單位公務郵箱管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范單位公務郵箱的使用與管理，確保信息傳遞的安全、準確、及時、高效，提高工作效率，促進單位各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位全體在職員工。（三）基本原則1.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保公務郵箱信息安全，防止信息泄露。2.規(guī)范使用原則：按照規(guī)定的流程和要求使用公務郵箱，保證郵件內容的規(guī)范性和合法性。3.及時高效原則：及時收發(fā)、處理公務郵件，提高工作效率，不得延誤重要公務信息的傳遞。二、郵箱申請與開通（一）申請流程1.新入職員工或因工作需要開通公務郵箱的員工，應填寫《公務郵箱開通申請表》，詳細注明姓名、部門、崗位、聯系電話等信息，并說明申請開通郵箱的原因。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據工作實際情況，對申請進行認真審核，簽署意見后報人事部門。3.人事部門對申請表進行終審，審核通過后為員工開通公務郵箱，并將郵箱賬號和初始密碼告知員工本人。（二）郵箱命名規(guī)則公務郵箱賬號采用員工姓名全拼的小寫形式，例如：zhangsan@[單位域名]。三、郵箱使用規(guī)范（一）郵件收發(fā)1.及時處理：員工應每天定時登錄公務郵箱，及時收發(fā)郵件，對重要郵件要在收到后的一個工作日內進行處理，并給予明確回復。對于緊急郵件，應立即處理并回復。2.主題明確：郵件主題應簡潔明了，準確概括郵件主要內容，便于收件人快速了解郵件主旨。3.內容規(guī)范：郵件內容應語言規(guī)范、條理清晰、邏輯嚴謹，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯和語句。如有附件，應在郵件正文中注明附件名稱，并確保附件內容與郵件主題相關，且格式清晰、易于閱讀。4.禮貌用語：郵件往來應使用禮貌用語，開頭要有稱呼，結尾要有署名和日期。對收件人要表示尊重，不得使用侮辱性、歧視性或不文明的語言。（二）郵件分類與存檔1.分類管理：員工應根據郵件的性質、內容和用途，對郵件進行分類管理，可設置“待辦事項”“重要通知”“工作匯報”“業(yè)務往來”等文件夾，以便快速查找和處理郵件。2.定期存檔：每月末，員工應對當月的郵件進行整理和存檔，將重要郵件備份至個人電腦或外部存儲設備，并按照年份和月份進行分類存儲，以便日后查閱和參考。（三）郵件轉發(fā)與抄送1.謹慎轉發(fā)：如需轉發(fā)郵件，應確保轉發(fā)內容與原郵件主題相關，且轉發(fā)時要注明轉發(fā)來源，不得擅自修改原郵件內容。對于涉及敏感信息或機密事項的郵件，未經批準不得轉發(fā)。2.合理抄送：抄送郵件應遵循必要原則，只將與郵件內容相關且需要知曉的人員列入抄送名單，避免不必要的抄送，以免造成收件人的信息干擾。四、郵箱安全管理（一）密碼管理1.員工應妥善保管公務郵箱密碼，定期修改密碼，密碼設置應符合一定強度要求，包含字母、數字和特殊字符，長度不少于[X]位。2.不得將密碼告知他人，如因工作需要委托他人使用郵箱，應通過單位內部審批流程進行授權，并在使用完畢后及時修改密碼。（二）安全防范1.員工應安裝必要的殺毒軟件和防火墻，定期更新病毒庫，防止病毒、木馬等惡意軟件入侵郵箱系統。2.注意識別郵件來源，對于可疑郵件，如主題不明、附件異常、要求提供敏感信息等，不要輕易打開或點擊鏈接，應及時向單位信息安全部門報告。（三）信息保密1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和單位保密制度，不得利用公務郵箱傳遞、存儲、處理涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的信息。2.對于涉及單位重要工作、敏感信息或尚未公開的事項，應采取加密等安全措施進行郵件傳輸，并確保收件人具備相應的保密意識和安全條件。五、郵箱監(jiān)督與檢查（一）日常監(jiān)督1.各部門負責人應定期檢查本部門員工公務郵箱的使用情況，督促員工及時處理郵件，確保工作的正常開展。2.單位信息安全部門負責對公務郵箱系統進行日常監(jiān)控，及時發(fā)現和處理異常情況，保障郵箱系統的安全穩(wěn)定運行。（二）定期檢查1.人事部門會同信息安全部門定期對公務郵箱的使用情況進行全面檢查，檢查內容包括郵件收發(fā)記錄、分類存檔情況、密碼安全等。2.對于檢查中發(fā)現的問題，應及時向相關員工發(fā)出整改通知，要求其限期整改，并對整改情況進行跟蹤復查。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用公務郵箱的行為，將視情節(jié)輕重給予相應的處理，包括但不限于批評教育、警告、通報批評、扣減績效分數等。2.對于因違規(guī)使用公務郵箱導致信息泄露、造成單位損失的，將依法依規(guī)追究相關人員的責任。六、郵箱停用與注銷（一）停用情形1.員工離職、退休或因工作調動不再需要使用公務郵箱的，所在部門應及時通知人事部門辦理郵箱停用手續(xù)。2.員工長期未使用公務郵箱（連續(xù)超過[X]個月），經多次提醒仍未恢復正常使用的，人事部門可對其郵箱進行停用處理。（二）注銷流程1.郵箱停用后，員工應將郵箱內的重要郵件進行備份或轉移，并清空郵箱。2.填寫《公務郵箱注銷申請表》，經所在部門負責人審核后報人事部門。3.人事部門審核通過后，對郵箱進行注銷處理，并將相關情況告知員工本人。七、附