行政部鑰匙管理制度一、總則1.目的為加強公司鑰匙的管理，確保公司財物安全，規(guī)范鑰匙的使用、保管、交接等流程，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有辦公區(qū)域、倉庫、機房、車輛等場所鑰匙的管理。3.職責分工行政部負責公司鑰匙的統(tǒng)一管理，包括鑰匙的登記、發(fā)放、回收、保管等工作。各部門負責人負責本部門領(lǐng)用鑰匙的使用監(jiān)督及保管工作，并指定專人負責具體的鑰匙管理事務(wù)。財務(wù)部負責對因鑰匙丟失、損壞等原因?qū)е碌馁r償費用進行監(jiān)督和管理。二、鑰匙的分類與標識1.分類辦公區(qū)域鑰匙：包括辦公室門、文件柜、抽屜等鑰匙。公共區(qū)域鑰匙：如會議室、茶水間、衛(wèi)生間等公共區(qū)域的門鑰匙。倉庫鑰匙：各類物資倉庫、設(shè)備倉庫等的鑰匙。機房鑰匙：計算機機房、服務(wù)器機房等的鑰匙。車輛鑰匙：公司所有車輛的鑰匙。2.標識為便于識別和管理，對每把鑰匙進行統(tǒng)一編號，并在鑰匙上粘貼帶有編號的標識牌。標識牌應(yīng)注明鑰匙所屬區(qū)域、用途等信息。三、鑰匙的登記與發(fā)放1.登記行政部設(shè)立專門的鑰匙登記臺賬，詳細記錄每把鑰匙的編號、所屬區(qū)域、用途、領(lǐng)取人、領(lǐng)取時間等信息。新購置或新配置的鑰匙，行政部應(yīng)在收到后及時進行登記。2.發(fā)放因工作需要領(lǐng)用鑰匙的人員，需填寫《鑰匙領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用鑰匙的編號、用途、預(yù)計歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準。行政部根據(jù)《鑰匙領(lǐng)用申請表》進行審核，審核通過后發(fā)放鑰匙，并在鑰匙登記臺賬上記錄領(lǐng)取人及領(lǐng)取時間。對于重要場所（如機房、財務(wù)室等）的鑰匙，原則上僅限相關(guān)負責人或授權(quán)人員領(lǐng)用，特殊情況需經(jīng)公司領(lǐng)導批準。四、鑰匙的使用與保管1.使用規(guī)定領(lǐng)用鑰匙的人員應(yīng)妥善使用鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作用途。開啟房門或其他設(shè)備時，應(yīng)正確插入鑰匙，避免用力過猛或不正確操作導致鑰匙損壞。使用完畢后，應(yīng)及時將鑰匙歸還至指定保管人或交回行政部。2.保管要求各部門指定的鑰匙保管人應(yīng)將鑰匙妥善保管，防止丟失、損壞或被盜。鑰匙保管人應(yīng)將鑰匙存放在安全、干燥、便于取用的地方，不得隨意放置或與其他物品混放。對于重要場所的鑰匙，應(yīng)采取必要的安全保管措施，如配備保險箱、鑰匙柜等，并設(shè)置專人負責保管。五、鑰匙的交接1.人員變動交接員工離職、崗位調(diào)動或工作交接時，應(yīng)將所領(lǐng)用的鑰匙全部歸還行政部或交接給新的責任人。交接雙方應(yīng)填寫《鑰匙交接清單》，詳細記錄交接鑰匙的編號、數(shù)量、用途等信息，并簽字確認。行政部負責監(jiān)督交接過程，確保鑰匙交接清楚、準確。2.臨時保管交接因特殊原因需臨時委托他人保管鑰匙時，委托人和受托人應(yīng)填寫《鑰匙臨時交接單》，注明委托保管的鑰匙編號、用途、委托時間、預(yù)計歸還時間等信息，并簽字確認。受托人應(yīng)按照委托人的要求妥善保管鑰匙，在規(guī)定時間內(nèi)歸還。六、鑰匙的維修與更換1.維修發(fā)現(xiàn)鑰匙損壞時，鑰匙保管人應(yīng)及時向行政部報告。行政部對損壞的鑰匙進行檢查評估，確定是否能夠維修。對于能夠維修的鑰匙，安排專業(yè)人員進行維修，并記錄維修情況。維修后的鑰匙應(yīng)進行質(zhì)量檢驗，確保能夠正常使用，并重新登記入庫。2.更換對于無法維修或因安全原因需要更換的鑰匙，行政部應(yīng)及時進行更換。更換鑰匙時，應(yīng)重新進行編號、標識，并按照鑰匙登記與發(fā)放流程進行登記和發(fā)放。同時，應(yīng)對原鑰匙進行回收處理，防止流失。七、鑰匙的盤點與清查1.定期盤點行政部應(yīng)定期（每季度）對公司鑰匙進行全面盤點，核對鑰匙登記臺賬與實際鑰匙數(shù)量、狀態(tài)是否一致。盤點結(jié)束后，編制《鑰匙盤點報告》，詳細記錄盤點情況，包括盤盈、盤虧數(shù)量及原因分析等，并提交公司領(lǐng)導審閱。2.不定期清查公司領(lǐng)導或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對特定區(qū)域或特定類型的鑰匙進行不定期清查，以確保鑰匙管理的規(guī)范和安全。清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時查明原因并進行處理。八、鑰匙的遺失與賠償1.遺失報告發(fā)現(xiàn)鑰匙遺失后，鑰匙保管人應(yīng)立即向行政部報告，并說明遺失鑰匙的編號、用途、可能遺失的時間和地點等信息。行政部接到報告后，應(yīng)及時采取措施，如在可能遺失的區(qū)域進行查找、通知相關(guān)人員注意等。2.賠償規(guī)定因個人原因?qū)е妈€匙遺失的，遺失人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。賠償金額根據(jù)鑰匙所對應(yīng)的鎖具及相關(guān)設(shè)備的重置成本確定。遺失重要場所鑰匙（如機房、財務(wù)室等）的，除按照上述規(guī)定進行賠償外，還應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分。賠償費用由財務(wù)部從遺失人工資中扣除，并開具相關(guān)收據(jù)。九、鑰匙的安全管理1.防盜措施行政部應(yīng)加強對鑰匙存放場所的安全防范措施，安裝必要的防盜設(shè)備，如監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等。鑰匙保管人應(yīng)妥善保管鑰匙，不得將鑰匙隨意放置在無人看管的地方，防止被盜。2.防火措施鑰匙存放場所應(yīng)配備必要的滅火設(shè)備，確保消防安全。禁止在鑰匙存放區(qū)域內(nèi)吸煙或使用明火，防止引發(fā)火災(zāi)。3.保密措施涉及公司機密信息的場所鑰匙，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。鑰匙保管人應(yīng)對鑰匙相關(guān)信息嚴格保密，不得向無關(guān)人員透露。十、監(jiān)督與檢查1.行政部監(jiān)督行政部負責對公司鑰匙管理制度的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。定期對各部門鑰匙管理情況進行抽查，確保鑰匙管理工作規(guī)范、有序。2.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門負責對鑰匙管理情況進行定期審計，檢查鑰匙登記、發(fā)放、保管、交接等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)操作和潛在風險。對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改意