醫(yī)院物業(yè)資料管理制度總則一、目的為規(guī)范醫(yī)院物業(yè)資料的管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高醫(yī)院物業(yè)工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于醫(yī)院內(nèi)所有與物業(yè)相關(guān)的資料管理，包括但不限于物業(yè)合同、物業(yè)檔案、物業(yè)報(bào)表、物業(yè)通知、物業(yè)維修記錄等。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院物業(yè)資料實(shí)行統(tǒng)一管理，由醫(yī)院物業(yè)部負(fù)責(zé)資料的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.分類管理原則：醫(yī)院物業(yè)資料按照不同的類別進(jìn)行分類管理，如物業(yè)合同類、物業(yè)檔案類、物業(yè)報(bào)表類、物業(yè)通知類、物業(yè)維修記錄類等，以便于資料的查詢和利用。3.安全保密原則：醫(yī)院物業(yè)資料涉及到醫(yī)院的機(jī)密信息和個(gè)人隱私，必須嚴(yán)格遵守安全保密原則，采取必要的安全措施，確保資料的安全和保密。4.及時(shí)更新原則：醫(yī)院物業(yè)資料應(yīng)及時(shí)更新，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。物業(yè)部應(yīng)定期對資料進(jìn)行清理和整理，刪除過期或無用的資料。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.醫(yī)院物業(yè)部（1）負(fù)責(zé)醫(yī)院物業(yè)資料的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。（2）制定醫(yī)院物業(yè)資料管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。（3）負(fù)責(zé)醫(yī)院物業(yè)資料的信息化管理，建立物業(yè)資料數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)資料的數(shù)字化管理。（4）定期對醫(yī)院物業(yè)資料進(jìn)行清理和整理，刪除過期或無用的資料。2.醫(yī)院其他部門（1）負(fù)責(zé)提供與本部門相關(guān)的物業(yè)資料，并配合物業(yè)部做好資料的管理工作。（2）按照規(guī)定的程序和要求，及時(shí)向物業(yè)部提交本部門的物業(yè)資料。（3）不得擅自修改或銷毀醫(yī)院物業(yè)資料，如有需要，應(yīng)經(jīng)物業(yè)部同意后進(jìn)行。資料的收集與整理一、資料的收集1.醫(yī)院物業(yè)部應(yīng)根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，制定資料收集計(jì)劃，明確資料收集的范圍、內(nèi)容、時(shí)間和責(zé)任人等。2.醫(yī)院各部門應(yīng)按照資料收集計(jì)劃的要求，及時(shí)向物業(yè)部提供與本部門相關(guān)的物業(yè)資料，如物業(yè)合同、物業(yè)檔案、物業(yè)報(bào)表、物業(yè)通知、物業(yè)維修記錄等。3.物業(yè)部應(yīng)定期對資料收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保資料收集的及時(shí)性和完整性。二、資料的整理1.物業(yè)部應(yīng)按照資料的類別和性質(zhì)，對收集到的資料進(jìn)行分類整理，建立資料目錄和索引，以便于資料的查詢和利用。2.資料的整理應(yīng)遵循規(guī)范、準(zhǔn)確、清晰的原則，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.對于重要的物業(yè)資料，如物業(yè)合同、物業(yè)檔案等，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案，以便于資料的長期保存和利用。資料的歸檔與保管一、資料的歸檔1.醫(yī)院物業(yè)部應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，對整理好的物業(yè)資料進(jìn)行歸檔，確保資料的安全和保密。2.資料的歸檔應(yīng)按照資料的類別和性質(zhì)，分別存入不同的檔案盒或文件夾中，并在檔案盒或文件夾上注明資料的名稱、編號(hào)、時(shí)間等信息。3.對于重要的物業(yè)資料，如物業(yè)合同、物業(yè)檔案等，應(yīng)進(jìn)行雙重歸檔，即同時(shí)存入紙質(zhì)檔案和電子檔案中，以確保資料的安全性和可靠性。二、資料的保管1.醫(yī)院物業(yè)部應(yīng)設(shè)立專門的資料保管室，配備必要的檔案柜、檔案盒、文件夾等檔案保管設(shè)施，確保資料的安全和保密。2.資料的保管應(yīng)遵循防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，定期對資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保資料的完好無損。3.未經(jīng)物業(yè)部同意，任何人不得擅自查閱、借閱或復(fù)制醫(yī)院物業(yè)資料。如因工作需要查閱、借閱或復(fù)制資料，應(yīng)經(jīng)物業(yè)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.對于過期或無用的物業(yè)資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保資料的安全性和保密性。資料的利用與查詢一、資料的利用1.醫(yī)院各部門在工作中需要使用物業(yè)資料時(shí)，應(yīng)向物業(yè)部提出申請，并說明使用資料的目的和用途。2.物業(yè)部應(yīng)根據(jù)申請的內(nèi)容和要求，及時(shí)提供所需的物業(yè)資料，并對資料的使用情況進(jìn)行登記和備案。3.醫(yī)院各部門在使用物業(yè)資料時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)的保密規(guī)定，不得將資料泄露給無關(guān)人員或用于非法目的。二、資料的查詢1.醫(yī)院各部門在工作中需要查詢物業(yè)資料時(shí)，應(yīng)向物業(yè)部提出查詢申請，并說明查詢資料的名稱、編號(hào)、時(shí)間等信息。2.物業(yè)部應(yīng)根據(jù)查詢申請的內(nèi)容和要求，及時(shí)查詢所需的物業(yè)資料，并將查詢結(jié)果反饋給申請部門。3.對于查詢到的物業(yè)資料，申請部門應(yīng)妥善保管，不得擅自復(fù)印、摘抄或泄露資料內(nèi)容。資料的更新與維護(hù)一、資料的更新1.醫(yī)院物業(yè)部應(yīng)定期對物業(yè)資料進(jìn)行清理和整理，刪除過期或無用的資料。2.對于發(fā)生變化的物業(yè)資料，如物業(yè)合同、物業(yè)維修記錄等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新和補(bǔ)充，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.物業(yè)部應(yīng)建立資料更新臺(tái)賬，記錄資料的更新情況，以便于資料的管理和查詢。二、資料的維護(hù)1.醫(yī)院物業(yè)部應(yīng)定期對物業(yè)資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保資料的安全性和保密性。2.對于損壞或丟失的物業(yè)資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)辦，確保資料的完整性。3