高使用人員的業(yè)務(wù)水平和操作技能，促進物資的合理使用和維護。2.使用規(guī)范遵守操作規(guī)程：使用人員應(yīng)嚴格按照物資的操作規(guī)程進行操作，不得違規(guī)使用，確保物資的安全和正常運行。節(jié)約使用物資：樹立節(jié)約意識，在保證工作質(zhì)量的前提下，合理使用物資，避免浪費。對于可重復(fù)使用的物資，應(yīng)妥善保管并循環(huán)使用。愛護物資設(shè)備：使用人員應(yīng)愛護物資設(shè)備，定期進行維護保養(yǎng)，保持物資設(shè)備的良好狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)物資設(shè)備出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時報告并安排維修。3.使用監(jiān)督日常監(jiān)督：物資管理部門和使用部門應(yīng)加強對物資使用情況的日常監(jiān)督，檢查使用人員是否按照規(guī)定使用物資，是否存在浪費、違規(guī)操作等行為。定期檢查：學(xué)校定期組織對物資使用情況進行檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，并將檢查結(jié)果納入部門和個人的績效考核。物資報廢管理1.報廢鑒定提出申請：物資使用部門或個人發(fā)現(xiàn)物資已無法正常使用或達到報廢標準時，應(yīng)填寫物資報廢申請表，詳細說明物資名稱、規(guī)格型號、購置時間、報廢原因等信息，并提交至物資管理部門。鑒定審核：物資管理部門組織相關(guān)專業(yè)人員對申請報廢的物資進行鑒定，核實物資的實際狀況和報廢原因，審核報廢申請是否符合規(guī)定。對于價值較高或批量報廢的物資，需報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。2.報廢處理報廢方式：經(jīng)鑒定批準報廢的物資，根據(jù)其性質(zhì)和價值，可采取報廢變賣、報廢回收等方式進行處理。對于涉及國家機密或敏感信息的物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行銷毀處理，確保信息安全。處理記錄：物資管理部門對報廢物資的處理過程進行詳細記錄，包括報廢物資名稱、數(shù)量、處理方式、處理時間、處理價格等信息，并將處理結(jié)果及時更新物資臺賬和庫存系統(tǒng)。物資盤點管理1.盤點計劃制定計劃：物資管理部門每年制定物資盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點方法、人員分工等內(nèi)容。盤點計劃經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行。通知準備：在盤點前，物資管理部門應(yīng)提前通知各部門做好盤點準備工作，包括清理物資、核對賬目、整理資料等。2.盤點實施實地盤點：按照盤點計劃，由物資管理部門組織相關(guān)人員對庫存物資進行實地盤點，采用逐一清點、抽樣盤點等方式，確保賬實相符。數(shù)據(jù)記錄：盤點人員在盤點過程中應(yīng)如實記錄物資的實際數(shù)量、規(guī)格型號、存放位置等信息，并與物資臺賬和庫存系統(tǒng)進行核對。3.盤點結(jié)果處理差異分析：盤點結(jié)束后，物資管理部門對盤點結(jié)果進行匯總分析，找出賬實差異的原因，如出入庫記錄錯誤、物資丟失、損壞等。調(diào)整處理：根據(jù)差異分析結(jié)果，及時調(diào)整物資臺賬和庫存系統(tǒng)，確保賬實一致。對于因管理不善導(dǎo)致的物資損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并采取相應(yīng)的改進措施。物資信息化管理1.建立物資管理系統(tǒng)系統(tǒng)功能：學(xué)校建立物資管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)物資采購、驗收、存儲、使用、報廢等全過程的信息化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息錄入、查詢、統(tǒng)計、分析、報表生成等功能，為物資管理提供便捷、高效的支持。數(shù)據(jù)維護：物資管理部門指定專人負責(zé)物資管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護工作，及時更新物資信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.信息共享與應(yīng)用部門協(xié)同：物資管理系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)與各部門的信息共享，方便各部門及時了解物資庫存情況、采購進度等信息，提高工作協(xié)同效率。決策支持：通過對物資管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的分析和挖掘，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供物資管理決策支持，如物資需求預(yù)測、庫存優(yōu)化、成本控制等。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查內(nèi)部監(jiān)督：學(xué)校建立物資管理內(nèi)部監(jiān)督機制，物資管理部門定期對物資采購、驗收、存儲、使用、報廢等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。審計監(jiān)督：學(xué)校審計部門定期對物資管理情況進行審計，檢查物資管理制度的執(zhí)行情況、財務(wù)收支的合規(guī)性等，確保物資管理工作規(guī)范有序。2.考核評價考核指標：制定物資管理考核評價指標體系，對各部門和相關(guān)人員的物資管理工作進行考核評價，考核指標包括物資采購合規(guī)性、驗收合格率、庫存