園林公司合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)園林公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于園林公司及其所屬各部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于工程承包合同、苗木采購(gòu)合同、景觀設(shè)計(jì)合同、養(yǎng)護(hù)服務(wù)合同等。3.基本原則合同管理應(yīng)遵循依法合規(guī)、誠(chéng)實(shí)守信、平等自愿、協(xié)商一致的原則。確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，雙方真實(shí)意思表示一致，維護(hù)公司的合法權(quán)益和良好形象。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.合同管理委員會(huì)成立合同管理委員會(huì)，由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任主任，各部門負(fù)責(zé)人為成員。職責(zé)：負(fù)責(zé)審議重大合同事項(xiàng)，協(xié)調(diào)合同管理中的重大問(wèn)題，對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.合同管理部門公司設(shè)立合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一歸口管理工作。職責(zé)：制定和完善合同管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)文本。參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等全過(guò)程管理。建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔，定期統(tǒng)計(jì)分析合同執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)合同糾紛的處理和訴訟案件的管理。組織合同管理培訓(xùn)，提高員工合同管理意識(shí)和能力。3.業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作。職責(zé)：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，及時(shí)起草合同文本，并提交合同管理部門審核。負(fù)責(zé)與合同對(duì)方進(jìn)行談判，明確雙方權(quán)利義務(wù)，爭(zhēng)取有利的合同條款。嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)處理合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并向合同管理部門報(bào)告。配合合同管理部門做好合同糾紛的處理和訴訟案件的應(yīng)對(duì)工作。三、合同簽訂管理1.合同起草業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，參照公司合同標(biāo)準(zhǔn)文本，起草合同初稿。合同內(nèi)容應(yīng)明確、具體、完整，包括但不限于合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。合同中涉及的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求、驗(yàn)收規(guī)范等應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定，并明確具體的驗(yàn)收程序和標(biāo)準(zhǔn)。2.合同審核合同初稿完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)重點(diǎn)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、條款完整性、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括：合同主體是否合法，是否具備簽訂合同的資格和能力。合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和政策要求，是否存在違法違規(guī)條款。合同條款是否明確、具體、完整，權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，是否存在歧義或漏洞。合同的履行期限、地點(diǎn)和方式是否合理，是否具有可操作性。合同的違約責(zé)任是否明確，是否足以保障公司的合法權(quán)益。合同的爭(zhēng)議解決方式是否明確、合法、有效。合同管理部門審核后，應(yīng)出具審核意見(jiàn)，對(duì)合同存在的問(wèn)題提出修改建議。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善，直至審核通過(guò)。3.合同審批經(jīng)審核通過(guò)的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照公司審批流程提交審批。合同審批應(yīng)根據(jù)合同金額大小、重要程度等因素，確定審批層級(jí)。一般合同審批流程為：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核→合同管理部門負(fù)責(zé)人審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審批→總經(jīng)理審批。重大合同或涉及金額較大的合同，還應(yīng)提交合同管理委員會(huì)審議。合同管理委員會(huì)應(yīng)根據(jù)合同的具體情況，進(jìn)行充分討論和審議，提出審議意見(jiàn)。審批人應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，簽署審批意見(jiàn)。對(duì)不符合要求的合同，審批人有權(quán)拒絕審批，并要求業(yè)務(wù)部門重新修改或補(bǔ)充完善。4.合同簽訂合同經(jīng)審批通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對(duì)方簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章或公章。簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同對(duì)方已在合同文本上簽字或蓋章，并對(duì)合同對(duì)方的簽字或蓋章進(jìn)行核實(shí)，確保簽字或蓋章的真實(shí)性和有效性。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送合同管理部門備案，并將合同原件交公司檔案室歸檔保存。四、合同履行管理1.合同交底合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，明確合同的主要內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)、履行要求、注意事項(xiàng)等，確保相關(guān)人員熟悉合同條款，掌握合同履行要點(diǎn)。合同交底應(yīng)形成書面記錄，由參與交底的人員簽字確認(rèn)，并留存合同管理部門備案。2.履行跟蹤業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定，組織實(shí)施合同履行工作，并定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查。