中央文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中央文件的管理，確保文件的安全、完整，提高文件的處理效率和質(zhì)量，充分發(fā)揮文件的作用，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門對中央文件的收文、發(fā)文、傳閱、保管、歸檔等管理工作。（三）管理原則1.嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)文件管理的法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.確保文件的及時、準(zhǔn)確、安全流轉(zhuǎn)，提高工作效率。3.實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確各部門職責(zé)，加強(qiáng)協(xié)作配合。4.注重文件的保密性，防止文件泄露。二、收文管理（一）收文渠道1.公司指定專人負(fù)責(zé)接收上級機(jī)關(guān)、相關(guān)部門發(fā)送的中央文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。2.關(guān)注官方網(wǎng)站、政務(wù)平臺等信息發(fā)布渠道，及時獲取中央文件相關(guān)信息，并進(jìn)行下載或記錄。（二）收文登記1.對收到的中央文件進(jìn)行詳細(xì)登記，內(nèi)容包括文件名稱、文號、來文單位、日期、密級、份數(shù)等。2.登記可采用紙質(zhì)登記簿或電子表格的形式，確保信息準(zhǔn)確無誤。（三）文件分發(fā)1.根據(jù)文件內(nèi)容和公司領(lǐng)導(dǎo)批示，及時將中央文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。2.分發(fā)時應(yīng)填寫文件傳閱單，注明傳閱范圍、傳閱時間等信息。（四）文件簽收1.收件人收到文件后，應(yīng)在文件傳閱單或簽收簿上簽字確認(rèn)。2.對于重要文件，應(yīng)進(jìn)行專門簽收，并注明簽收時間。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文擬稿1.各部門根據(jù)工作需要，擬寫以公司名義印發(fā)的涉及中央文件精神貫徹落實(shí)、相關(guān)工作部署等內(nèi)容的文件。2.擬稿人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范，符合中央文件精神和公司實(shí)際情況。（二）審核把關(guān)1.擬稿完成后，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、必要性和格式規(guī)范性。2.初審?fù)ㄟ^后，提交公司辦公室進(jìn)行復(fù)審，辦公室審核人員應(yīng)從文件的政策依據(jù)、文字表述、格式排版等方面進(jìn)行全面審核。3.涉及重要事項(xiàng)或敏感內(nèi)容的文件，還需提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審，確保文件質(zhì)量。（三）文件編號1.經(jīng)審核通過的發(fā)文，由公司辦公室統(tǒng)一進(jìn)行編號，編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.文件編號應(yīng)標(biāo)注在文件首頁的指定位置。（四）排版印制1.按照公司規(guī)定的公文格式要求，對發(fā)文進(jìn)行排版。2.排版完成后，交由指定的印刷部門進(jìn)行印制，確保文件印刷質(zhì)量清晰、美觀。（五）發(fā)文登記與分發(fā)1.對印制好的發(fā)文進(jìn)行詳細(xì)登記，內(nèi)容包括文件編號、名稱、印發(fā)份數(shù)、印發(fā)日期等。2.根據(jù)文件的發(fā)送范圍，及時將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員，并做好分發(fā)記錄。四、傳閱管理（一）傳閱范圍確定1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，明確文件的傳閱范圍，確保相關(guān)人員能夠及時了解文件精神。2.傳閱范圍應(yīng)涵蓋公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及具體承辦人員等。（二）傳閱流程1.文件傳閱單應(yīng)隨文件一同流轉(zhuǎn)，傳閱人在收到文件后，應(yīng)在傳閱單上簽字并注明傳閱時間。2.傳閱人應(yīng)按照規(guī)定的傳閱順序進(jìn)行傳閱，不得擅自擴(kuò)大或縮小傳閱范圍。3.對于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先安排傳閱，確保文件能夠及時傳達(dá)給相關(guān)人員。（三）傳閱跟蹤1.公司辦公室應(yīng)定期對文件傳閱情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時掌握文件的傳閱進(jìn)度。2.對于超過傳閱時間未歸還的文件，應(yīng)及時提醒傳閱人，確保文件能夠及時流轉(zhuǎn)。五、文件保管（一）保管方式1.設(shè)立專門的文件檔案室，對中央文件進(jìn)行集中保管。2.文件檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保文件的安全存放。（二）分類存放1.按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對于電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并建立相應(yīng)的電子文件索引目錄，方便檢索。（三）定期盤點(diǎn)1.定期對文件進(jìn)行盤點(diǎn)，核對文件數(shù)量、完整性等情況。2.如發(fā)現(xiàn)文件缺失或損壞，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、文件歸檔（一）歸檔范圍1.公司收文、發(fā)文過程中形成的具有保存價值的中央文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。2.與中央文件相關(guān)的會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示、工作匯報等資料。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，符合檔案管理的相關(guān)要求。2.對歸檔文件進(jìn)行整理，按照檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、編目等工作。（三）歸檔時間1.每年定期對本年度的中央文件進(jìn)行歸檔，確保文件歸檔的及時性。2.對于一些重要的臨時性文件，應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后及時歸檔。七、文件保密（一）保密措施1.嚴(yán)格控制文件的知悉范圍，對涉及國家機(jī)密、公司商業(yè)秘密等敏感內(nèi)容的文件，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施。2.文件傳閱過程中，傳閱人應(yīng)妥善保管文件，不得擅自復(fù)印、摘抄、外傳文件內(nèi)容。3.對于電子文件，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限和密碼，防止文件泄露。（二）保密教育1.定期組織公司員工進(jìn)行保密教育，提高員工的保密意識和防范能力。2.在文件管理工作中，加強(qiáng)對員工的保密培訓(xùn)，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（三）保密檢查1.定期對文件保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反文件保密規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、文件查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱中央文件的，應(yīng)按照規(guī)定的查閱權(quán)限進(jìn)行申請。2.查閱權(quán)限根據(jù)文件密級和工作需要進(jìn)行設(shè)定，一般分為普通查閱、restricted查閱等。（二）查閱流程1.查閱人填寫文件查閱申請表，注明查閱文件的名稱、文號、查閱原因等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交公司辦公室進(jìn)行審核。3.審核通過后，查閱人在指定地點(diǎn)查閱文件，查閱過程中不得擅自涂改、損壞文件。（三）借閱管理1.因特殊情況需要借閱中央文件的，應(yīng)填寫文件借閱申請表，并按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。2.借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱人應(yīng)按時歸還文件。3.借閱人應(yīng)對借閱文件妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。九、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的中央文件。2.因工作失誤、文件改版等原因形成的重復(fù)文件或無效文件。（二）銷毀程序1.由公司辦公室定期對需銷毀的文件進(jìn)行清理、造冊，注明文件名稱、文號、數(shù)量等信息。2.造冊清單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公