公章使用規(guī)范管理制度總則1.目的為加強公司公章管理，規(guī)范公章使用流程，確保公章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司的公章使用管理。3.定義本制度所稱公章，是指公司正式對外使用的具有法律效力的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等。公章的刻制與啟用1.公章的刻制公司公章的刻制由行政部門統(tǒng)一負責，根據(jù)公司相關規(guī)定和審批流程，向公安機關指定的刻章單位辦理刻章手續(xù)?？讨乒聲r，應提供公司營業(yè)執(zhí)照副本復印件、法定代表人身份證明等相關資料，并確?？陶聝?nèi)容符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。新刻公章必須在公安機關備案，備案后的公章方可正式啟用。2.公章的啟用新公章刻制完成后，行政部門應及時通知相關部門和人員，并組織進行公章啟用儀式。公章啟用時，應填寫《公章啟用登記表》，詳細記錄公章啟用日期、啟用范圍、保管人等信息。行政部門應將新公章的印模留存一份，交檔案室存檔，并將另一份印模分發(fā)給相關部門和人員，以便其識別和核對。公章的保管1.保管原則公章應指定專人保管，實行“專人專管、責任到人”的原則。公章保管人應具備高度的責任心和保密意識，確保公章的安全存放和正確使用。2.保管職責公章保管人負責公章的日常保管、使用登記和維護保養(yǎng)等工作。公章保管人應妥善保管公章，不得隨意將公章轉借他人或帶出公司使用。如因工作需要必須帶出公司的，應經(jīng)公司領導批準，并辦理相關借用手續(xù)。公章保管人應定期對公章進行檢查，確保公章的清晰、完好和安全。如發(fā)現(xiàn)公章有損壞或遺失等情況，應及時報告公司領導，并采取相應的措施進行處理。3.保管地點公司公章應存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并放置在公司指定的保管地點。財務專用章、法定代表人章等重要印章應與公司公章分開保管，分別存放在不同的保險柜或保管箱內(nèi)。公章的使用1.使用范圍公司公章主要用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件、信函等具有法律效力的事項，以及公司內(nèi)部需要加蓋公章的各類文件、報表、證明等。合同專用章主要用于公司對外簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟合同文件。財務專用章主要用于公司財務結算、票據(jù)開具、資金收付等財務相關事項。法定代表人章主要用于公司法定代表人授權的特定事項，如簽署合同、文件等。2.使用流程申請：使用公章的部門或個人應填寫《公章使用申請表》，詳細說明用章事項、用章內(nèi)容、用章時間、用章份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。審批：《公章使用申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，報公司領導審批。公司領導應根據(jù)用章事項的性質(zhì)、重要程度等因素進行審批，并簽署明確意見。登記：公章保管人在收到經(jīng)公司領導審批后的《公章使用申請表》后，應進行詳細登記，記錄用章時間、用章事項、用章內(nèi)容、用章份數(shù)、審批人等信息。用章：公章保管人應按照公司領導的審批意見和《公章使用申請表》的要求，在指定的文件或材料上加蓋公章，并確保公章加蓋清晰、端正、完整。歸還：用章完畢后，公章保管人應及時收回公章，并在《公章使用登記表》上記錄歸還時間。用章人應將加蓋公章后的文件或材料原件交回公章保管人存檔。3.特殊情況處理如遇緊急情況或因工作需要必須立即使用公章的，用章人可先電話請示公司領導同意后使用公章，但事后應及時補辦《公章使用申請表》的審批手續(xù)。如因業(yè)務需要在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋公章的，必須經(jīng)公司領導批準，并在《公章使用申請表》上注明用途、份數(shù)、有效期等信息。用章人應嚴格按照批準的用途和范圍使用公章，不得擅自更改或擴大使用范圍。公章的停用與銷毀1.停用因公司名稱變更、機構調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用公章的，由行政部門提出申請，經(jīng)公司領導批準后，辦理公章停用手續(xù)。公章停用后，行政部門應及時通知相關部門和人員，并將停用的公章交回檔案室封存。2.銷毀對于已停用且不再使用的公章，行政部門應按照公司規(guī)定和法律法規(guī)要求進行銷毀。公章銷毀前，行政部門應填寫《公章銷毀申請表》，詳細說明銷毀原因、銷毀公章名稱、數(shù)量等信息，并經(jīng)公司領導批準。公章銷毀時，應至少有兩名以上工作人員在場監(jiān)督，并在《公章銷毀登記表》上簽字確認。銷毀后的公章應妥善處理，防止公章被非法利用。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司行政部門負責對公章使用情況進行定期檢查和不定期抽查，確保公章使用符合本制度規(guī)定和公司相關要求。檢查內(nèi)容包括公章使用申請表的填寫是否規(guī)范、審批流程是否完整、用章登記是否準確、公章保管是否安全等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應及時提出整改意見，并督促相關部門和人員進行整改。2.外部監(jiān)督公司應積極配合相關部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供公章使用情況和相關資料。如因公章使用不當給公司造成損失或不良影響的，公司將依法追究相關部門和人員的責任。責任追究1.違規(guī)責任凡違反本制度規(guī)定使用公章的，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、降職、撤職等。如因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟損失的，違規(guī)責任人應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，公司將依法移送司法機關追究刑事責任。2.保管責任公章保管人如因保管不善導致公章遺失、被盜或損壞的，應及時報告公司領導，并采取相應的措施進行處理。如給公司造成損失的，保管人應承擔相應的賠償責任。公章保管人如違反本制度規(guī)定擅自將公章轉借他人或帶出公司使用的，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，并責令其立即收回公章。如因轉借或帶出公章給公司造成損失的，保管人應承擔全部賠償責任。附則1.解釋權本制度