及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，確保合同順利履行。在合同履行過(guò)程中，如遇不可抗力、政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等因素影響合同履行的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并采取有效措施減少損失。同時(shí)，應(yīng)與合同對(duì)方協(xié)商解決合同履行中的問(wèn)題，必要時(shí)簽訂補(bǔ)充協(xié)議或變更合同。3.驗(yàn)收結(jié)算合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定組織驗(yàn)收工作。驗(yàn)收合格后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理結(jié)算手續(xù)，填寫結(jié)算申請(qǐng)表，并提交相關(guān)資料，經(jīng)合同管理部門審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。結(jié)算申請(qǐng)表應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱、結(jié)算金額、結(jié)算依據(jù)、付款方式等內(nèi)容，并附相關(guān)證明材料，如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、結(jié)算清單等。合同管理部門應(yīng)重點(diǎn)對(duì)結(jié)算金額、結(jié)算依據(jù)、付款方式等進(jìn)行審核，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)算依據(jù)充分合理，付款方式符合合同約定。審核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，財(cái)務(wù)部門按照審批意見(jiàn)辦理付款手續(xù)。五、合同變更與解除管理1.合同變更在合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時(shí)間等條款，并經(jīng)合同管理部門審核、審批后生效。合同變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將變更協(xié)議副本送合同管理部門備案，并對(duì)合同臺(tái)賬進(jìn)行更新。2.合同解除在合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方協(xié)商，并簽訂書面解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、時(shí)間、雙方權(quán)利義務(wù)的處理等條款，并經(jīng)合同管理部門審核、審批后生效。合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)清理合同履行情況，辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)，并將解除協(xié)議副本送合同管理部門備案，同時(shí)對(duì)合同臺(tái)賬進(jìn)行注銷。六、合同糾紛管理1.糾紛預(yù)防合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中存在的問(wèn)題，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)充分了解合同對(duì)方的信譽(yù)、資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)狀況等情況，對(duì)合同對(duì)方進(jìn)行必要的盡職調(diào)查，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。在合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)與合同對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，保持良好的合作關(guān)系，避免因溝通不暢或履行不當(dāng)引發(fā)合同糾紛。2.糾紛處理如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并積極與合同對(duì)方協(xié)商解決。協(xié)商不成的，應(yīng)按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式，通過(guò)仲裁或訴訟等法律途徑解決。合同管理部門應(yīng)參與合同糾紛的處理過(guò)程，提供法律支持和專業(yè)意見(jiàn)，協(xié)助業(yè)務(wù)部門制定糾紛解決方案。在合同糾紛處理過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集、整理相關(guān)證據(jù)材料，確保公司在糾紛處理中處于有利地位。對(duì)于涉及金額較大或影響較大的合同糾紛案件，公司應(yīng)成立專門的工作小組，負(fù)責(zé)案件的處理和應(yīng)對(duì)工作。工作小組應(yīng)包括合同管理部門、法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員，共同制定應(yīng)對(duì)策略，確保公司合法權(quán)益得到有效維護(hù)。七、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送合同管理部門備案，并將合同原件交公司檔案室歸檔保存。合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行收集、整理，確保合同檔案的完整性。合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批文件、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、結(jié)算清單等與合同相關(guān)的資料。2.檔案整理合同管理部門應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等因素，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類整理，建立合同臺(tái)賬和檔案索引，便于查詢和管理。合同檔案應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行編號(hào)、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范性和完整性。3.檔案保管公司檔案室應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案保管區(qū)域，配備必要的保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。合同檔案應(yīng)按照檔案保管期限的要求進(jìn)行保管，一般合同檔案保管期限為[X]年，重要合同檔案保管期限為[X]年。在合同檔案保管期限屆滿后，如無(wú)特殊情況，合同管理部門應(yīng)按照檔案銷毀的相關(guān)規(guī)定，對(duì)合同檔案進(jìn)行銷毀處理。銷毀合同檔案應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查合同管理部門應(yīng)定期對(duì)公司合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.考核評(píng)價(jià)公司將合同管理工作納入各部門績(jī)效考核體系，對(duì)合同管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人給予表彰