交催辦單管理制度一、總則（一）目的為了加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范工作流程，確保各項工作任務(wù)能夠及時、有效地完成，特制定本交催辦單管理制度。通過明確任務(wù)的交辦、跟進(jìn)、反饋等環(huán)節(jié)，提高工作效率，避免工作延誤，保障公司整體運營的順暢進(jìn)行。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各崗位之間涉及工作任務(wù)交接與催辦的相關(guān)事宜。（三）基本原則1.責(zé)任明確原則：明確任務(wù)交辦人、承辦人以及催辦人的職責(zé)，確保各項工作責(zé)任到人。2.及時高效原則：強調(diào)任務(wù)交辦的及時性和處理的高效性，避免因拖延導(dǎo)致工作積壓。3.溝通順暢原則：在交催辦過程中，要求各環(huán)節(jié)保持良好的溝通，確保信息準(zhǔn)確傳遞。4.記錄完整原則：對交催辦過程中的所有信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便追溯和查詢。二、交催辦單的定義與用途（一）定義交催辦單是用于記錄工作任務(wù)交接及催辦相關(guān)信息的書面文件，它明確了任務(wù)的來源、內(nèi)容、要求、交辦時間、承辦人、催辦情況等關(guān)鍵要素。（二）用途1.作為任務(wù)交辦人與承辦人之間工作交接的憑證，明確雙方的責(zé)任和任務(wù)要求。2.為承辦人提供清晰的工作指引，使其清楚知曉工作任務(wù)的具體內(nèi)容和完成標(biāo)準(zhǔn)。3.便于催辦人對工作任務(wù)的進(jìn)展情況進(jìn)行跟蹤和督促，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。4.在工作出現(xiàn)延誤或問題時，交催辦單可作為追溯工作過程、明確責(zé)任的重要依據(jù)。三、交催辦單的填寫規(guī)范（一）基本信息1.編號：由行政部門統(tǒng)一編制，按照一定的規(guī)則進(jìn)行編號，以便于管理和查詢。編號格式為[年份][月份][流水號]，例如：202308001。2.交辦日期：填寫任務(wù)交辦的具體日期，精確到年、月、日。3.交辦部門：明確任務(wù)的交辦部門名稱。4.交辦人：填寫交辦任務(wù)的具體人員姓名。5.承辦部門：注明任務(wù)的承辦部門名稱。6.承辦人：填寫負(fù)責(zé)執(zhí)行任務(wù)的具體人員姓名。（二）任務(wù)描述1.任務(wù)名稱：簡潔明了地概括工作任務(wù)的核心內(nèi)容，確保任務(wù)名稱能夠準(zhǔn)確反映任務(wù)的性質(zhì)和主題。2.任務(wù)詳情：詳細(xì)描述任務(wù)的具體內(nèi)容、要求、目標(biāo)、涉及的相關(guān)事項等。應(yīng)盡可能詳細(xì)、準(zhǔn)確，避免產(chǎn)生歧義。對于復(fù)雜的任務(wù)，可以分點進(jìn)行闡述。3.完成期限：明確任務(wù)的完成時間節(jié)點，精確到年、月、日、時、分。如有多個階段或步驟，應(yīng)分別注明每個階段的完成時間。（三）催辦記錄1.首次催辦：記錄首次催辦的日期、催辦人姓名、催辦方式（如電話、郵件、面談等）以及催辦內(nèi)容。催辦內(nèi)容應(yīng)明確指出承辦人需要注意的事項或要求加快進(jìn)度的原因。2.多次催辦：如果任務(wù)在首次催辦后仍未按時完成，需要進(jìn)行多次催辦的，應(yīng)依次記錄每次催辦的相關(guān)信息，包括催辦日期、催辦人、催辦方式和催辦內(nèi)容。同時，可注明是否與承辦人進(jìn)行了溝通交流，以及溝通的結(jié)果。3.催辦結(jié)果：在任務(wù)完成后，記錄最終的催辦結(jié)果，如任務(wù)是否按時完成、是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)等。對于未按時完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，并提出相應(yīng)的處理建議。（四）備注1.可用于記錄一些特殊情況、補充說明或其他需要提醒的事項。例如，任務(wù)執(zhí)行過程中可能遇到的困難、需要協(xié)調(diào)的資源、對承辦人的特殊要求等。2.備注內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，避免冗長和復(fù)雜的表述。四、交催辦單的流轉(zhuǎn)程序（一）任務(wù)交辦1.交辦人根據(jù)工作需要，填寫交催辦單的基本信息和任務(wù)描述部分。確保信息準(zhǔn)確、完整，能夠清晰地傳達(dá)任務(wù)要求。2.將填寫好的交催辦單提交給本部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核任務(wù)的合理性、必要性以及完成期限的設(shè)定是否恰當(dāng)?shù)?。如審核通過，在交催辦單上簽字確認(rèn)；如存在問題，應(yīng)及時與交辦人溝通，提出修改意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，交辦人將交催辦單送達(dá)承辦部門?？