公司團委檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司團委檔案的科學管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司團建工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司團委在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等各類檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司團委檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：歸檔的檔案必須真實反映公司團委工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集與公司團委工作相關的各類檔案，保證檔案內容的完整。4.保密性原則：嚴格遵守檔案保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司團委設立檔案管理室，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作計劃，并組織實施。3.對檔案進行分類、編號、編目等，建立檔案檢索工具。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負責向公司內部各部門提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記工作。6.對破損、褪色的檔案進行修復和復制，延長檔案壽命。7.參與檔案信息化建設，提高檔案管理效率。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級團組織下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.公司團委工作計劃、總結、報告、決議等。3.團組織活動方案、活動記錄、活動照片、視頻等。4.團員檔案，包括入團申請書、入團志愿書、團員登記表等。5.團干部任免文件、考核材料等。6.青年志愿者活動相關資料。7.其他與公司團委工作有關的文件、資料。（二）收集要求1.各部門和個人應及時將應歸檔的文件、資料移交檔案管理室，不得積壓、拖延。2.歸檔的文件、資料應齊全、完整、真實，字跡清晰，簽署完備。3.對于電子文件，應按照規(guī)定格式存儲，并確保其可讀性和可編輯性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內容等進行分類，一般分為黨群工作類、團務工作類、活動類、團員管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當年形成的檔案，應在次年上半年完成歸檔工作。2.對于一些重大活動或緊急文件，應及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對收集到的文件、資料進行初步整理，檢查其完整性和準確性。2.按照分類、編號、編目等要求進行詳細整理，編制檔案目錄。3.將整理好的檔案裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上標明檔案編號、題名等信息。4.將檔案盒（袋）存放在檔案柜中，并按照編號順序排列。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司團委主要職能活動和歷史面貌的，對公司團委工作有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時期內具有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（四）保管要求1.檔案管理室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定標準。2.檔案柜應排列整齊，便于查找和利用。3.對重要檔案應采取備份措施，防止檔案損壞或丟失。4.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱檔案。2.團員、團干部因個人需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱公司團委檔案，須經公司團委負責人批準。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案供其查閱，并做好查閱登記工作。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經公司團委負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。2.查閱檔案時，應在檔案管理室內進行，不得擅自將檔案帶出室外。3.借閱的檔案應按時歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱者應承擔相應責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.公司團委定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案管理人員和相關部門負責人組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的內容、來源、時間等因素，綜合考慮其歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.對經過鑒定確無保存價值的檔案，編制銷毀清冊，報公司團委負責人批準。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現(xiàn)公司團委檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。（二）信息化管理措施1.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，將檔案目錄和重要檔案的全文進行數(shù)字化存儲。2.利用檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的