街道辦文書管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)街道辦文書管理工作，確保文書處理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于街道辦各部門、各社區(qū)在日常工作中形成、處理和管理的各類文書。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文書的格式、內(nèi)容、表述等應(yīng)符合國家法律法規(guī)、政策要求及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保準(zhǔn)確無誤、規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：文書的起草、審核、傳遞、辦理等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限要求進(jìn)行，做到及時(shí)、快捷，避免拖延積壓。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文書的保密管理，防止文書內(nèi)容泄露，確保文書信息安全。4.精簡實(shí)用原則：文書的制作應(yīng)注重實(shí)效，力求精簡，避免冗長繁瑣，做到內(nèi)容簡潔明了、重點(diǎn)突出。二、文書種類及定義（一）上行文街道辦向上級(jí)政府部門報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告等文書，用于請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)或匯報(bào)工作情況。（二）下行文街道辦向下級(jí)部門、社區(qū)發(fā)布的決定、通知、通報(bào)、批復(fù)等文書，用于傳達(dá)方針政策、部署工作任務(wù)、告知事項(xiàng)等。（三）平行文街道辦與同級(jí)或不相隸屬的單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)時(shí)使用的函等文書。（四）內(nèi)部文書街道辦各部門之間、部門與社區(qū)之間在工作中形成的通知、報(bào)告、紀(jì)要、簡報(bào)、工作方案、總結(jié)等文書，用于溝通信息、協(xié)調(diào)工作、記錄工作進(jìn)展等。三、文書起草（一）起草要求1.主題明確：文書應(yīng)圍繞明確的主題展開，觀點(diǎn)清晰，內(nèi)容具體，避免含混不清、模棱兩可。2.結(jié)構(gòu)合理：根據(jù)文書的種類和內(nèi)容，合理安排篇章結(jié)構(gòu)，層次分明，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。3.語言規(guī)范：使用規(guī)范的漢字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和計(jì)量單位，語言表達(dá)準(zhǔn)確、簡潔、通順，避免使用生僻字、錯(cuò)別字和語病。4.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：涉及的數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，來源準(zhǔn)確，引用的數(shù)據(jù)應(yīng)注明出處。（二）起草流程1.明確任務(wù)：根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門或人員確定文書起草任務(wù)，并指定專人負(fù)責(zé)起草。2.收集資料：起草人員應(yīng)廣泛收集與文書主題相關(guān)的政策法規(guī)、文件資料、工作數(shù)據(jù)等，為起草工作提供充分的依據(jù)。3.擬定提綱：在收集資料的基礎(chǔ)上，起草人員應(yīng)擬定文書的提綱，明確文書的主要內(nèi)容和結(jié)構(gòu)框架。4.撰寫初稿：按照提綱要求，起草人員認(rèn)真撰寫文書初稿，確保內(nèi)容完整、表述準(zhǔn)確。5.審核修改：初稿完成后，起草人員應(yīng)進(jìn)行自我審核，對(duì)內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、語言等方面進(jìn)行修改完善。然后將初稿提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)提出修改意見，起草人員根據(jù)意見進(jìn)行修改，形成送審稿。四、文書審核（一）審核內(nèi)容1.合法性：審核文書內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、政策要求，是否存在違法違規(guī)問題。2.準(zhǔn)確性：審核文書的觀點(diǎn)是否正確，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，表述是否清晰，有無歧義。3.規(guī)范性：審核文書的格式、文種、行文規(guī)則等是否符合規(guī)定要求。4.完整性：審核文書的內(nèi)容是否完整，是否涵蓋了應(yīng)表達(dá)的各項(xiàng)要點(diǎn)，有無遺漏。（二）審核流程1.部門審核：送審稿提交后，先由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審查文書內(nèi)容，對(duì)不符合要求的地方提出修改意見，退回起草人員進(jìn)行修改。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審核：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過的送審稿，提交分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)文書的內(nèi)容、質(zhì)量、格式等進(jìn)行全面審查，提出審核意見，必要時(shí)可召集相關(guān)人員進(jìn)行討論研究。對(duì)于重要文書或涉及重大事項(xiàng)的文書，分管領(lǐng)導(dǎo)審核后還需報(bào)街道辦主要領(lǐng)導(dǎo)審閱。3.綜合審核：對(duì)于一些涉及多個(gè)部門或綜合性較強(qiáng)的文書，由街道辦綜合辦公室組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核。聯(lián)合審核應(yīng)充分聽取各部門的意見，對(duì)文書內(nèi)容進(jìn)行全面把關(guān)，確保文書質(zhì)量。五、文書簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.