中梁采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購管理工作，確保采購活動(dòng)的合規(guī)、高效、透明，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的順利進(jìn)行，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益和市場競爭力，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中梁公司總部及各下屬子公司、分公司的各類物資采購活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。2.效益原則：在確保物資質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。4.歸口管理原則：采購工作實(shí)行歸口管理，明確各部門采購職責(zé)和權(quán)限。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，杜絕腐敗行為。二、采購組織與職責(zé)（一）采購管理委員會(huì)1.成立采購管理委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.職責(zé)：審議公司采購戰(zhàn)略、政策和制度。審批重大采購項(xiàng)目和采購合同。協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購部門1.設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)公司日常采購工作的組織實(shí)施。2.職責(zé)：制定采購計(jì)劃和預(yù)算。尋找、篩選和評(píng)估供應(yīng)商。組織采購談判和合同簽訂。跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況。建立供應(yīng)商檔案和采購臺(tái)賬。（三）需求部門1.各需求部門負(fù)責(zé)提出物資需求計(jì)劃。2.職責(zé)：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，準(zhǔn)確預(yù)測物資需求。詳細(xì)填寫物資需求申請(qǐng)表，明確物資規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購過程中的技術(shù)交流和質(zhì)量檢驗(yàn)等工作。（四）質(zhì)量部門1.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對(duì)采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督。2.職責(zé)：制定物資檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程。對(duì)采購物資進(jìn)行到貨檢驗(yàn)、抽檢等質(zhì)量檢驗(yàn)工作。對(duì)不合格物資提出處理意見。（五）財(cái)務(wù)部門1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)采購資金的審核、支付和核算。2.職責(zé)：審核采購預(yù)算和合同付款條款。辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析。三、采購流程（一）需求計(jì)劃申報(bào)1.需求部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，提前[X]個(gè)工作日填寫物資需求申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交給采購部門。2.物資需求申請(qǐng)表應(yīng)包括以下內(nèi)容：物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間、用途、質(zhì)量要求、技術(shù)參數(shù)等。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部門收到需求部門提交的物資需求申請(qǐng)表后，進(jìn)行匯總和分析。2.結(jié)合公司庫存情況、采購周期等因素，制定采購計(jì)劃，明確采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式等。3.采購計(jì)劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其資質(zhì)證明、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的信息。3.組織相關(guān)部門對(duì)符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，填寫供應(yīng)商評(píng)估表。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)狀況、信譽(yù)等。4.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，建立供應(yīng)商名錄，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)估和調(diào)整。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門從供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。談判前應(yīng)制定談判策略和方案，明確談判目標(biāo)和底線。2.采購談判應(yīng)圍繞物資價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行。談判過程中應(yīng)做好記錄，形成談判紀(jì)要。3.經(jīng)談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。4.采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交財(cái)務(wù)部門審核付款條款，再報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。（五）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等。2.將采購訂單副本分發(fā)給需求部門、質(zhì)量部門和財(cái)務(wù)部門，以便各部門跟蹤訂單執(zhí)行情況。（六）物資驗(yàn)收1.物資到貨前，采購部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.質(zhì)量部門按照物資檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)到貨物資進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量、性能指標(biāo)等。3.需求部門參與物資驗(yàn)收工作，對(duì)物資的適用性進(jìn)行確認(rèn)。4.經(jīng)檢驗(yàn)合格的物資，由質(zhì)量部門出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；對(duì)檢驗(yàn)不合格的物資，質(zhì)量部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。（七）付款結(jié)算1.采購物資驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商提交付款申請(qǐng)。付款申請(qǐng)應(yīng)包括采購合同編號(hào)、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、金額、發(fā)票號(hào)碼等信息。2.采購部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后提交財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門審核采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證后，按照合同約定的付款方式辦理付款手續(xù)。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門，根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和采購計(jì)劃，編制年度采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)明確各類物資的采購金額、采購時(shí)間、采購方式等，并細(xì)化到具體的采購項(xiàng)目。3.采購預(yù)算經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算組織采購活動(dòng)，控制采購成本，確保采購預(yù)算的執(zhí)行。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)提出書面申請(qǐng)，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額等，經(jīng)采購管理委員會(huì)審議通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）預(yù)算分析與考核1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，對(duì)比實(shí)際采購支出與預(yù)算的差異，找出原因，提出改進(jìn)措施。2.將采購預(yù)算執(zhí)行情況納入部門績效考核體系，對(duì)采購部門和需求部門進(jìn)行考核。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.制定供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的資質(zhì)要求、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.潛在供應(yīng)商向采購部門提交準(zhǔn)入申請(qǐng)，同時(shí)提供相關(guān)證明材料，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、業(yè)績證明等。3.采購部門對(duì)供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)和證明材料進(jìn)行初審，符合條件的提交相關(guān)部門進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。（二）供應(yīng)商日常管理1.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估情況、采購交易記錄、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評(píng)估，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量變化、售后服務(wù)情況等，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商等級(jí)。3.加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，及時(shí)反饋公司的需求和意見，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題。（三）供應(yīng)商淘汰1.對(duì)于出現(xiàn)下列情況之一的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)提出淘汰建議：產(chǎn)品質(zhì)量連續(xù)出現(xiàn)問題，嚴(yán)重影響公司生產(chǎn)經(jīng)營。交貨期經(jīng)常延誤，不能滿足公司需求。售后服務(wù)差，客戶投訴較多。存在商業(yè)賄賂等違法違規(guī)行為。2.供應(yīng)商淘汰建議經(jīng)采購管理委員會(huì)審議通過后，采購部門通知供應(yīng)商，并終止與該供應(yīng)商的合作。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購部門會(huì)同相關(guān)部門，對(duì)采購過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.分析各類風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因、可能造成的影響和后果。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和可能性。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：密切關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解物資價(jià)格波動(dòng)情況，通過與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂長期合同、套期保值等方式降低市場風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格執(zhí)行物資檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程，加強(qiáng)對(duì)采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和監(jiān)督，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，對(duì)不合格物資及時(shí)處理。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評(píng)估和淘汰機(jī)制，與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，降低對(duì)單一供應(yīng)商的依賴。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：規(guī)范采購合同簽訂流程，加強(qiáng)合同審核，明確雙方權(quán)利義務(wù)，防范合同糾紛。5.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)，在采購合同中約定爭議解決方式，必要時(shí)咨詢法律顧問。七、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購工作進(jìn)展情況