工程審計(jì)資料管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)工程審計(jì)資料的管理，規(guī)范工程審計(jì)工作流程，確保工程審計(jì)資料的真實(shí)、完整、有效，提高工程審計(jì)工作質(zhì)量和效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有工程項(xiàng)目的審計(jì)資料管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程審計(jì)資料應(yīng)如實(shí)反映工程項(xiàng)目的實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋工程項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工全過(guò)程的相關(guān)資料。3.規(guī)范性原則：資料的收集、整理、歸檔應(yīng)符合規(guī)定的格式和要求。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的工程審計(jì)資料嚴(yán)格保密。二、工程審計(jì)資料的分類及內(nèi)容（一）立項(xiàng)資料1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件：政府主管部門對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)的批準(zhǔn)文件。2.可行性研究報(bào)告：包括項(xiàng)目背景、市場(chǎng)分析、技術(shù)方案、投資估算、經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)等內(nèi)容。3.項(xiàng)目建議書：闡述項(xiàng)目建設(shè)的必要性、初步設(shè)想等。（二）設(shè)計(jì)資料1.初步設(shè)計(jì)文件：包含設(shè)計(jì)說(shuō)明書、設(shè)計(jì)圖紙、工程概算等。2.施工圖設(shè)計(jì)文件：詳細(xì)的施工圖紙及設(shè)計(jì)變更記錄。3.設(shè)計(jì)交底會(huì)議紀(jì)要：設(shè)計(jì)單位向施工、監(jiān)理等單位進(jìn)行設(shè)計(jì)交底的會(huì)議記錄。（三）招投標(biāo)資料1.招標(biāo)文件：包括招標(biāo)公告、投標(biāo)須知、合同條款、技術(shù)規(guī)范等。2.投標(biāo)文件：各投標(biāo)單位的投標(biāo)報(bào)價(jià)、技術(shù)方案等。3.評(píng)標(biāo)報(bào)告：記錄評(píng)標(biāo)過(guò)程和結(jié)果。4.中標(biāo)通知書：確定中標(biāo)單位的通知文件。（四）合同資料1.工程承包合同：明確雙方權(quán)利義務(wù)的工程承包協(xié)議。2.監(jiān)理合同：委托監(jiān)理單位對(duì)工程進(jìn)行監(jiān)理的合同。3.設(shè)備采購(gòu)合同：與設(shè)備供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)合同。4.其他相關(guān)合同：如技術(shù)服務(wù)合同、咨詢合同等。（五）施工過(guò)程資料1.施工組織設(shè)計(jì)：指導(dǎo)施工的總體安排和技術(shù)措施。2.施工進(jìn)度計(jì)劃：明確各階段施工任務(wù)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。3.工程變更簽證：記錄工程施工過(guò)程中的變更事項(xiàng)及相關(guān)簽證。4.材料設(shè)備報(bào)驗(yàn)資料：包括材料設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)報(bào)告等。5.隱蔽工程驗(yàn)收記錄：對(duì)隱蔽工程施工質(zhì)量的驗(yàn)收記錄。6.分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄：對(duì)各分項(xiàng)分部工程質(zhì)量的驗(yàn)收情況記錄。（六）監(jiān)理資料1.監(jiān)理規(guī)劃：監(jiān)理工作的總體安排。2.監(jiān)理實(shí)施細(xì)則：針對(duì)具體工程內(nèi)容的監(jiān)理操作細(xì)則。3.監(jiān)理日志：記錄監(jiān)理日常工作情況。4.監(jiān)理月報(bào)：每月向建設(shè)單位匯報(bào)工程進(jìn)展、質(zhì)量、安全等情況。5.監(jiān)理通知單及回復(fù)單：對(duì)工程問(wèn)題的通知及施工單位的回復(fù)。（七）工程造價(jià)資料1.工程預(yù)算書：工程建設(shè)前期的造價(jià)估算文件。2.工程結(jié)算書：工程竣工后施工單位編制的結(jié)算文件。3.造價(jià)咨詢報(bào)告：委托造價(jià)咨詢機(jī)構(gòu)出具的造價(jià)咨詢意見(jiàn)。（八）竣工驗(yàn)收資料1.竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：對(duì)工程整體質(zhì)量和完成情況的總結(jié)報(bào)告。2.竣工圖：準(zhǔn)確反映工程實(shí)際完成情況的圖紙。3.工程質(zhì)量保修書：約定工程質(zhì)量保修責(zé)任的文件。三、工程審計(jì)資料的收集（一）收集責(zé)任主體1.建設(shè)單位：負(fù)責(zé)收集立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、合同等前期資料，并督促施工單位、監(jiān)理單位及時(shí)提供相關(guān)施工過(guò)程資料。2.