街道辦主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)簽發(fā)以街道辦名義發(fā)布的重要文件、向上級(jí)政府部門報(bào)送的請(qǐng)示和報(bào)告等。2.分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)簽發(fā)分管部門起草的文件、批復(fù)等，涉及其他部門工作的，應(yīng)征求相關(guān)部門意見后再行簽發(fā)。3.部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)簽發(fā)本部門起草的一般性文件、通知等。（二）簽發(fā)流程文書經(jīng)審核通過后，由起草人員填寫《文書簽發(fā)單》，注明文書名稱、文號(hào)、主送單位、抄送單位、起草部門、審核意見、簽發(fā)意見等內(nèi)容，按照簽發(fā)權(quán)限依次送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時(shí)應(yīng)認(rèn)真審閱文書內(nèi)容，簽署明確的意見，并注明簽發(fā)日期。六、文書編號(hào)（一）編號(hào)規(guī)則1.街道辦各類文書應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)由年份、部門代碼、文書類別代碼、順序號(hào)組成。2.年份采用公元紀(jì)年，用阿拉伯?dāng)?shù)字全稱標(biāo)注，如“[具體年份]”。3.部門代碼根據(jù)街道辦各部門的職能分工設(shè)定，用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。4.文書類別代碼根據(jù)文書的種類設(shè)定，上行文用“1”表示，下行文用“2”表示，平行文用“3”表示，內(nèi)部文書用“4”表示。5.順序號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，按年度、類別依次編排。（二）編號(hào)示例如街道辦綜合辦公室在[具體年份]起草的第5份下行文，編號(hào)為：[具體年份]012005七、文書印發(fā)（一）印發(fā)流程1.文書簽發(fā)后，由起草部門將《文書簽發(fā)單》及文書定稿一并送交街道辦綜合辦公室。2.綜合辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文書進(jìn)行排版、校對(duì)，確保文書格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.排版校對(duì)完成后，綜合辦公室根據(jù)文書的主送單位、抄送單位、印發(fā)份數(shù)等信息，進(jìn)行印刷或復(fù)印。4.印刷或復(fù)印完成后，綜合辦公室對(duì)文書進(jìn)行整理、裝訂，并按照規(guī)定的發(fā)送渠道及時(shí)發(fā)送給相關(guān)單位和人員。（二）印發(fā)份數(shù)文書印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)工作需要合理確定，避免過多或過少。一般情況下，上行文、下行文的印發(fā)份數(shù)根據(jù)主送單位、抄送單位的數(shù)量確定；內(nèi)部文書的印發(fā)份數(shù)根據(jù)工作實(shí)際需求確定，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取文書信息。八、文書登記（一）登記內(nèi)容建立文書登記臺(tái)賬，對(duì)街道辦各類文書的收文、發(fā)文情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文書編號(hào)、文書名稱、文號(hào)、來文單位（發(fā)文單位）、日期、密級(jí)、份數(shù)、處理情況等。（二）登記要求1.及時(shí)登記：文書收發(fā)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。2.專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)文書登記工作，保證登記工作的連續(xù)性和準(zhǔn)確性。3.定期核對(duì)：定期對(duì)文書登記臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，確保登記信息與實(shí)際文書情況相符，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查找原因并進(jìn)行糾正。九、文書傳閱（一）傳閱范圍根據(jù)文書內(nèi)容和工作需要，確定文書的傳閱范圍。一般情況下，涉及街道辦全局性工作、重要決策等文件應(yīng)在街道辦領(lǐng)導(dǎo)班子成員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人范圍內(nèi)傳閱；涉及部門業(yè)務(wù)工作的文件應(yīng)在本部門及相關(guān)部門人員范圍內(nèi)傳閱；涉及社區(qū)工作的文件應(yīng)在相關(guān)社區(qū)工作人員范圍內(nèi)傳閱。（二）傳閱流程1.文書登記后，由綜合辦公室按照傳閱范圍進(jìn)行傳閱。傳閱時(shí)，應(yīng)填寫《文書傳閱單》，注明文書名稱、文號(hào)、傳閱人、傳閱時(shí)間等信息。2.傳閱人接到文書后，應(yīng)在《文書傳閱單》上簽字，并注明傳閱時(shí)間。傳閱人應(yīng)及時(shí)閱讀文書內(nèi)容，如有意見或建議，可在《文書傳閱單》上注明，然后將文書傳遞給下一位傳閱人。3.傳閱完畢后，傳閱人應(yīng)將《文書傳閱單》交回綜合辦公室，綜合辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文書進(jìn)行收回整理，并根據(jù)傳閱情況進(jìn)行跟蹤催辦。十、文書辦理（一）收文辦理1.簽收登記：收到上級(jí)部門、其他單位或社區(qū)發(fā)來的文書后，由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)簽收，并按照文書登記要求進(jìn)行詳細(xì)登記。2.初審分辦：對(duì)收文進(jìn)行初步審核，根據(jù)文書內(nèi)容和性質(zhì)，確定分辦意見，及時(shí)送街道辦領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門閱批。3.承辦傳閱：承辦部門或人員接到交辦的文書后，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限要求認(rèn)真辦理，并在辦理過程中及時(shí)向交辦部門反饋辦理進(jìn)展情況。