行政收發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政收發(fā)文管理，確保文件傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）職責(zé)分工1.行政部負(fù)責(zé)公司收發(fā)文的統(tǒng)一管理，包括文件的簽收、登記、編號(hào)、分發(fā)、傳閱、歸檔等工作。對(duì)重要文件進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件得到及時(shí)處理。定期對(duì)收發(fā)文情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供參考依據(jù)。2.各部門負(fù)責(zé)本部門收發(fā)文的具體管理工作，指定專人負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、傳遞、保管等事宜。及時(shí)處理行政部分發(fā)的文件，并將處理結(jié)果反饋給行政部。配合行政部做好文件的歸檔工作。二、收文管理（一）文件簽收1.行政部收到外部來文后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收。簽收時(shí)要認(rèn)真核對(duì)文件的數(shù)量、名稱、文號(hào)、密級(jí)等信息，確保文件完整無誤。2.對(duì)于掛號(hào)信、特快專遞等有回執(zhí)的文件，要在回執(zhí)上簽字確認(rèn)，并妥善保存回執(zhí)。（二）文件登記1.簽收后的文件應(yīng)立即進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、來文單位、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、日期、分發(fā)部門等。2.登記應(yīng)使用統(tǒng)一的收文登記簿，確保登記信息準(zhǔn)確、清晰、完整。（三）文件編號(hào)1.行政部對(duì)收文進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)規(guī)則為：年份+序號(hào)，如“2023001”。2.編號(hào)應(yīng)連續(xù)編排，不得重復(fù)或跳號(hào)。（四）文件分發(fā)1.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，行政部及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。分發(fā)時(shí)要填寫文件分發(fā)登記表，注明分發(fā)部門、分發(fā)日期、文件編號(hào)等信息。2.對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)優(yōu)先分發(fā)，并及時(shí)通知相關(guān)部門或人員。（五）文件傳閱1.需要傳閱的文件，行政部應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱。傳閱時(shí)要填寫文件傳閱單，注明傳閱人姓名、傳閱日期、處理意見等信息。2.傳閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文件閱畢，并簽署處理意見后返回行政部。如遇特殊情況不能及時(shí)閱畢，應(yīng)向行政部說明原因。3.行政部要對(duì)文件傳閱情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件傳閱及時(shí)、順暢。（六）文件處理1.各部門收到行政部分發(fā)的文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。處理意見包括：同意、不同意、補(bǔ)充意見、轉(zhuǎn)辦等。2.對(duì)于需要回復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將回復(fù)文件交回行政部。回復(fù)文件應(yīng)注明原文件編號(hào)，并按照收文要求進(jìn)行編號(hào)、登記、分發(fā)等處理。3.行政部對(duì)各部門的文件處理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)逾期未處理的文件進(jìn)行催辦。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文擬稿1.公司內(nèi)部發(fā)文由相關(guān)部門負(fù)責(zé)擬稿。擬稿人應(yīng)按照公文格式要求，認(rèn)真撰寫文件內(nèi)容，確保文件表述準(zhǔn)確、清晰、簡潔。2.擬稿完成后，擬稿人應(yīng)填寫發(fā)文稿紙，注明文件標(biāo)題、主送部門、抄送部門、密級(jí)、緩急程度、擬稿部門、擬稿人、日期等信息。（二）審核與審批1.發(fā)文稿紙?zhí)顚懲戤吅螅瑪M稿部門負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容是否符合公司政策法規(guī)、是否與相關(guān)部門協(xié)調(diào)一致、格式是否規(guī)范等。2.審核通過后，發(fā)文稿紙應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批人應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和實(shí)際情況，簽署審批意見。3.對(duì)于重要文件或涉及公司重大決策的文件，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定。（三）編號(hào)與排版1.經(jīng)審批后的發(fā)文稿紙，由行政部進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則同收文編號(hào)。2.行政部按照公文格式要求對(duì)文件進(jìn)行排版，確保文件格式規(guī)范、美觀。（四）印制與校對(duì)1.排版后的文件由行政部交公司指定的印刷部門進(jìn)行印制。