完善檔案管理管理制度總則一、目的為了規(guī)范公司檔案管理工作，確保檔案的安全、完整、準(zhǔn)確和及時(shí)利用，提高檔案管理水平，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定等工作。2.分級負(fù)責(zé)原則：各部門、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照本制度的要求，負(fù)責(zé)本部門、本分支機(jī)構(gòu)檔案的收集、整理、保管和利用等工作，并接受公司綜合管理部的指導(dǎo)和監(jiān)督。3.安全保密原則：檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法規(guī)和公司的保密制度，確保檔案的安全保密。4.便于利用原則：檔案管理工作應(yīng)注重檔案的利用價(jià)值，采取有效的措施，提高檔案的利用效率。四、檔案的分類與編號1.檔案分類公司檔案分為文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、工程檔案、科技檔案、聲像檔案等六大類。（1）文書檔案：包括公司的各種文件、報(bào)告、通知、紀(jì)要、合同等。（2）人事檔案：包括公司員工的個(gè)人檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄等。（3）財(cái)務(wù)檔案：包括公司的各種財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、稅務(wù)資料等。（4）工程檔案：包括公司的各種工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、驗(yàn)收報(bào)告等。（5）科技檔案：包括公司的各種科研項(xiàng)目的研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利資料等。（6）聲像檔案：包括公司的各種照片、錄像、錄音等。2.檔案編號公司檔案編號采用“分類號年度順序號”的方式進(jìn)行編制。（1）分類號：根據(jù)檔案的分類，分別用“W”（文書檔案）、“R”（人事檔案）、“C”（財(cái)務(wù)檔案）、“G”（工程檔案）、“K”（科技檔案）、“S”（聲像檔案）表示。（2）年度：檔案形成的年度，用四位數(shù)字表示。（3）順序號：檔案的順序編號，用三位數(shù)字表示，從001開始依次編號。五、檔案的收集1.各部門、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門、本分支機(jī)構(gòu)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)收集和完整。2.檔案的收集范圍包括：（1）本部門、本分支機(jī)構(gòu)形成的各種文件、報(bào)告、通知、紀(jì)要、合同等。（2）本部門、本分支機(jī)構(gòu)收到的上級部門、外部單位的各種文件、報(bào)告、通知、紀(jì)要、合同等。（3）本部門、本分支機(jī)構(gòu)的各種人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、工程檔案、科技檔案、聲像檔案等。3.檔案的收集時(shí)間：（1）文書檔案：應(yīng)在文件形成后的3個(gè)工作日內(nèi)收集完畢。（2）人事檔案：應(yīng)在員工入職后的10個(gè)工作日內(nèi)收集完畢，并在員工離職后的10個(gè)工作日內(nèi)完成檔案的整理和歸檔工作。（3）財(cái)務(wù)檔案：應(yīng)在財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證等形成后的10個(gè)工作日內(nèi)收集完畢。（4）工程檔案：應(yīng)在工程項(xiàng)目竣工后的30個(gè)工作日內(nèi)收集完畢。（5）科技檔案：應(yīng)在科研項(xiàng)目結(jié)束后的30個(gè)工作日內(nèi)收集完畢。（6）聲像檔案：應(yīng)在拍攝或錄制后的10個(gè)工作日內(nèi)收集完畢。六、檔案的整理1.檔案的整理應(yīng)按照檔案的分類和編號進(jìn)行，確保檔案的分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范。2.文書檔案的整理：（1）歸檔文件應(yīng)齊全、完整，應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、文號、標(biāo)題等進(jìn)行排列。（2）歸檔文件應(yīng)裝訂成冊，裝訂時(shí)應(yīng)使用檔案專用裝訂線，不得使用金屬訂書釘、回形針等。（3）歸檔文件應(yīng)編制歸檔文件目錄，歸檔文件目錄應(yīng)包括文件編號、文件標(biāo)題、文件日期、文號、頁數(shù)等內(nèi)容。3.人事檔案的整理：（1）人事檔案應(yīng)按照員工的姓名、性別、出生年月、入職時(shí)間等進(jìn)行分類整理。（2）人事檔案應(yīng)裝訂成冊，裝訂時(shí)應(yīng)使用檔案專用裝訂線，不得使用金屬訂書釘、回形針等。（3）人事檔案應(yīng)編制人事檔案目錄，人事檔案目錄應(yīng)包括員工編號、員工姓名、性別、出生年月、入職時(shí)間等內(nèi)容。4.財(cái)務(wù)檔案的整理：（1）財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、稅務(wù)資料等進(jìn)行分類整理。（2）財(cái)務(wù)檔案應(yīng)裝訂成冊，裝訂時(shí)應(yīng)使用檔案專用裝訂線，不得使用金屬訂書釘、回形針等。（3）財(cái)務(wù)檔案應(yīng)編制財(cái)務(wù)檔案目錄，財(cái)務(wù)檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、檔案日期、頁數(shù)等內(nèi)容。5.工程檔案的整理：（1）工程檔案應(yīng)按照工程項(xiàng)目的名稱、施工單位、監(jiān)理單位等進(jìn)行分類整理。（2）工程檔案應(yīng)裝訂成冊，裝訂時(shí)應(yīng)使用檔案專用裝訂線，不得使用金屬訂書釘、回形針等。（3）工程檔案應(yīng)編制工程檔案目錄，工程檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、檔案日期、頁數(shù)等內(nèi)容。6.科技檔案的整理：（1）科技檔案應(yīng)按照科研項(xiàng)目的名稱、研究單位、完成時(shí)間等進(jìn)行分類整理。（2）科技檔案應(yīng)裝訂成冊，裝訂時(shí)應(yīng)使用檔案專用裝訂線，不得使用金屬訂書釘、回形針等。（3）科技檔案應(yīng)編制科技檔案目錄，科技檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、檔案日期、頁數(shù)等內(nèi)容。7.聲像檔案的整理：（1）聲像檔案應(yīng)按照照片、錄像、錄音等進(jìn)行分類整理。（2）聲像檔案應(yīng)裝入檔案袋或檔案盒中，檔案袋或檔案盒上應(yīng)注明檔案編號、檔案名稱、檔案日期等內(nèi)容。（3）聲像檔案應(yīng)編制聲像檔案目錄，聲像檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、檔案日期、頁數(shù)等內(nèi)容。七、檔案的保管1.公司綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)按照分類和編號進(jìn)行存放，不得混放、亂放。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、變質(zhì)等情況應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自將檔案借出檔案庫房。6.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清理和鑒定，對于已超過保管期限的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀或移交。八、檔案的利用1.公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司綜合管理部辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般為10個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得損壞、丟失或擅自涂改檔案內(nèi)容。4.檔案借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如因工作需要繼續(xù)使用檔案，應(yīng)辦理延期手續(xù)。5.公司綜合管理部應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司的決策提供參考依據(jù)。九、檔案的鑒定與銷毀1.檔案的鑒定工作應(yīng)由公司綜合管理部組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行，鑒定工作應(yīng)按照檔案的保管期限和價(jià)值進(jìn)行。2.檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種，具體保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司的實(shí)際情況確定。3.對于已超過保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。銷毀檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司的保密制度進(jìn)行，銷毀前應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同銷毀。4.對于有