檔案室保密管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室的保密管理，確保檔案資料的安全與完整，防止檔案信息的泄露，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室及所有涉及檔案管理、使用的部門和人員。（三）基本原則1.保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對檔案資料進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。2.安全原則：確保檔案資料的實體安全，防止檔案的損壞、丟失等情況發(fā)生。3.規(guī)范原則：規(guī)范檔案管理流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作要求，保證檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的準(zhǔn)確、完整。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理各項規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、分類、編號、上架等。3.做好檔案的借閱、查閱登記工作，跟蹤檔案的使用情況，及時收回檔案。4.對檔案保管環(huán)境進(jìn)行巡查，確保檔案存儲安全。5.參與檔案的數(shù)字化工作，協(xié)助處理檔案信息系統(tǒng)的相關(guān)事務(wù)。（三）其他部門及人員職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案室。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，配合檔案室完成檔案管理相關(guān)任務(wù)。3.任何涉及檔案查閱、使用的人員，必須嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件資料。2.公司各類合同、協(xié)議。3.公司財務(wù)報表、審計報告等財務(wù)檔案。4.公司人力資源檔案，包括員工入職、離職、薪資、考核等資料。5.公司業(yè)務(wù)檔案，如市場調(diào)研、項目策劃、銷售記錄等。6.公司技術(shù)檔案，如研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件等。7.公司行政檔案，如會議紀(jì)要、規(guī)章制度、工作計劃等。8.其他具有保存價值的文件資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門產(chǎn)生的文件資料，并確保資料的真實性、完整性。2.對于重要文件資料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同地點或介質(zhì)，以防丟失。3.跨年度的文件資料，應(yīng)在次年上半年整理歸檔。（三）檔案整理規(guī)范1.檔案管理人員按照檔案分類方案，對收集到的檔案進(jìn)行整理。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序進(jìn)行排列，編制檔號。3.每份檔案應(yīng)編制目錄，注明文件名稱、文號、日期、來源等信息，以便查閱。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并進(jìn)行分類存儲。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的場所。2.檔案室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，區(qū)分不同類別和保管期限的檔案。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，按照檔號順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲于服務(wù)器或存儲介質(zhì)中，并進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲于不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。3.重要檔案應(yīng)采用加密存儲方式，設(shè)置訪問權(quán)限。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，以及涉及公司權(quán)益的重大合同、協(xié)議等。3.長期保管的檔案期限一般為15年至50年，包括公司主要業(yè)務(wù)活動的檔案等。4.短期保管的檔案期限一般為5年以下，包括一般性的文件資料等。5.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）檔案保管檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查，包括檔案的數(shù)量、完整性、存儲環(huán)境等。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況時，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或查找，并報告上級領(lǐng)導(dǎo)。3.每年度應(yīng)對檔案進(jìn)行全面清查，確保檔案的準(zhǔn)確無誤。五、檔案的利用（一）檔案查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案室查閱。2.查閱涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。（二）檔案查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、檔號、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人憑有效證件到檔案室查閱檔案。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，準(zhǔn)確查找檔案，并在專門的查閱登記薄上記錄查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱檔案名稱及內(nèi)容等信息。4.查閱人只能在檔案室指定的區(qū)域查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在規(guī)定范圍內(nèi)進(jìn)行。（三）檔案借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損等。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（四）檔案利用的監(jiān)督與管理1.檔案管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行監(jiān)督，定期檢查查閱、借閱登記記錄。2.如發(fā)現(xiàn)檔案利用過程中存在違規(guī)行為，應(yīng)及時制止，并報告上級領(lǐng)導(dǎo)。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案的保密措施（一）人員保密管理1.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對涉及檔案管理工作的人員進(jìn)行定期的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識。3.嚴(yán)格審查檔案管理人員的背景，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識。（二）檔案信息保密1.對檔案信息進(jìn)行分類分級管理，確定不同級別檔案的保密要求。2.采取加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段，保障電子檔案信息的安全。3.在檔案整理、查閱、借閱等環(huán)節(jié)，嚴(yán)格控制檔案信息的接觸范圍，防止信息泄露。（三）檔案載體保密1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備安全防范措施。2.電子檔案載體應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或被盜。存儲有重要檔案信息的載體，應(yīng)進(jìn)行加密處理，并異地備份。（四）保密監(jiān)督與檢查1.公司定期對檔案室的保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究法律責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及公司領(lǐng)導(dǎo)等人員組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。（二）檔案銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、檔號、日期、來源等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式，如粉碎、焚燒等。4.檔案銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。（三）銷毀記錄與保存