印制時(shí)要確保文件內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確，印刷質(zhì)量符合要求。2.文件印制完成后，行政部應(yīng)安排專人進(jìn)行校對(duì)。校對(duì)內(nèi)容包括文件文字、格式、頁碼等，確保文件無誤。（五）蓋章與分發(fā)1.文件校對(duì)無誤后，由行政部加蓋公司公章或相關(guān)部門印章。蓋章應(yīng)清晰、端正，位置準(zhǔn)確。2.蓋章后的文件由行政部按照發(fā)文稿紙注明的主送部門、抄送部門進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)時(shí)要填寫文件分發(fā)登記表，注明分發(fā)部門、分發(fā)日期、文件編號(hào)等信息。（六）文件存檔1.發(fā)文辦理完畢后，行政部應(yīng)及時(shí)將文件原稿、發(fā)文稿紙、印制文件等進(jìn)行整理歸檔。歸檔應(yīng)按照檔案管理要求，分類存放，便于查閱。2.對(duì)于重要文件或具有長期保存價(jià)值的文件，應(yīng)進(jìn)行電子存檔，并建立電子檔案目錄，方便檢索。四、文件保管與借閱（一）文件保管1.行政部負(fù)責(zé)公司各類文件的集中保管。文件應(yīng)存放在專門的文件柜中，按照類別、年份、編號(hào)等順序排列，便于查找。2.對(duì)于機(jī)密文件和重要文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保文件安全。3.行政部定期對(duì)文件進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保文件數(shù)量準(zhǔn)確、完好無損。（二）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，借閱人應(yīng)填寫文件借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件名稱、編號(hào)、借閱原因、借閱期限等信息。2.文件借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交行政部審批。行政部根據(jù)實(shí)際情況決定是否批準(zhǔn)借閱，并在申請(qǐng)表上簽署意見。3.借閱人憑批準(zhǔn)后的文件借閱申請(qǐng)表到行政部領(lǐng)取文件。借閱人應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播文件內(nèi)容。4.文件借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。如需延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向行政部提出申請(qǐng)。5.借閱人歸還文件時(shí)，行政部應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件數(shù)量、內(nèi)容等，確認(rèn)無誤后在文件借閱申請(qǐng)表上簽字注銷。五、文件保密與銷毀（一）文件保密1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守文件保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件要妥善保管，不得泄露給無關(guān)人員。2.在文件處理過程中，如復(fù)印、打印、傳遞等，要采取相應(yīng)的保密措施，防止文件信息泄露。3.對(duì)于因工作需要接觸機(jī)密文件的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）文件銷毀1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的文件，行政部應(yīng)定期進(jìn)行清理銷毀。銷毀文件時(shí)，應(yīng)填寫文件銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.文件銷毀申請(qǐng)表經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政部安排專人進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復(fù)。3.文件銷毀過程中，應(yīng)有兩人以上在場監(jiān)督，并在文件銷毀登記表上簽字確認(rèn)。文件銷毀登記表應(yīng)妥善保存，以備查考。六、信息化管理（一）電子文件管理1.公司鼓勵(lì)采用電子文件形式進(jìn)行文件處理和傳遞。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可追溯性。2.行政部負(fù)責(zé)建立電子文件管理系統(tǒng)，對(duì)電子文件進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、檢索等管理。員工可通過電子文件管理系統(tǒng)查閱和下載相關(guān)文件。3.對(duì)于重要電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。（二）文件信息化處理1.行政部應(yīng)利用信息化手段提高文件處理效率，如采用電子審批流程、文件自動(dòng)編號(hào)、文件群發(fā)等功能。2.員工在處理文件時(shí)，應(yīng)按照信息化管理要求，正確使用電子文件管理系統(tǒng)，確保文件處理流程規(guī)范、高效。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部定期對(duì)公司各部門的收發(fā)文管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件簽收、登記、分發(fā)、傳閱、處理、歸檔等環(huán)節(jié)。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.將收發(fā)文管理工作納入公司績效考核體系，對(duì)各部門及相關(guān)人員的收發(fā)文管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)