施工單位：負(fù)責(zé)收集整理施工過(guò)程中的各類資料，包括施工組織設(shè)計(jì)、工程變更簽證、材料設(shè)備報(bào)驗(yàn)資料等。3.監(jiān)理單位：負(fù)責(zé)收集監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理日志等監(jiān)理資料。（二）收集時(shí)間要求1.立項(xiàng)資料應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)后及時(shí)收集歸檔。2.設(shè)計(jì)資料在設(shè)計(jì)文件交付后一周內(nèi)收集。3.招投標(biāo)資料在招標(biāo)活動(dòng)結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)收集。4.合同資料在簽訂合同后兩個(gè)工作日內(nèi)收集。5.施工過(guò)程資料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集，每月末整理歸檔。6.監(jiān)理資料由監(jiān)理單位按周整理，每月末匯總提交。7.工程造價(jià)資料在工程預(yù)算編制完成、結(jié)算審核結(jié)束后及時(shí)收集。8.竣工驗(yàn)收資料在工程竣工驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)收集齊全。（三）收集方式1.紙質(zhì)資料通過(guò)專人送達(dá)、郵寄等方式收集。2.電子資料通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備拷貝等方式收集。四、工程審計(jì)資料的整理（一）整理原則1.按照資料的類別和形成時(shí)間順序進(jìn)行整理。2.確保資料的完整性，對(duì)缺失的資料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充。3.對(duì)資料進(jìn)行分類編號(hào)，便于查找和管理。（二）整理方法1.立項(xiàng)資料：按批復(fù)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目建議書的順序排列，分別裝訂成冊(cè)。2.設(shè)計(jì)資料：初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)交底會(huì)議紀(jì)要依次整理，圖紙折疊整齊后附在相應(yīng)文件后面。3.招投標(biāo)資料：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書按順序整理，投標(biāo)文件可按標(biāo)段或投標(biāo)單位分別裝訂。4.合同資料：按工程承包合同、監(jiān)理合同、設(shè)備采購(gòu)合同等分類整理，合同文本應(yīng)完整無(wú)缺頁(yè)。5.施工過(guò)程資料：施工組織設(shè)計(jì)、施工進(jìn)度計(jì)劃、工程變更簽證、材料設(shè)備報(bào)驗(yàn)資料、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等按時(shí)間先后順序排列，同類資料集中整理。6.監(jiān)理資料：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理日志、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單及回復(fù)單等依次整理，監(jiān)理日志應(yīng)按日期連續(xù)記錄。7.工程造價(jià)資料：工程預(yù)算書、工程結(jié)算書、造價(jià)咨詢報(bào)告按編制或出具時(shí)間整理。8.竣工驗(yàn)收資料：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書按順序整理，竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章。（三）整理要求1.資料應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，圖紙應(yīng)清晰、完整。2.資料內(nèi)容應(yīng)字跡工整、簽字蓋章齊全。3.電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在移動(dòng)硬盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并注明資料名稱、日期、來(lái)源等信息。五、工程審計(jì)資料的歸檔（一）歸檔責(zé)任1.建設(shè)單位負(fù)責(zé)對(duì)立項(xiàng)資料、設(shè)計(jì)資料、招投標(biāo)資料、合同資料等進(jìn)行歸檔。2.施工單位將施工過(guò)程資料整理后移交建設(shè)單位歸檔。3.監(jiān)理單位將監(jiān)理資料移交建設(shè)單位歸檔。4.工程造價(jià)資料由提供單位或建設(shè)單位負(fù)責(zé)歸檔。5.竣工驗(yàn)收資料由建設(shè)單位統(tǒng)一歸檔。（二）歸檔流程1.各責(zé)任主體在資料整理完成后，填寫《工程審計(jì)資料歸檔清單》，詳細(xì)列出資料名稱、數(shù)量、整理日期等信息。2.將整理好的資料連同《工程審計(jì)資料歸檔清單》一并提交給建設(shè)單位檔案管理部門。3.建設(shè)單位檔案管理部門對(duì)提交的資料進(jìn)行審核，核對(duì)資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，審核無(wú)誤后辦理歸檔手續(xù)。4.歸檔資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和時(shí)間順序排列，便于查找和查閱。（三）歸檔期限1.立項(xiàng)資料、設(shè)計(jì)資料、招投標(biāo)資料、合同資料應(yīng)在資料收集整理完成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。