公司電話分機管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司電話分機的使用與管理，確保通訊暢通，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工使用的電話分機。3.管理原則遵循高效、規(guī)范、節(jié)約的原則，合理使用電話分機資源，確保通訊服務滿足公司業(yè)務需求。二、分機設置與管理1.分機號碼分配公司根據(jù)部門職能、崗位設置及業(yè)務需求統(tǒng)一分配電話分機號碼。新成立部門或崗位調(diào)整時，由行政部門負責及時分配相應的分機號碼。2.分機使用權限各部門負責人負責本部門分機的日常管理與監(jiān)督，確保分機使用符合公司規(guī)定。員工應在其所屬部門的分機范圍內(nèi)使用電話，不得擅自占用其他部門分機。3.分機變更與停用因部門變動、崗位調(diào)整等原因需要變更分機使用人時，由行政部門負責辦理分機變更手續(xù)。分機不再使用時，使用部門應及時通知行政部門辦理停用手續(xù)，嚴禁私自停用分機。三、使用規(guī)范1.接聽要求電話鈴響三聲內(nèi)必須接聽，禮貌問候并自報部門及姓名。認真傾聽對方講話，記錄重要信息，及時準確傳達相關事宜。如遇無法解答的問題，應及時轉(zhuǎn)接上級領導或相關部門，并做好記錄。2.撥打要求撥打外線電話前，應先確認是否需要通過公司總機轉(zhuǎn)接，并按照規(guī)定的轉(zhuǎn)接流程操作。明確撥打目的，簡潔明了地表達通話內(nèi)容，避免閑聊浪費時間。如撥打長途電話，需提前填寫長途電話申請表，經(jīng)部門負責人審批后交行政部門備案。3.禁止行為禁止利用公司電話分機撥打私人電話，嚴禁撥打與工作無關的信息臺、聲訊臺等。禁止在電話中談論涉及公司機密、商業(yè)秘密及個人隱私的內(nèi)容。禁止故意損壞電話設備，嚴禁擅自拆卸、改裝電話分機。四、費用管理1.話費結(jié)算公司每月定期與電信運營商結(jié)算電話費用，并根據(jù)各部門分機的實際使用情況進行費用分攤。行政部門負責統(tǒng)計各部門的話費明細，于每月[具體日期]前將話費清單發(fā)送至各部門核對。2.費用控制各部門應合理控制電話費用支出，避免不必要的浪費。對于話費過高的部門，行政部門將進行重點監(jiān)控并分析原因。員工應增強節(jié)約意識，盡量縮短通話時間，提高通話效率，減少長途電話的撥打次數(shù)。五、設備維護與管理1.日常維護電話分機設備由行政部門指定專人負責日常維護與保養(yǎng)，確保設備正常運行。使用部門發(fā)現(xiàn)電話設備出現(xiàn)故障時，應及時通知行政部門維修人員進行維修，并做好故障記錄。2.故障處理維修人員接到故障通知后，應及時響應并盡快修復故障。對于一般性故障，應在[具體時長]內(nèi)修復；對于較為復雜的故障，應采取臨時應急措施，確保通訊不受影響，并盡快安排修復。因設備故障導致通訊中斷時間較長時，行政部門應及時向受影響的部門及員工通報情況，并協(xié)調(diào)采取其他通訊方式保障工作正常進行。3.設備更新與升級根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展及通訊技術的進步，行政部門應適時對電話分機設備進行更新與升級，以滿足公司通訊需求。設備更新與升級計劃應提前征求各部門意見，經(jīng)公司領導審批后組織實施。六、安全管理1.信息安全嚴格遵守國家有關信息安全的法律法規(guī)，保護公司通訊信息的安全與保密。嚴禁在未經(jīng)授權的情況下，通過電話分機傳輸、存儲涉及公司機密、商業(yè)秘密及個人隱私的信息。2.網(wǎng)絡安全加強對公司電話網(wǎng)絡的安全管理，防止網(wǎng)絡攻擊、病毒入侵等安全事件的發(fā)生。定期對電話網(wǎng)絡進行安全檢查與評估，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門負責定期對公司電話分機的使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括接聽規(guī)范、撥打規(guī)范、費用控制、設備維護等方面。各部門負責人應配合行政部門的監(jiān)督檢查工作，及時發(fā)現(xiàn)并糾正本部門員工在電話使用過程中存在的問題。2.考核機制將電話分機使用情況納入員工績效考核體系，對違反本制度規(guī)定的員工進行相應的考核扣分。對于因電話使用不當給公司造成經(jīng)濟損失或不良影響的，將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。八、培訓與宣傳1.培訓計劃行政部門應定期組織電話分機使用培訓，提高員工的通訊技能和服務意識。培訓內(nèi)容包括接聽技巧、撥打規(guī)范、設備操作等方面。新員工入職時，應安排專門的電話分機使用培訓課程，確保其熟悉公司電話管理制度和操作流程。2.宣傳教育通過內(nèi)部通告、宣傳欄、公司內(nèi)部網(wǎng)絡等渠道，宣傳公司電話分機管理制度，提高員工對制度的知曉度和遵守意識。對