公章便函使用管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公章及便函的使用管理，規(guī)范公章及便函使用行為，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工。（三）定義1.公章：指公司正式對(duì)外使用的印章，包括公司公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章等。2.便函：指公司用于內(nèi)部溝通、聯(lián)系、說(shuō)明事項(xiàng)等的非正式文件，以公司名義發(fā)出，但不具備正式公文的格式和效力。二、公章管理（一）公章的刻制1.公司公章的刻制由行政部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司設(shè)立、變更等相關(guān)文件，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理刻章手續(xù)。2.刻制完成的公章，必須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人驗(yàn)收合格后，方可啟用。（二）公章的保管1.公司公章由行政部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，保管人員必須具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，確保公章安全。2.公章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT(mén)的印章保管箱內(nèi)，實(shí)行雙人保管制度，即由保管人員和監(jiān)督人員共同保管鑰匙。3.公章保管人員不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要臨時(shí)交接，必須經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理交接手續(xù)。（三）公章的使用1.使用申請(qǐng)公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要使用公章時(shí)，必須填寫(xiě)《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用章事由、用章內(nèi)容、用章時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。涉及公司重大事項(xiàng)、合同簽訂、對(duì)外擔(dān)保等重要文件用章，必須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。2.審核批準(zhǔn)《公章使用申請(qǐng)表》提交后，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)用章申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核用章事由是否合理、用章內(nèi)容是否準(zhǔn)確、用章時(shí)間是否合適等。對(duì)于符合規(guī)定的用章申請(qǐng)，行政部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署審核意見(jiàn)后，報(bào)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。3.蓋章登記公章保管人員在蓋章前，必須再次核對(duì)用章申請(qǐng)及相關(guān)文件，確保無(wú)誤后，方可蓋章。蓋章時(shí)應(yīng)使用紅色印泥，確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜。蓋章后，保管人員應(yīng)在《公章使用登記表》上詳細(xì)記錄用章時(shí)間、用章內(nèi)容、用章文件名稱(chēng)、用章部門(mén)、用章人等信息，并由用章人簽字確認(rèn)。（四）公章的停用與銷(xiāo)毀1.因公司名稱(chēng)變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因，導(dǎo)致公章不再使用時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將公章收回，并辦理停用手續(xù)。2.停用的公章應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)核對(duì)，確保公章安全。3.對(duì)于需要銷(xiāo)毀的公章，行政部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《公章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀，并在《公章銷(xiāo)毀登記表》上記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式、監(jiān)銷(xiāo)人等信息。三、便函管理（一）便函的起草1.公司內(nèi)部各部門(mén)需要起草便函時(shí)，應(yīng)根據(jù)工作需要，明確便函的主題、內(nèi)容、發(fā)送對(duì)象等信息。2.便函內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、準(zhǔn)確無(wú)誤，語(yǔ)言規(guī)范，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯。3.便函起草完成后，起草人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)內(nèi)容，確保無(wú)誤后，提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。（二）便函的審核1.部門(mén)負(fù)責(zé)人收到便函草稿后，應(yīng)認(rèn)真審核便函內(nèi)容，重點(diǎn)審核便函的主題是否明確、內(nèi)容是否符合公司政策和規(guī)定、語(yǔ)言表達(dá)是否準(zhǔn)確等。2.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、敏感信息或可能對(duì)公司產(chǎn)生重大影響的便函，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行討論研究，確保便函內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。3.審核通過(guò)的便函，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)簽署審核意見(jiàn)，并注明審核日期。（三）便函的編號(hào)與登記1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司便函進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)管理，編號(hào)規(guī)則為：年份+月份+序號(hào)。例如：202305001，表示2023年5月第1號(hào)便函。2.便函起草人在提交審核前，應(yīng)將便函編號(hào)填寫(xiě)在便函首頁(yè)右上角。3.行政部門(mén)收到審核通過(guò)的便函后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，記錄便函編號(hào)、主題、內(nèi)容摘要、發(fā)送對(duì)象、起草部門(mén)、起草人、審核人、發(fā)送日期等信息。（四）便函的發(fā)送1.便函登記完成后，行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)便函內(nèi)容和發(fā)送對(duì)象，選擇合適的發(fā)送方式，如郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)、專(zhuān)人送達(dá)等。2.采用郵件發(fā)送便函時(shí)，應(yīng)確保郵件主題明確、正文內(nèi)容完整，并在郵件附件中添加便函電子版。同時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)收件人郵箱地址，避免因地址錯(cuò)誤導(dǎo)致便函無(wú)法送達(dá)。3.采用內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)送便函時(shí)，應(yīng)按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行操作，確保便函準(zhǔn)確無(wú)誤地發(fā)送至指定人員。4.采用專(zhuān)人送達(dá)便函時(shí)，送達(dá)人員應(yīng)確保便函及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)收件人，并要求收件人在《便函送達(dá)回執(zhí)》上簽字確認(rèn)。（五）便函的存檔1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司便函進(jìn)行整理歸檔，確保便函資料的完整性和可查性。2.便函存檔時(shí)，應(yīng)按照便函編號(hào)順序進(jìn)行排列，并存放在專(zhuān)門(mén)的文件柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備中。3.對(duì)于重要的便函，行政部門(mén)應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立公章及便函使用監(jiān)督小組，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員。2.監(jiān)督小組負(fù)責(zé)定期對(duì)公司公章及便函的使用情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查用章申請(qǐng)、審核批準(zhǔn)、蓋章登記、便函起草審核、發(fā)送存檔等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.公章使用檢查檢查《公章使用申請(qǐng)表》填寫(xiě)是否完整、準(zhǔn)確，用章事由是否合理，審批手續(xù)是否齊全。核對(duì)《公章使用登記表》記錄是否真實(shí)、準(zhǔn)確，蓋章時(shí)間、蓋章內(nèi)容、用章人等信息是否一致。檢查公章保管是否安全，是否存在擅自轉(zhuǎn)借、丟失等情況。2.便函使用檢查檢查便函起草是否符合規(guī)定，內(nèi)容是否準(zhǔn)確、規(guī)范，審核手續(xù)是否齊全。核對(duì)便函編號(hào)與登記記錄是否一致，發(fā)送方式是否正確，送達(dá)回執(zhí)是否齊全。檢查便函存檔是否完整、有序，是否便于查閱。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用公章及便函的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰。2.對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，如未按規(guī)定填寫(xiě)申請(qǐng)表、未履行審核手續(xù)等，公司將對(duì)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令其立即改正。3.對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，如擅自使用公章、偽造便函等，公司將依法追究責(zé)任人的法律責(zé)任，并給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如警告、記過(guò)、降職、撤職等。4.因違規(guī)使用公章及便函給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五