2.施工過(guò)程資料、監(jiān)理資料應(yīng)在工程竣工后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.工程造價(jià)資料在工程結(jié)算審核結(jié)束后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。4.竣工驗(yàn)收資料在工程竣工驗(yàn)收合格后四個(gè)月內(nèi)歸檔。六、工程審計(jì)資料的查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部審計(jì)人員因工作需要可查閱工程審計(jì)資料。2.與工程項(xiàng)目相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)授權(quán)的人員，在辦理相關(guān)手續(xù)后可查閱部分資料。3.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)、政府監(jiān)管部門等因?qū)徲?jì)、檢查等工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可查閱相關(guān)資料。（二）查閱流程1.查閱人填寫《工程審計(jì)資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的名稱、目的、查閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交給資料管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.資料管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。4.查閱人只能在指定地點(diǎn)查閱資料，不得擅自復(fù)印、拍照、外借資料。如需復(fù)印或拍照，應(yīng)另行辦理申請(qǐng)手續(xù)。5.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將資料歸還資料管理部門，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（三）查閱記錄1.查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、查閱資料名稱、查閱目的、查閱時(shí)間等內(nèi)容。2.查閱記錄由資料管理部門負(fù)責(zé)保存，保存期限為五年。七、工程審計(jì)資料的保管（一）保管責(zé)任1.建設(shè)單位檔案管理部門負(fù)責(zé)工程審計(jì)資料的保管工作。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)資料進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保資料的安全和完整。（二）保管環(huán)境1.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。（三）保管期限1.工程審計(jì)資料的保管期限為自工程竣工驗(yàn)收合格之日起[X]年。2.涉及公司重大利益、法律糾紛等特殊情況的資料，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)。（四）保管期滿處置1.保管期滿的工程審計(jì)資料，由檔案管理部門提出銷毀意見(jiàn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.銷毀資料應(yīng)編制《工程審計(jì)資料銷毀清單》，詳細(xì)記錄資料名稱、數(shù)量、銷毀日期等信息，銷毀清單應(yīng)存檔保存。3.銷毀資料應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保資料信息無(wú)法恢復(fù)。八、工程審計(jì)資料的保密（一）保密責(zé)任1.所有接觸工程審計(jì)資料的人員均有保密義務(wù)。2.資料管理部門應(yīng)與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的工程審計(jì)資料，應(yīng)設(shè)置專門的存放區(qū)域，實(shí)行專人專管。2.查閱機(jī)密資料應(yīng)在保密場(chǎng)所進(jìn)行，并有專人陪同。3.嚴(yán)禁通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等方式傳輸機(jī)密資料。如需傳輸，應(yīng)采用加密技術(shù)或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)介質(zhì)。4.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得向任何單位或個(gè)人泄露工程審計(jì)資料的內(nèi)容。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)工程審計(jì)資料泄密情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，防止損失擴(kuò)大。2.對(duì)泄密責(zé)任人，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處理；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)工程審計(jì)資料的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、查閱、保管等環(huán)節(jié)。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.將工程審計(jì)資料管理工作納入公司績(jī)效考