應(yīng)急執(zhí)法文書管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司應(yīng)急執(zhí)法文書管理，規(guī)范應(yīng)急執(zhí)法文書的制作、使用、保存等行為，確保應(yīng)急執(zhí)法工作合法、規(guī)范、有效，保障公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各級(jí)應(yīng)急管理部門及相關(guān)執(zhí)法人員在應(yīng)急執(zhí)法活動(dòng)中涉及的各類文書管理。（三）基本原則1.合法性原則：應(yīng)急執(zhí)法文書的制作、使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確性原則：文書內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤表述。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、程序和要求制作文書，確保文書的規(guī)范性和一致性。4.時(shí)效性原則：及時(shí)制作、送達(dá)和處理應(yīng)急執(zhí)法文書，提高應(yīng)急執(zhí)法效率。二、應(yīng)急執(zhí)法文書的種類及適用范圍（一）行政決定書1.責(zé)令改正通知書：用于責(zé)令存在安全隱患或違反應(yīng)急管理規(guī)定的單位或個(gè)人立即改正違法行為。2.行政處罰決定書：對(duì)違反應(yīng)急管理法律法規(guī)的單位或個(gè)人給予行政處罰時(shí)使用。3.行政強(qiáng)制措施決定書：在緊急情況下，對(duì)可能危害公共安全、造成環(huán)境污染等違法行為采取查封、扣押、凍結(jié)等行政強(qiáng)制措施時(shí)使用。（二）證據(jù)類文書1.現(xiàn)場檢查記錄：記錄應(yīng)急執(zhí)法人員對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營場所、設(shè)備設(shè)施等進(jìn)行現(xiàn)場檢查的情況。2.詢問筆錄：對(duì)與應(yīng)急執(zhí)法案件有關(guān)的人員進(jìn)行詢問時(shí)制作的文書，用于獲取案件相關(guān)信息。3.證據(jù)登記保存清單：對(duì)在應(yīng)急執(zhí)法過程中登記保存的證據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.抽樣取證憑證：抽取樣品作為證據(jù)時(shí)使用，記錄抽樣的情況。（三）程序類文書1.立案審批表：對(duì)應(yīng)急執(zhí)法案件進(jìn)行立案時(shí)填寫，經(jīng)審批后啟動(dòng)案件調(diào)查程序。2.案件處理審批表：在案件調(diào)查終結(jié)后，用于呈批案件的處理意見。3.送達(dá)回執(zhí)：記錄應(yīng)急執(zhí)法文書送達(dá)的時(shí)間、地點(diǎn)、受送達(dá)人等信息，證明文書已送達(dá)。（四）其他文書1.整改復(fù)查意見書：對(duì)責(zé)令改正的單位或個(gè)人進(jìn)行復(fù)查時(shí)使用，確認(rèn)其是否已完成整改。2.聽證告知書：告知當(dāng)事人有要求舉行聽證的權(quán)利，用于涉及重大行政處罰等情形。3.聽證通知書：通知當(dāng)事人舉行聽證的時(shí)間、地點(diǎn)等相關(guān)事項(xiàng)。三、應(yīng)急執(zhí)法文書的制作（一）基本要求1.文書格式：嚴(yán)格按照公司統(tǒng)一規(guī)定的格式制作應(yīng)急執(zhí)法文書，確保文書的規(guī)范性。文書應(yīng)包含標(biāo)題、文號(hào)、當(dāng)事人基本信息、正文、尾部等部分。2.內(nèi)容填寫：當(dāng)事人基本信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括單位名稱、法定代表人姓名、地址、聯(lián)系方式等；個(gè)人的姓名、性別、年齡、住址、身份證號(hào)碼等。正文內(nèi)容應(yīng)客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確地反映應(yīng)急執(zhí)法活動(dòng)的事實(shí)、依據(jù)和處理意見。表述應(yīng)邏輯清晰、語言簡潔，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的詞匯。尾部應(yīng)注明執(zhí)法機(jī)關(guān)名稱、執(zhí)法人員簽名、日期等，并加蓋執(zhí)法機(jī)關(guān)印章。（二）制作流程1.調(diào)查取證：應(yīng)急執(zhí)法人員在開展執(zhí)法活動(dòng)過程中，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，包括現(xiàn)場檢查記錄、詢問筆錄、物證、書證等。