公司郵箱分類管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司郵箱的使用，提高工作效率，保障信息安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：郵箱使用應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保郵箱信息的保密性、完整性和可用性。3.高效性原則：合理分類郵箱，便于郵件的收發(fā)、處理和管理。二、郵箱分類（一）部門郵箱1.以公司各部門名稱命名，如“銷售部郵箱”“財務(wù)部郵箱”“技術(shù)部郵箱”等。2.用于部門內(nèi)部溝通、協(xié)作以及與其他部門的業(yè)務(wù)往來。（二）項目郵箱1.根據(jù)公司具體項目設(shè)立，如“[項目名稱]項目郵箱”。2.專門用于特定項目團隊成員之間的溝通與協(xié)作，包括項目進度匯報、問題討論、文件共享等。（三）公共郵箱1.如“公司公告郵箱”“客戶服務(wù)郵箱”等。2.“公司公告郵箱”用于發(fā)布公司重要通知、公告等信息，全體員工均可查看。3.“客戶服務(wù)郵箱”用于接收客戶咨詢、投訴等郵件，由客服團隊負(fù)責(zé)處理和回復(fù)。（四）個人郵箱1.員工個人使用的郵箱，后綴為員工姓名全拼或其他指定格式。2.主要用于員工個人事務(wù)的處理以及與外部非公司業(yè)務(wù)相關(guān)人員的溝通。三、郵箱使用規(guī)范（一）郵件主題1.主題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確概括郵件主要內(nèi)容。2.避免使用無意義或模糊的主題，如“關(guān)于某事”“重要郵件”等。（二）郵件正文1.內(nèi)容應(yīng)條理清晰，邏輯連貫。2.開頭應(yīng)簡要說明郵件目的，結(jié)尾可適當(dāng)表達期望回復(fù)或行動要求。3.語言表達應(yīng)規(guī)范、禮貌，避免使用過于隨意或不恰當(dāng)?shù)脑~匯。（三）郵件附件1.附件應(yīng)確保與郵件內(nèi)容相關(guān)，且大小適中，避免過大影響郵件發(fā)送和接收速度。2.對附件進行命名，使其能夠清晰反映附件內(nèi)容。3.重要附件在發(fā)送前應(yīng)進行病毒查殺，確保安全。（四）郵件發(fā)送1.發(fā)送郵件時應(yīng)選擇合適的收件人，避免誤發(fā)或濫發(fā)。2.對于重要郵件，可在發(fā)送后通過即時通訊工具等方式提醒收件人查收。（五）郵件回復(fù)1.收到郵件后應(yīng)及時回復(fù)，如有特殊情況不能及時回復(fù)，應(yīng)向發(fā)件人說明原因。2.回復(fù)內(nèi)容應(yīng)針對性強，解決發(fā)件人提出的問題。（六）郵件存儲1.員工應(yīng)定期清理郵箱，刪除無用郵件，以節(jié)省郵箱空間。2.重要郵件應(yīng)進行備份，可根據(jù)需要存儲在本地硬盤、外部存儲設(shè)備或公司指定的共享文件夾中。四、郵箱安全管理（一）密碼管理1.員工應(yīng)設(shè)置強密碼，包含字母、數(shù)字、特殊字符，長度不少于規(guī)定位數(shù)。2.定期更換密碼，避免使用簡單易猜的密碼，如生日、電話號碼等。3.不得將郵箱密碼告知他人，如有特殊情況需他人代操作，應(yīng)及時更改密碼。（二）權(quán)限管理1.公司根據(jù)員工工作職責(zé)和崗位需求，設(shè)定郵箱的訪問權(quán)限。2.未經(jīng)授權(quán)，員工不得擅自更改他人郵箱權(quán)限。（三）安全意識培訓(xùn)1.公司定期組織員工進行郵箱安全意識培訓(xùn)，提高員工對郵箱安全風(fēng)險的認(rèn)識。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括密碼保護、防范郵件詐騙、識別可疑附件等。（四）安全事件處理1.如發(fā)現(xiàn)郵箱存在安全異常情況，如密碼被盜用、收到可疑郵件等，應(yīng)立即向公司IT部門報告。2.IT部門應(yīng)及時采取措施進行處理，如重置密碼、查殺病毒等，并調(diào)查事件原因，防止類似事件再次發(fā)生。五、郵箱監(jiān)控與審計（一）監(jiān)控目的1.確保郵箱使用符合公司規(guī)定，保障公司信息安全。2.及時發(fā)現(xiàn)和處理違規(guī)行為，維護公司正常辦公秩序。（二）監(jiān)控范圍1.對公司所有郵箱的收發(fā)郵件進行監(jiān)控。2.監(jiān)控內(nèi)容包括郵件主題、正文、附件等。（三）審計方式1.公司IT部門定期對郵箱使用情況進行審計，可采用自動化工具和人工檢查相結(jié)合的方式。2.審計結(jié)果應(yīng)形成報告，提交給公司管理層和相關(guān)部門。（四）違規(guī)處理1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，如發(fā)送違規(guī)郵件、泄露公司機密等，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴(yán)肅處理。2.處理方式包括警告、罰款、降職、解除勞動合同等，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。六、郵箱維護與技術(shù)支持（一）維護責(zé)任1.公司IT部門負(fù)責(zé)郵箱系統(tǒng)的日常維護和管理，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。2.定期對郵箱服務(wù)器進行檢查、備份和升級，及時處理系統(tǒng)故障和安全漏洞。（二）技術(shù)支持1.員工在使用郵箱過程中遇到問題，可通過公司內(nèi)部IT服務(wù)熱線、即時通訊工具等方式向IT部門尋求技術(shù)支持。2.IT部門應(yīng)及時響應(yīng)員工需求，提供有效的解決方案，確保員工能夠正常使用郵箱。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司人事總監(jiān)負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與更新本制度將根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實際情況進行