醫(yī)院合同編碼管理制度總則一、目的為規(guī)范醫(yī)院合同管理，提高合同管理效率，確保合同的合法性、真實性、完整性和安全性，特制定本制度。本制度適用于醫(yī)院內(nèi)所有合同的編碼、登記、歸檔、查詢等管理工作。二、適用范圍本制度適用于醫(yī)院與供應(yīng)商、承包商、合作伙伴、員工等各方簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、服務(wù)合同、勞動合同、租賃合同等。三、管理原則1.統(tǒng)一編碼原則：醫(yī)院所有合同均采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則進(jìn)行編碼，以確保合同管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。2.分類管理原則：根據(jù)合同的性質(zhì)、內(nèi)容和用途，將合同分為不同的類別進(jìn)行管理，便于合同的查詢、統(tǒng)計和分析。3.登記備案原則：醫(yī)院對每一份合同進(jìn)行登記備案，記錄合同的基本信息、簽訂日期、履行情況等，以便于合同的跟蹤和管理。4.保密原則：醫(yī)院對合同的內(nèi)容和相關(guān)信息進(jìn)行保密，未經(jīng)授權(quán)不得向任何單位和個人披露合同的內(nèi)容。四、管理機構(gòu)及職責(zé)1.醫(yī)院設(shè)立合同管理辦公室，負(fù)責(zé)醫(yī)院合同管理的日常工作。合同管理辦公室設(shè)在醫(yī)院辦公室，由辦公室主任兼任合同管理辦公室主任。2.合同管理辦公室的主要職責(zé)包括：（1）制定醫(yī)院合同編碼管理制度，并組織實施；（2）負(fù)責(zé)醫(yī)院合同的編碼、登記、歸檔、查詢等管理工作；（3）對醫(yī)院合同的簽訂、履行、變更、解除等進(jìn)行監(jiān)督和管理；（4）協(xié)調(diào)解決醫(yī)院合同管理中出現(xiàn)的問題，提出改進(jìn)建議；（5）完成醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他合同管理工作。3.醫(yī)院各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門合同的管理工作，配合合同管理辦公室做好合同的編碼、登記、歸檔等管理工作。合同編碼規(guī)則一、編碼結(jié)構(gòu)醫(yī)院合同編碼采用12位數(shù)字編碼，結(jié)構(gòu)如下：12位：合同類別代碼34位：年份代碼56位：月份代碼78位：合同序號代碼912位：校驗碼二、合同類別代碼根據(jù)合同的性質(zhì)和用途，將合同分為以下幾類，并分別賦予相應(yīng)的類別代碼：1.采購合同：012.服務(wù)合同：023.勞動合同：034.租賃合同：045.其他合同：05三、年份代碼年份代碼為合同簽訂年份的后兩位數(shù)字，如2023年的年份代碼為23。四、月份代碼月份代碼為合同簽訂月份的兩位數(shù)字，如1月的月份代碼為01，12月的月份代碼為12。五、合同序號代碼合同序號代碼為合同簽訂的順序號，從01開始依次遞增，如1月簽訂的第一份合同的合同序號代碼為01，1月簽訂的第二份合同的合同序號代碼為02，以此類推。六、校驗碼校驗碼采用CRC16校驗算法生成，用于校驗合同編碼的正確性。校驗碼的生成方法如下：1.將合同編碼的前11位數(shù)字按照從左到右的順序依次排列，得到一個11位的二進(jìn)制數(shù)；2.使用CRC16校驗算法對該二進(jìn)制數(shù)進(jìn)行校驗，得到一個16位的校驗碼；3.將校驗碼的后4位數(shù)字作為合同編碼的校驗碼。合同編碼登記與備案一、合同編碼的申請與分配1.醫(yī)院各部門在簽訂合同前，應(yīng)向合同管理辦公室申請合同編碼。申請合同編碼時，應(yīng)填寫《合同編碼申請表》（附件1），并提交合同的相關(guān)資料，包括合同文本、談判記錄、審批文件等。2.合同管理辦公室收到《合同編碼申請表》后，應(yīng)根據(jù)合同的類別、年份、月份等信息，為合同分配唯一的合同編碼，并將合同編碼填寫在《合同編碼申請表》上。3.合同管理辦公室將分配的合同編碼通知申請部門，并將合同編碼登記在《合同編碼登記冊》（附件2）上。二、合同編碼的登記1.醫(yī)院各部門在簽訂合同后，應(yīng)將合同的基本信息填寫在《合同登記表》（附件3）上，并將合同文本、談判記錄、審批文件等相關(guān)資料一并提交給合同管理辦公室。2.合同管理辦公室收到合同相關(guān)資料后，應(yīng)將合同的基本信息錄入合同管理系統(tǒng)，并將合同編碼填寫在《合同登記表》上。3.合同管理辦公室將《合同登記表》和合同相關(guān)資料歸檔保存，以備查詢和管理。三、合同編碼的變更與注銷1.合同在履行過程中，如發(fā)生合同主體變更、合同金額變更、合同履行期限變更等情況，應(yīng)及時向合同管理辦公室申請合同編碼的變更。申請合同編碼變更時，應(yīng)填寫《合同編碼變更申請表》（附件4），并提交相關(guān)的變更資料，包括變更協(xié)議、審批文件等。2.合同管理辦公室收到《合同編碼變更申請表》后，應(yīng)根據(jù)變更情況對合同編碼進(jìn)行變更，并將變更后的合同編碼填寫在《合同編碼變更申請表》上。3.合同管理辦公室將變更后的合同編碼通知申請部門，并將變更后的合同信息錄入合同管理系統(tǒng)。4.合同履行完畢或終止后，合同管理辦公室應(yīng)及時注銷合同編碼，并將注銷情況記錄在《合同編碼注銷登記表》（附件5）上。合同編碼的使用與查詢一、合同編碼的使用1.醫(yī)院各部門在簽訂合同、履行合同、查詢合同等過程中，應(yīng)使用合同編碼進(jìn)行標(biāo)識和管理，不得使用其他方式進(jìn)行標(biāo)識和管理。2.合同管理辦公室在進(jìn)行合同管理工作時，應(yīng)使用合同編碼進(jìn)行查詢和統(tǒng)計，不得使用其他方式進(jìn)行查詢和統(tǒng)計。二、合同編碼的查詢1.醫(yī)院各部門可以通過合同管理系統(tǒng)查詢本部門簽訂的合同的基本信息和履行情況。查詢時，應(yīng)輸入合同編碼或合同相關(guān)信息，如合同主體、合同金額、合同履行期限等。2.合同管理辦公室可以通過合同管理系統(tǒng)查詢醫(yī)院所有合同的基本信息和履行情況。查詢時，應(yīng)輸入合同編碼、合同類別、年份、月份等查詢條件，系統(tǒng)將自動匹配符合條件的合同信息并顯示出來。附則一、本制度由醫(yī)院合同管理辦公室負(fù)責(zé)解釋和修訂。二、本制度自發(fā)布之日起施行。附件