梢酝ㄟ^當(dāng)面遞交、郵件發(fā)送、內(nèi)部辦公系統(tǒng)推送等方式進(jìn)行送達(dá)。同時，告知承辦人任務(wù)的相關(guān)情況，并要求承辦人在規(guī)定時間內(nèi)簽收。（二）任務(wù)接收1.承辦人收到交催辦單后，應(yīng)仔細(xì)核對交催辦單上的各項信息，確保與交辦人傳達(dá)的任務(wù)一致。如發(fā)現(xiàn)信息有誤或不明確，應(yīng)及時與交辦人溝通確認(rèn)。2.在確認(rèn)交催辦單信息無誤后，承辦人在交催辦單上簽字簽收，表示已正式接收任務(wù)。同時，將交催辦單妥善保存，以便隨時查閱。（三）任務(wù)執(zhí)行1.承辦人按照交催辦單上的任務(wù)要求和完成期限，制定詳細(xì)的工作計劃和執(zhí)行方案。明確工作步驟、責(zé)任人、時間節(jié)點等，確保任務(wù)能夠有條不紊地進(jìn)行。2.在任務(wù)執(zhí)行過程中，承辦人應(yīng)定期對工作進(jìn)展情況進(jìn)行檢查和總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。如遇到困難或需要協(xié)調(diào)其他部門資源的情況，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通協(xié)調(diào)，并在交催辦單的備注欄中記錄相關(guān)情況。（四）任務(wù)催辦1.在任務(wù)完成期限前，如發(fā)現(xiàn)承辦人尚未完成任務(wù)，交辦人或其上級領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)進(jìn)行催辦。催辦人應(yīng)按照交催辦單的填寫規(guī)范，詳細(xì)記錄催辦情況，包括催辦日期、催辦方式、催辦內(nèi)容等。2.催辦人可以通過電話、郵件、面談等方式與承辦人進(jìn)行溝通，了解任務(wù)進(jìn)展緩慢的原因，并督促承辦人加快進(jìn)度。對于多次催辦仍未完成任務(wù)的情況，催辦人應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并提出相應(yīng)的處理建議。（五）任務(wù)反饋與驗收1.承辦人在任務(wù)完成后，應(yīng)及時將任務(wù)成果提交給交辦人，并填寫交催辦單的催辦結(jié)果部分。同時，應(yīng)附帶相關(guān)的證明材料或說明，以證明任務(wù)已按照要求完成。2.交辦人收到承辦人的任務(wù)成果后，應(yīng)按照交催辦單上的任務(wù)要求進(jìn)行驗收。如驗收合格，在交催辦單上簽字確認(rèn)；如驗收不合格，應(yīng)明確指出存在的問題，并要求承辦人限期整改。整改完成后，再次進(jìn)行驗收，直至任務(wù)達(dá)到要求為止。（六）存檔1.任務(wù)完成并經(jīng)驗收合格后，交催辦單由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一存檔。存檔期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，以便日后查閱和追溯。2.行政部門應(yīng)定期對交催辦單進(jìn)行整理和分類，建立電子和紙質(zhì)檔案，確保檔案的完整性和可查閱性。五、交催辦單各環(huán)節(jié)的責(zé)任與要求（一）交辦人的責(zé)任與要求1.明確任務(wù)要求：交辦人應(yīng)確保交催辦單上的任務(wù)描述清晰、準(zhǔn)確，明確任務(wù)的目標(biāo)、要求、完成期限等關(guān)鍵要素，避免因任務(wù)要求不明確導(dǎo)致承辦人誤解或工作失誤。2.合理安排時間：根據(jù)工作的重要性和緊急程度，合理設(shè)定任務(wù)的完成期限，避免給承辦人造成過大的壓力或不合理的時間限制。同時，應(yīng)充分考慮任務(wù)執(zhí)行過程中可能遇到的各種情況，預(yù)留適當(dāng)?shù)膹椥詴r間。3.及時溝通協(xié)調(diào)：在任務(wù)執(zhí)行過程中，交辦人應(yīng)與承辦人保持密切溝通，及時了解任務(wù)進(jìn)展情況。如承辦人遇到困難或需要協(xié)調(diào)資源，交辦人應(yīng)積極協(xié)助解決，確保任務(wù)能夠順利進(jìn)行。4.嚴(yán)格審核把關(guān)：交辦人應(yīng)認(rèn)真審核交催辦單的內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確無誤。在提交給承辦部門之前，應(yīng)對任務(wù)的合理性、必要性進(jìn)行充分評估，避免隨意交辦任務(wù)。（二）承辦人的責(zé)任與要求1.認(rèn)真接收任務(wù)：承辦人收到交催辦單后，應(yīng)立即對任務(wù)進(jìn)行認(rèn)真研究和分析，確保理解任務(wù)的要求和目標(biāo)。如有疑問，應(yīng)及時與交辦人溝通確認(rèn)，不得擅自更改任務(wù)要求。2.制定工作計劃：根據(jù)任務(wù)的要求和完成期限，承辦人應(yīng)制定詳細(xì)的工作計劃和執(zhí)行方案。計劃應(yīng)具有可操作性，明確工作步驟、責(zé)任人、時間節(jié)點等，確保任務(wù)能夠按時、高質(zhì)量完成。3.按時完成任務(wù)：承辦人應(yīng)嚴(yán)格按照交催辦單上規(guī)定的完成期限執(zhí)行任務(wù)，不得拖延。