物理器材準備管理制度一、總則1.目的為了加強公司物理器材準備工作的規(guī)范化管理，確保物理器材的及時供應(yīng)、合理使用和有效維護，滿足公司生產(chǎn)、科研、辦公等各項工作的需求，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及物理器材準備、使用、保管的部門和人員。3.基本原則按需配備原則：根據(jù)公司實際工作需要，合理配置物理器材，避免資源浪費。歸口管理原則：明確各部門在物理器材準備管理中的職責(zé)，實行歸口管理。規(guī)范操作原則：嚴格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準進行物理器材的采購、驗收、存儲、發(fā)放、使用和報廢等操作。責(zé)任追究原則：對在物理器材準備管理工作中出現(xiàn)的違規(guī)行為，追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、管理職責(zé)1.采購部門根據(jù)各部門提交的物理器材需求計劃，負責(zé)組織采購工作。選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保采購器材的質(zhì)量、價格和交貨期符合要求。負責(zé)采購器材的催交、運輸和到貨驗收等工作。2.使用部門定期提交物理器材需求計劃，明確器材的規(guī)格、型號、數(shù)量等要求。負責(zé)本部門所使用物理器材的日常使用、保管和維護，確保器材的正常運行。對不再使用的物理器材，及時辦理退庫手續(xù)。3.倉庫管理部門負責(zé)物理器材的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作。建立物理器材庫存臺賬，定期進行盤點，確保賬物相符。做好倉庫的安全、衛(wèi)生等工作，保障器材的存儲安全。4.質(zhì)量管理部門參與物理器材的驗收工作，對器材的質(zhì)量進行檢驗和監(jiān)督。對不合格物理器材的處理情況進行跟蹤和檢查。5.財務(wù)部門負責(zé)物理器材采購資金的預(yù)算安排和支付審核。對物理器材的成本核算和財務(wù)入賬進行管理。三、需求計劃管理1.計劃編制使用部門應(yīng)根據(jù)工作任務(wù)和實際需求，提前[X]周編制物理器材需求計劃。需求計劃應(yīng)詳細列出器材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。對于臨時性或緊急的器材需求，使用部門應(yīng)及時提交追加需求計劃，并說明原因和預(yù)計使用時間。2.計劃審核采購部門收到需求計劃后，應(yīng)會同相關(guān)部門進行審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、器材的規(guī)格型號是否準確、數(shù)量是否恰當(dāng)?shù)?。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，采購部門應(yīng)及時與使用部門溝通，進行調(diào)整和完善。3.計劃調(diào)整在需求計劃執(zhí)行過程中，如因工作任務(wù)變更等原因需要調(diào)整計劃，使用部門應(yīng)及時提交調(diào)整申請，說明調(diào)整的內(nèi)容和原因。采購部門根據(jù)調(diào)整申請，重新進行審核和協(xié)調(diào)，確保調(diào)整后的計劃能夠滿足工作需要。四、采購管理1.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。對新供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進行實地考察和評估，審核其資質(zhì)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制等情況，合格后方可納入合格供應(yīng)商名錄。2.采購合同簽訂采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括器材的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準、售后服務(wù)等條款。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將副本送相關(guān)部門備案。3.采購執(zhí)行采購部門按照采購合同的要求，及時組織采購工作。跟蹤采購進度，確保器材按時、按質(zhì)、按量到貨。在采購過程中，如出現(xiàn)供應(yīng)商交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決問題。五、驗收管理1.驗收準備倉庫管理部門在器材到貨前，應(yīng)做好驗收場地、工具等準備工作。質(zhì)量管理部門根據(jù)器材的特點和驗收要求，制定驗收方案，明確驗收標(biāo)準和方法。2.驗收程序器材到貨后，倉庫管理部門應(yīng)及時通知采購部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員進行驗收。驗收人員按照驗收方案對器材的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、質(zhì)量等進行檢查。對于需要進行性能測試的器材，應(yīng)按照規(guī)定進行測試。驗收合格的器材，驗收人員應(yīng)在驗收單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的器材，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨、換貨等手續(xù)。3.驗收記錄倉庫管理部門應(yīng)建立物理器材驗收記錄臺賬，詳細記錄驗收的時間、器材名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商、驗收情況等信息。驗收記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。六、存儲管理1.倉庫規(guī)劃倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)物理器材的類別、特性、用途等進行合理規(guī)劃，劃分不同的存儲區(qū)域，設(shè)置明顯的標(biāo)識。對易燃易爆、有毒有害等特殊器材，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護措施。2.入庫管理器材入庫時，倉庫管理人員應(yīng)核對驗收單、采購合同等相關(guān)憑證，確保器材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等與憑證一致。對入庫器材進行分類存放，擺放整齊，并做好標(biāo)識。同時，在庫存臺賬上記錄入庫日期、存放位置等信息。3.存儲保管倉庫管理人員應(yīng)定期對物理器材進行檢查和盤點，確保器材的存儲安全和質(zhì)量完好。