收集證據(jù)應(yīng)遵循合法、客觀、全面的原則，確保證據(jù)的真實(shí)性和有效性。2.文書起草：根據(jù)調(diào)查取證情況，由承辦案件的執(zhí)法人員起草相應(yīng)的應(yīng)急執(zhí)法文書。起草文書時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)事實(shí)和證據(jù)，確保文書內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.審核把關(guān)：文書起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文書格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否準(zhǔn)確完整、適用法律法規(guī)是否正確等。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)提出審核意見，對(duì)不符合要求的文書退回承辦人員進(jìn)行修改。4.審批簽發(fā)：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過的文書，報(bào)經(jīng)有權(quán)審批人審批簽發(fā)。有權(quán)審批人應(yīng)根據(jù)案件情況和相關(guān)規(guī)定，對(duì)文書的內(nèi)容和處理意見進(jìn)行最終審定，并簽署審批意見。四、應(yīng)急執(zhí)法文書的送達(dá)（一）送達(dá)方式1.直接送達(dá)：應(yīng)急執(zhí)法文書應(yīng)當(dāng)直接送交受送達(dá)人。受送達(dá)人是公民的，本人不在交他的同住成年家屬簽收；受送達(dá)人是法人或者其他組織的，應(yīng)當(dāng)由法人的法定代表人、其他組織的主要負(fù)責(zé)人或者該法人、組織負(fù)責(zé)收件的人簽收；受送達(dá)人有委托代理人的，可以送交其代理人簽收；受送達(dá)人已向執(zhí)法機(jī)關(guān)指定代收人的，送交代收人簽收。2.留置送達(dá)：受送達(dá)人或者他的同住成年家屬拒絕接收文書的，送達(dá)人可以邀請(qǐng)有關(guān)基層組織或者所在單位的代表到場，說明情況，在送達(dá)回執(zhí)上記明拒收事由和日期，由送達(dá)人、見證人簽名或者蓋章，把文書留在受送達(dá)人的住所；也可以把文書留在受送達(dá)人的住所，并采用拍照、錄像等方式記錄送達(dá)過程，即視為送達(dá)。3.郵寄送達(dá)：直接送達(dá)有困難的，可以通過郵局掛號(hào)方式郵寄送達(dá)，并在掛號(hào)回執(zhí)上注明文書的名稱、文號(hào)和收件人姓名、地址等。掛號(hào)回執(zhí)上注明的收件日期為送達(dá)日期。4.公告送達(dá)：受送達(dá)人下落不明，或者用其他方式無法送達(dá)的，可以公告送達(dá)。自發(fā)出公告之日起，經(jīng)過六十日，即視為送達(dá)。公告送達(dá)，應(yīng)當(dāng)在案卷中記明原因和經(jīng)過。（二）送達(dá)程序1.送達(dá)準(zhǔn)備：執(zhí)法人員應(yīng)根據(jù)送達(dá)方式的不同，準(zhǔn)備相應(yīng)的送達(dá)材料。如直接送達(dá)時(shí)，應(yīng)確保文書已加蓋執(zhí)法機(jī)關(guān)印章，并準(zhǔn)備好送達(dá)回執(zhí)；郵寄送達(dá)時(shí)，應(yīng)填寫好掛號(hào)信封面信息，并將文書裝入信封密封。2.送達(dá)實(shí)施：按照選定的送達(dá)方式進(jìn)行送達(dá)。直接送達(dá)時(shí)，應(yīng)將文書當(dāng)面交給受送達(dá)人，并要求其在送達(dá)回執(zhí)上簽字確認(rèn)；留置送達(dá)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定邀請(qǐng)有關(guān)人員到場見證，并做好記錄；郵寄送達(dá)時(shí)，應(yīng)及時(shí)將掛號(hào)信交郵局郵寄，并保留好郵寄憑證；公告送達(dá)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定在指定的媒體上發(fā)布公告。3.送達(dá)記錄：執(zhí)法人員應(yīng)及時(shí)記錄送達(dá)的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、受送達(dá)人或見證人的簽名等信息，形成送達(dá)記錄。送達(dá)記錄應(yīng)作為應(yīng)急執(zhí)法文書檔案的重要組成部分妥善保存。五、應(yīng)急執(zhí)法文書的保存（一）保存期限1.一般案件：行政處罰決定書等涉及行政處罰的文書，保存期限為自處罰決定作出之日起[X]年。2.重大案件：對(duì)涉及重大安全事故、環(huán)境污染等重大違法行為的應(yīng)急執(zhí)法文書，保存期限為自案件處理完畢之日起[X]年。3.