制定檔案借閱管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案借閱行為，提高檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。（三）基本原則1.檔案借閱必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自借閱檔案。2.檔案借閱應(yīng)遵循“誰(shuí)借閱、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，確保檔案的安全和保密。3.檔案借閱應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理相應(yīng)的手續(xù)。二、檔案借閱的范圍（一）公司各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、報(bào)告等紙質(zhì)檔案。（二）公司各類電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)記錄等電子檔案。（三）公司重要會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等檔案。（四）公司員工人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。（五）其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。三、檔案借閱的審批流程（一）內(nèi)部員工借閱1.借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交給所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，并簽署意見(jiàn)。3.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，提交給檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)審核借閱申請(qǐng)的合理性和必要性，并簽署意見(jiàn)。4.申請(qǐng)表經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，借閱人方可到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。（二）外部單位或個(gè)人借閱1.外部單位或個(gè)人如需借閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提出書(shū)面申請(qǐng)，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并加蓋單位公章。2.公司收到外部單位或個(gè)人的借閱申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核，如認(rèn)為確有必要，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱申請(qǐng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)與外部單位或個(gè)人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并要求外部單位或個(gè)人提供有效身份證明。4.外部單位或個(gè)人應(yīng)按照《檔案借閱協(xié)議》的約定，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。四、檔案借閱的期限（一）內(nèi)部員工借閱1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）外部單位或個(gè)人借閱1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。五、檔案借閱的歸還（一）借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（二）借閱人歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整和無(wú)損，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。（三）檔案管理部門(mén)在收到歸還的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通解決。六、檔案借閱的保密要求（一）借閱人應(yīng)對(duì)所借閱的檔案嚴(yán)格保密，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱人不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。（三）借閱人如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（四）借閱人在借閱檔案期間，應(yīng)妥善保管檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。七、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。（二）公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案借閱管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（三）公司員工有權(quán)對(duì)檔案借閱過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，公司應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。八、檔案借閱的處罰措施（一）借閱人如有違反本制度的行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰。（二）如因借閱人的違規(guī)行為導(dǎo)致檔案損壞、丟失或泄露，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并照價(jià)賠償公司的經(jīng)濟(jì)損失。（三）對(duì)違反本制度的部門(mén)負(fù)責(zé)人，公司將視情節(jié)輕重