協(xié)會檔案印章管理制度一、總則（一）目的為加強協(xié)會檔案與印章管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，規(guī)范印章的使用流程，維護協(xié)會的正常運轉(zhuǎn)和合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于協(xié)會全體工作人員及涉及檔案查閱、印章使用的相關(guān)外部人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：協(xié)會檔案與印章實行集中管理，明確管理部門和責任人。2.安全保密原則：確保檔案資料和印章的安全，防止泄露、丟失和濫用。3.規(guī)范有序原則：建立健全檔案管理和印章使用的流程與規(guī)范，嚴格按照規(guī)定操作。4.高效服務原則：在保證安全和規(guī)范的前提下，提高檔案利用效率和印章使用效率，服務協(xié)會工作。二、檔案管理（一）檔案管理部門與職責1.協(xié)會設(shè)立專門的檔案管理部門，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.檔案管理部門應配備專業(yè)的檔案管理人員，明確其崗位職責，定期進行培訓，提高業(yè)務水平。3.其他部門應協(xié)助檔案管理部門做好檔案的形成、積累和移交工作，指定專人負責本部門檔案的收集和初步整理，并及時移交檔案管理部門。（二）檔案的分類與編號1.檔案分為文書檔案、業(yè)務檔案、財務檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。2.各類檔案應按照一定的規(guī)則進行編號，以便于管理和查找。編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠清晰反映檔案的類別、年度、保管期限等信息。（三）檔案的收集與整理1.各部門應及時將辦理完畢的文件材料、業(yè)務資料等收集齊全，進行分類整理，定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的檔案進行進一步整理，包括裝訂、編目、裝盒等，確保檔案的整齊規(guī)范。3.整理檔案時應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）檔案的保管1.檔案管理部門應設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列有序，便于查找。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。4.電子檔案應進行備份，存儲在安全的存儲介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（五）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。2.對已到保管期限且無保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，報協(xié)會領(lǐng)導審批。3.經(jīng)批準銷毀的檔案，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.嚴禁擅自銷毀檔案，銷毀檔案的過程和結(jié)果應進行記錄，并存檔備查。（六）檔案的查閱與利用1.協(xié)會內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負責人審核，報檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意。3.外部單位或個人查閱協(xié)會檔案，須持有單位介紹信或有效證件，經(jīng)協(xié)會領(lǐng)導批準，檔案管理部門派人陪同查閱，并做好查閱記錄。4.涉及協(xié)會機密的檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。三、印章管理（一）印章種類與保管1.協(xié)會印章包括協(xié)會公章、法定代表人章、財務專用章、合同專用章等。2.協(xié)會公章由辦公室指定專人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人員保管，財務專用章由財務部門指定專人保管，合同專用章由業(yè)務部門指定專人保管。3.印章保管人員應妥善保管印章，確保印章安全，不得隨意放置或轉(zhuǎn)借他人。如因工作變動等原因需要交接印章，應辦理嚴格的交接手續(xù)。（二）印章的使用范圍1.協(xié)會公章用于以協(xié)會名義發(fā)布的文件、通知、報告、證明等；簽訂合同、協(xié)議等重要法律文書；對外聯(lián)系工作等。2.法定代表人章用于辦理協(xié)會法定代表人授權(quán)的相關(guān)業(yè)務，如簽署文件、合同等。3.財務專用章用于協(xié)會財務收支、結(jié)算等相關(guān)業(yè)務。4.合同專用章用于簽訂各類經(jīng)濟合同、業(yè)務合同等。（三）印章的使用流程1.用印申請：使用印章前，應填寫《印章使用申請表》，詳細注明用印事項、內(nèi)容、用印部門、申請人等信息。2.審核審批：申請表經(jīng)用印部門負責人審核，報相關(guān)領(lǐng)導審批。審批流程應根據(jù)用印事項的重要程度和性質(zhì)確定，確保用印決策的科學性和準確性。3.印章使用：印章保管人員根據(jù)批準的申請表，在用印登記本上進行登記，注明用印時間、用印事項、批準人等信息，然后在用印文件或材料上加蓋印章。4.用印監(jiān)督：重要文件或涉及金額較大的合同等用印時，應實行雙人監(jiān)印制度，確保用印過程的規(guī)范和安全。（四）印章的停用與銷毀1.因機構(gòu)變動、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時，由辦公室提出意見，報協(xié)會領(lǐng)導批準后，發(fā)布印章停用通知。2.停用的印章應及時收回，由辦公室統(tǒng)一保管。3.對失去使用價值的印章，由辦公室填寫《印章銷毀申請表》，報協(xié)會領(lǐng)導審批后，指定專人進行銷毀，并做好銷毀記錄。四、檔案與印章管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.協(xié)會設(shè)立檔案與印章管理監(jiān)督小組，由協(xié)會領(lǐng)導、辦公室負責人、財務負責人等組成，負責對檔案與印章管理工作進行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應制定監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、方式和頻率，確保監(jiān)督檢查工作的常態(tài)化和規(guī)范化。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理方面：檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定；檔案查閱利用手續(xù)是否齊全；檔案庫房設(shè)施是否完好等。2.印章管理方面：印章的保管是否安全；使用流程是否規(guī)范；用印登記是否完整等。（三）問題處理1.監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時向責任部門或責任人反饋，并下達整改通知書，要求限期整改。2.責任部門或責任人應認真分析問題原因，制定整改措施，按時完成整改任務，并將整改情況書面報告監(jiān)督小組。3.對違反檔案與印章管理制度的行為，應按照協(xié)會相關(guān)