對(duì)于需要傳閱的文書，按照文書傳閱流程進(jìn)行傳閱。4.催辦督辦：綜合辦公室對(duì)收文辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，及時(shí)掌握辦理進(jìn)度，對(duì)逾期未辦的事項(xiàng)進(jìn)行督辦，確保文書辦理工作按時(shí)完成。5.答復(fù)歸檔：文書辦理完畢后，承辦部門或人員應(yīng)及時(shí)將辦理結(jié)果反饋給來文單位，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。（二）發(fā)文辦理1.擬稿審核：按照文書起草、審核的要求，完成發(fā)文擬稿和審核工作。2.簽發(fā)印發(fā)：經(jīng)審核通過的文書，按照文書簽發(fā)的權(quán)限和流程進(jìn)行簽發(fā)，然后由綜合辦公室進(jìn)行印發(fā)。3.分發(fā)歸檔：印發(fā)后的文書按照規(guī)定的發(fā)送渠道及時(shí)分發(fā)，并將發(fā)文原稿及相關(guān)資料整理歸檔。（三）內(nèi)部文書辦理1.起草審核：內(nèi)部文書的起草和審核按照本制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.審批印發(fā)：內(nèi)部文書經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合辦公室進(jìn)行印發(fā)，并按照規(guī)定的范圍進(jìn)行分發(fā)。3.執(zhí)行反饋：各部門和社區(qū)應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行內(nèi)部文書要求的工作任務(wù)，并及時(shí)將執(zhí)行情況反饋給發(fā)文部門。十一、文書歸檔（一）歸檔范圍街道辦在工作中形成的具有保存價(jià)值的各類文書材料，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文書、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.齊全完整：歸檔的文書材料應(yīng)齊全完整，能夠全面反映街道辦的工作情況和歷史面貌。2.分類準(zhǔn)確：按照文書的種類、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保歸檔文件分類科學(xué)、便于查找。3.裝訂規(guī)范：歸檔的文書材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，保持整齊美觀，便于長期保存。4.編目清晰：編制歸檔文件目錄，注明文件編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，確保目錄清晰準(zhǔn)確，便于檢索利用。（三）歸檔流程1.整理分類：各部門和社區(qū)在每年年底前，將本年度形成的文書材料進(jìn)行整理分類，按照歸檔要求進(jìn)行初步整理。2.移交審核：整理完成后，各部門和社區(qū)將文書材料移交街道辦綜合辦公室。綜合辦公室對(duì)移交的文書材料進(jìn)行審核，對(duì)不符合歸檔要求的，退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充完善。3.裝訂編目：審核通過后，綜合辦公室對(duì)文書材料進(jìn)行裝訂，并按照規(guī)定編制歸檔文件目錄。4.上架存儲(chǔ)：將裝訂編目后的文書材料按照檔案管理要求上架存儲(chǔ)，建立檔案檢索系統(tǒng)，便于查詢利用。十二、文書借閱（一）借閱范圍因工作需要，街道辦內(nèi)部人員可以借閱已歸檔的文書。涉及保密內(nèi)容的文書，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行借閱。（二）借閱流程1.填寫申請(qǐng)表：借閱人需填寫《文書借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文書的名稱、文號(hào)、借閱時(shí)間、借閱用途等信息。2.審批簽字：申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，送綜合辦公室審批。綜合辦公室根據(jù)借閱情況進(jìn)行審核，對(duì)符合借閱規(guī)定的，由檔案管理人員簽字批準(zhǔn)。3.借閱登記：檔案管理人員按照申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行借閱登記，注明借閱人姓名、部門、借閱文書名稱、文號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.借閱歸還：借閱人憑借閱登記手續(xù)到檔案管理人員處領(lǐng)取文書，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查文書是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。十三、文書保密（一）保密措施1.加強(qiáng)教育：定期組織街道辦工作人員進(jìn)行保密知識(shí)培訓(xùn)，提高保密意識(shí)，增強(qiáng)保密技能。2.明確責(zé)任：明確各部門和人員的保密職責(zé)，簽訂保密責(zé)任書，確保保密工作責(zé)任到人。3.規(guī)范管理：對(duì)涉及國家秘密、工作秘密和敏感信息的文書，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，設(shè)置專門的保密場(chǎng)所，配備必要的保密設(shè)備。4.嚴(yán)格審批：對(duì)涉及保密內(nèi)容的文書起草、審核、印發(fā)、傳遞、借閱等環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行，確保保密措施落實(shí)到位。（二）保密期限根據(jù)文書內(nèi)容的性質(zhì)和重要程度，確定保密期限。保密期限屆滿后，經(jīng)審核批準(zhǔn)，可解除保密措施。十四、文書銷毀（一）銷毀范圍對(duì)已超過保管期限、失去保存價(jià)值或因其他原因需要銷毀的文書，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.鑒定審批：由綜合辦公室會(huì)同相關(guān)部門對(duì)擬銷毀的文書進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，報(bào)街道辦領(lǐng)導(dǎo)審批。2.造冊(cè)登