采購痕跡化管理制度一、總則（一）目的為加強公司采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購過程的可追溯性，保障公司利益，特制定本采購痕跡化管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.痕跡化原則：采購全過程應形成清晰、完整、可追溯的記錄。3.透明性原則：采購信息應公開透明，接受內(nèi)部監(jiān)督。4.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的合理性和效益最大化。二、采購計劃與預算管理（一）采購計劃1.各部門應根據(jù)業(yè)務需求，提前制定年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應詳細列出所需物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間等內(nèi)容。2.采購計劃需經(jīng)部門負責人審核后報采購部門。采購部門匯總各部門采購計劃，結合庫存情況進行綜合平衡，制定公司整體采購計劃，并提交公司管理層審批。（二）采購預算1.采購預算是公司年度預算的重要組成部分。各部門應根據(jù)采購計劃編制相應的采購預算，明確采購項目的資金來源和金額。2.采購預算需經(jīng)財務部門審核，確保預算的合理性和資金的可行性。公司管理層根據(jù)財務審核意見對采購預算進行審批。3.采購部門應嚴格按照批準的采購預算執(zhí)行采購任務，不得擅自突破預算。如因特殊情況需要調(diào)整采購預算，應按規(guī)定程序重新審批。三、采購流程管理（一）采購申請1.需求部門根據(jù)采購計劃填寫采購申請表，詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術要求、交貨時間、用途等信息，并簽字確認。2.采購申請表經(jīng)部門負責人審核同意后提交采購部門。對于金額較大或特殊的采購申請，還需報公司相關領導審批。（二）供應商選擇與管理1.采購部門接到采購申請后，應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。供應商應具備合法經(jīng)營資格、良好的商業(yè)信譽、較強的供應能力和質(zhì)量保證能力。2.采購部門組織相關人員對供應商進行評估和篩選，評估內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)、業(yè)績、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務等方面。根據(jù)評估結果，選擇合格的供應商，并建立合格供應商名錄。3.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同或協(xié)議，明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等條款。（三）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)采購合同或協(xié)議，向供應商下達采購訂單。采購訂單應包含采購申請表的主要信息，并注明訂單編號、訂單日期、預計交貨日期等內(nèi)容。2.采購訂單下達后，采購部門應跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。（四）到貨驗收1.物資到貨前，采購部門應通知倉庫管理部門做好驗收準備工作。倉庫管理部門應根據(jù)采購訂單和相關標準對到貨物資進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。驗收人員應填寫驗收報告，詳細記錄驗收情況。如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題等，應及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決。3.對于重要物資或服務的采購，采購部門應組織相關專業(yè)人員進行聯(lián)合驗收，確保驗收結果的準確性和可靠性。（五）付款結算1.物資驗收合格后，采購部門應及時整理相關資料，提交財務部門辦理付款結算手續(xù)。資料包括采購合同或協(xié)議、采購訂單、驗收報告、發(fā)票等。2.財務部門根據(jù)公司財務制度和采購合同的約定，對采購款項進行審核和支付。付款方式應符合公司規(guī)定，確保資金安全。3.在付款過程中，如發(fā)現(xiàn)供應商提供的發(fā)票等資料存在問題，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，要求其提供正確、合法的資料，以保證付款工作的順利進行。四、采購痕跡化記錄要求（一）文件記錄1.采購過程中產(chǎn)生的各種文件，如采購申請表、采購合同或協(xié)議、采購訂單、驗收報告、發(fā)票等，應妥善保存。文件應清晰、完整、準確，能夠真實反映采購活動的全過程。2.文件記錄應按照類別和時間順序進行整理歸檔，便于查閱和追溯。歸檔文件應注明文件名稱、編號、日期、保存期限等信息。（二）電子記錄1.公司鼓勵使用電子信息系統(tǒng)進行采購管理，實現(xiàn)采購信息的電子化記錄和存儲。采購相關的電子數(shù)據(jù)應定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.電子記錄應具備可查詢、可追溯、可打印等功能，能夠滿足公司內(nèi)部審計和管理的需要。電子記錄的格式應符合公司信息系統(tǒng)的要求，并與紙質(zhì)記錄保持一致。（三）記錄保存期限1.采購痕跡化記錄的保存期限應符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。一般情況下，采購文件記錄應保存[X]年，電子記錄應保存[X]年，以備審計、查詢等需要。2.對于涉及公司重大利益、法律糾紛等特殊情況的采購記錄，應按照相關規(guī)定延長保存期限，直至問題解決。五、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購過程的合規(guī)性、痕跡化記錄的完整性等情況。2.采購部門應建立內(nèi)部自查機制，定期對采購工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。采購部門負責人應定期向公司管理層匯報采購工作情況，包括采購計劃執(zhí)行情況、供應商管理情況、采購成本控制情況等。（二）考核評價1.人力資源部門將采購工作納入員工績效考核體系，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、廉潔自律等方面進行考核評價。2.考核指標包括采購任務完成率、采購成本控制情況、采購物資質(zhì)量合格率、供應商滿意度、內(nèi)部服務滿意度等。根據(jù)考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的采購人員給予獎勵，對存在問題的采購人員進行批評教育和相應的處罰。六、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.在采購活動中，如有下列行為之一的，視為違規(guī)行為：違反國家法律法規(guī)和公司規(guī)定進行采購操作。未按規(guī)定進行采購計劃申報、審批，擅自采購。采購過程中存在收受供應商賄賂、回扣等不正當利益行為。故意隱瞞采購信息，提供虛假采購文件。未嚴格執(zhí)行采購合同或協(xié)議，給公司造成損失。采購痕跡化記錄不完整、不準確，導致采購活動無法追溯。其他違反本制度的行為。（二）責任追究方式1.對于違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關責任人批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，違規(guī)責任人應承擔相應的賠償責任。3.構成犯罪的，將依法移送司法機關追究刑事責任。七、附則（一）解釋權本制度由公司采購部門負責