在任務(wù)執(zhí)行過程中，應(yīng)合理安排工作時間，高效利用資源，確保任務(wù)能夠順利推進(jìn)。如因特殊原因無法按時完成任務(wù)，應(yīng)提前向交辦人說明情況，并提出合理的解決方案和預(yù)計完成時間。4.及時反饋溝通：承辦人在任務(wù)執(zhí)行過程中，應(yīng)定期向交辦人反饋工作進(jìn)展情況。如遇到問題或困難，應(yīng)及時與交辦人溝通協(xié)調(diào)，尋求幫助和支持。任務(wù)完成后，應(yīng)及時將任務(wù)成果提交給交辦人，并按照要求進(jìn)行匯報和說明。（三）催辦人的責(zé)任與要求1.及時跟蹤催辦：催辦人應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點對任務(wù)進(jìn)展情況進(jìn)行跟蹤，及時發(fā)現(xiàn)任務(wù)是否存在延誤的跡象。一旦發(fā)現(xiàn)任務(wù)未按時完成，應(yīng)立即啟動催辦程序，確保任務(wù)能夠按時推進(jìn)。2.客觀記錄情況：催辦人在催辦過程中，應(yīng)如實記錄催辦的日期、方式、內(nèi)容以及與承辦人的溝通情況等信息。記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，以便為后續(xù)的追溯和分析提供依據(jù)。3.有效溝通協(xié)調(diào)：催辦人在與承辦人溝通時，應(yīng)保持客觀、公正的態(tài)度，了解任務(wù)延誤的原因，并積極協(xié)助承辦人解決問題。如需要協(xié)調(diào)其他部門或人員的支持，應(yīng)及時進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保任務(wù)能夠順利完成。4.及時匯報反饋：對于多次催辦仍未解決的問題，催辦人應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并提出相應(yīng)的處理建議。同時，應(yīng)將任務(wù)的最新進(jìn)展情況及時反饋給交辦人，以便交辦人掌握全局。六、交催辦單的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.行政部門負(fù)責(zé)對交催辦單的流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行定期檢查和監(jiān)督，確保各環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求執(zhí)行。2.設(shè)立專門的監(jiān)督郵箱或反饋渠道，鼓勵員工對交催辦過程中存在的問題進(jìn)行舉報和反饋。對于收到的反饋信息，行政部門應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）考核指標(biāo)1.任務(wù)按時完成率：統(tǒng)計各部門或個人按時完成交催辦任務(wù)的比例，作為考核其工作效率的重要指標(biāo)。計算公式為：任務(wù)按時完成率=按時完成的任務(wù)數(shù)量/交辦的任務(wù)總數(shù)量×100%。2.催辦次數(shù)：記錄各部門或個人所承辦任務(wù)被催辦的次數(shù)，反映其工作的及時性和主動性。催辦次數(shù)過多的部門或個人，應(yīng)作為重點關(guān)注對象進(jìn)行分析和改進(jìn)。3.任務(wù)質(zhì)量：對完成的任務(wù)進(jìn)行質(zhì)量評估，根據(jù)任務(wù)的完成情況、成果質(zhì)量等因素進(jìn)行打分。任務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)或出現(xiàn)嚴(yán)重失誤的部門或個人，應(yīng)相應(yīng)扣減考核分?jǐn)?shù)。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.將交催辦單的考核結(jié)果與員工的績效獎金、晉升、評優(yōu)等掛鉤。對于任務(wù)按時完成率高、催辦次數(shù)少、任務(wù)質(zhì)量優(yōu)秀的員工，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈捅碚茫粚τ诳己私Y(jié)果不理想的員工，進(jìn)行相應(yīng)的績效面談，分析原因，制定改進(jìn)措施，并根據(jù)情況扣減績效獎金。2.考核結(jié)果作為部門整體工作評價的重要依據(jù)之一。對于交催辦工作表現(xiàn)突出的部門，在公司內(nèi)部進(jìn)行通報表揚，并給予一定的資源支持或政策傾斜；對于存在問題較多的部門，要求其進(jìn)行整改，并跟蹤整改效果。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋。如有未盡事宜或在執(zhí)行過程中遇到問題，行政部門應(yīng)根據(jù)實際情況進(jìn)行研究和處理，并及時對制度進(jìn)行修訂和完善。（二）修訂與完善1.隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和管理要求的變化，行政部門應(yīng)定期對交催辦