其他文書：現(xiàn)場檢查記錄、詢問筆錄、證據(jù)登記保存清單等其他應(yīng)急執(zhí)法文書，保存期限為自案件結(jié)案之日起[X]年。（二）保存方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)急執(zhí)法文書應(yīng)制作紙質(zhì)副本，按照一案一檔的原則進(jìn)行整理歸檔。檔案應(yīng)分類存放，便于查找和查閱。2.電子檔案：同時(shí)建立應(yīng)急執(zhí)法文書電子檔案，將紙質(zhì)文書掃描或拍照后存儲(chǔ)在電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并按照電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)和存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理要求：檔案管理人員應(yīng)妥善保管應(yīng)急執(zhí)法文書檔案，確保檔案的安全、完整。檔案存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。查閱檔案應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、復(fù)制、借閱檔案。六、應(yīng)急執(zhí)法文書的查閱與借閱（一）查閱1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部應(yīng)急管理部門及相關(guān)執(zhí)法人員因工作需要查閱應(yīng)急執(zhí)法文書檔案的，應(yīng)填寫《應(yīng)急執(zhí)法文書查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.外部查閱：因行政復(fù)議、行政訴訟等原因需要向外部單位或個(gè)人提供應(yīng)急執(zhí)法文書檔案查閱的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱過程應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，確保檔案信息安全。（二）借閱1.借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱應(yīng)急執(zhí)法文書檔案的，應(yīng)填寫《應(yīng)急執(zhí)法文書借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱期限、借閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限：借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱歸還：借閱人應(yīng)按時(shí)歸還所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、應(yīng)急執(zhí)法文書的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司內(nèi)部設(shè)立應(yīng)急執(zhí)法文書管理監(jiān)督小組，由公司分管應(yīng)急管理工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，成員包括應(yīng)急管理部門負(fù)責(zé)人、法制部門負(fù)責(zé)人等。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)急執(zhí)法文書的制作、使用、保存等情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.文書制作規(guī)范性：檢查應(yīng)急執(zhí)法文書是否按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和程序制作，文書填寫是否準(zhǔn)確、完整，語言表述是否規(guī)范。2.文書使用合法性：審查應(yīng)急執(zhí)法文書的使用是否符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，是否存在濫用、錯(cuò)用文書的情況。3.文書送達(dá)及時(shí)性：檢查應(yīng)急執(zhí)法文書是否及時(shí)送達(dá)受送達(dá)人，送達(dá)方式是否符合規(guī)定，送達(dá)記錄是否完整。4.文書保存完整性：查看應(yīng)急執(zhí)法文書檔案是否按照要求進(jìn)行整理歸檔，保存期限是否符合規(guī)定，檔案管理是否規(guī)范。（三）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.發(fā)現(xiàn)問題：監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)記錄，并向相關(guān)部門或人員發(fā)出《應(yīng)急執(zhí)法文書監(jiān)督檢查整改通知書》，明確指出問題所在和