對于易受潮、易生銹、易變質(zhì)等器材，應(yīng)采取相應(yīng)的防潮、防銹、防腐等措施。做好倉庫的防火、防盜、防蟲、防鼠等工作，確保倉庫環(huán)境符合要求。4.庫存盤點倉庫管理部門應(yīng)定期進行物理器材庫存盤點，盤點周期為[X]月/季/年。盤點時，應(yīng)認真核對庫存器材的實際數(shù)量與庫存臺賬記錄是否一致，如有差異，應(yīng)及時查明原因并進行調(diào)整。盤點結(jié)束后，應(yīng)編制庫存盤點報告，報送相關(guān)部門。七、發(fā)放管理1.發(fā)放原則按照“先進先出、急用先供”的原則進行物理器材發(fā)放。嚴格執(zhí)行發(fā)放審批制度，未經(jīng)批準不得擅自發(fā)放器材。2.發(fā)放流程使用部門填寫物理器材領(lǐng)用申請表，注明器材名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字批準。將領(lǐng)用申請表提交倉庫管理部門，倉庫管理人員根據(jù)庫存情況進行審核，確認有貨后辦理發(fā)放手續(xù)。倉庫管理人員按照領(lǐng)用申請表的要求發(fā)放器材，并在庫存臺賬上記錄發(fā)放日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。3.發(fā)放記錄倉庫管理部門應(yīng)建立物理器材發(fā)放記錄臺賬，詳細記錄發(fā)放的時間、器材名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。發(fā)放記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。八、使用管理1.使用培訓(xùn)對于新購置的物理器材，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行使用培訓(xùn)，使其熟悉器材的性能、操作方法、注意事項等。使用部門應(yīng)定期對本部門人員進行物理器材使用培訓(xùn)，提高人員的操作技能和安全意識。2.使用規(guī)范使用人員應(yīng)嚴格按照物理器材的操作規(guī)程進行操作，不得違規(guī)使用。在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)器材出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時停止使用，并報告相關(guān)部門進行維修。3.使用監(jiān)督質(zhì)量管理部門和倉庫管理部門應(yīng)定期對物理器材的使用情況進行監(jiān)督檢查，確保器材的正常使用和安全運行。對違規(guī)使用物理器材的行為，應(yīng)及時制止并進行糾正，情節(jié)嚴重的應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、維護管理1.維護計劃使用部門應(yīng)根據(jù)物理器材的使用情況和維護要求，制定年度維護計劃。維護計劃應(yīng)明確維護的內(nèi)容、時間、責(zé)任人等信息。倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)維護計劃，提前準備好維護所需的器材和工具。2.維護實施維護人員按照維護計劃對物理器材進行維護保養(yǎng)，確保器材的性能和精度符合要求。在維護過程中，如發(fā)現(xiàn)器材存在嚴重損壞或無法修復(fù)的問題，應(yīng)及時報告相關(guān)部門，進行報廢處理或申請更新。3.維護記錄維護人員應(yīng)建立物理器材維護記錄臺賬，詳細記錄維護的時間、內(nèi)容、更換的零部件等信息。維護記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。十、報廢管理1.報廢鑒定對于已損壞無法修復(fù)、技術(shù)性能落后、已超過使用年限等符合報廢條件的物理器材，使用部門應(yīng)填寫物理器材報廢申請表，說明報廢原因和器材的基本情況。質(zhì)量管理部門會同相關(guān)技術(shù)人員對報廢器材進行鑒定，確認是否符合報廢條件。2.報廢審批報廢申請表經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)鑒定結(jié)果進行審批，批準后方可進行報廢處理。3.報廢處理倉庫管理部門負責(zé)對批準報廢的物理器材進行清理和處理。對于有利用價值的零部件，可以進行拆卸回收；對于無利用價值的器材，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行報廢處理，如出售給廢品回收公司等。在報廢處理過程中，應(yīng)做好記錄，包括報廢器材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、處理方式、處理時間等信息。十一、盤點與清查1.定期盤點倉庫管理部門應(yīng)定期對物理器材進行盤點，確保賬物相符。盤點周期為[X]月/季/年。盤點結(jié)束后，應(yīng)編制盤點報告，詳細說明盤點情況，包括賬實差異及原因分析等。2.不定期清查公司可根據(jù)實際情況，不定期組織對物理器材進行清查。清查內(nèi)容包括器材的數(shù)量、質(zhì)量、使用狀況等。清查結(jié)束后，應(yīng)形成清查報告，針對清查中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改措施和建議。十二、信息化管理1.建立器材管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立物理器材管理信息化系統(tǒng)，對器材的采購、驗收、存儲、發(fā)放、使用、維護、報廢等全過程進行信息化管理。器材管理系統(tǒng)應(yīng)具備器材信息錄入、查詢、統(tǒng)計、報表生成等功能，提高管理工作的效率和準確性。2.數(shù)據(jù)維護與更新倉庫管理部門和使用部門應(yīng)及時將物理器材的相關(guān)信息錄入器材管理系統(tǒng)，并確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。定期對器材管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，根據(jù)實際情況及時更新系統(tǒng)中的器材信息。十三、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對物理器材準備管理工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、器材采購、驗收、存儲、發(fā)放、使用、維護、報廢等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量等。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.考核