物品使用動態(tài)管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司各類物品的使用管理，確保物品的合理配置、高效使用和妥善維護，提高公司運營效率，降低成本，保障公司各項工作的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工及公司內(nèi)使用的各類辦公設(shè)備、辦公用品、生產(chǎn)工具、固定資產(chǎn)等物品的使用管理。3.基本原則按需分配原則：根據(jù)工作實際需要，合理配置物品資源，確保員工能夠正常開展工作。高效使用原則：鼓勵員工充分利用物品，提高物品使用效率，避免資源浪費。定期維護原則：對各類物品進行定期維護和保養(yǎng)，確保其性能良好，延長使用壽命。責(zé)任到人原則：明確物品使用、保管責(zé)任，做到物有所屬，責(zé)有所歸。物品的分類與管理職責(zé)1.物品分類辦公設(shè)備：電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、掃描儀等。辦公用品：文具、紙張、墨盒、硒鼓、文件夾、筆記本等。生產(chǎn)工具：機器設(shè)備、模具、刀具、量具等。固定資產(chǎn)：辦公家具、車輛、辦公場地等。2.管理職責(zé)行政部門負責(zé)制定和完善物品使用管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)一采購、調(diào)配公司各類物品，建立物品臺賬，記錄物品的采購、領(lǐng)用、維修、報廢等情況。定期對公司物品進行盤點清查，確保賬物相符。組織實施物品的維護保養(yǎng)和維修工作，聯(lián)系外部維修服務(wù)提供商，確保物品正常使用。使用部門負責(zé)本部門物品的領(lǐng)用、使用和保管，指定專人負責(zé)物品管理。按照規(guī)定的流程申請領(lǐng)用物品，合理使用物品，避免浪費和損壞。定期對本部門使用的物品進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告行政部門。財務(wù)部門負責(zé)審核物品采購預(yù)算和費用報銷，確保物品采購費用的合理性和合規(guī)性。參與物品盤點工作，對物品的價值核算進行監(jiān)督。物品采購與入庫管理1.采購申請各部門根據(jù)工作需要，填寫《物品采購申請表》，詳細注明物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。2.采購審批行政部門收到采購申請后，進行匯總整理，根據(jù)庫存情況和采購預(yù)算，填寫審批意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購金額較大的物品，需經(jīng)過公司相關(guān)會議討論決定。3.采購實施行政部門根據(jù)審批通過的采購申請，選擇合格的供應(yīng)商進行采購。采購過程中要嚴(yán)格按照公司的采購流程進行，確保采購物品的質(zhì)量、價格和交貨期符合要求。采購?fù)瓿珊?，行政部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商將物品送達公司，并組織相關(guān)人員進行驗收。4.入庫管理物品到貨后，行政部門倉庫管理人員對照采購訂單和發(fā)票，對物品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等進行仔細核對。核對無誤后，辦理入庫手續(xù)，填寫《物品入庫單》，并將物品分類存放。同時，倉庫管理人員要及時更新物品臺賬，記錄物品的入庫時間、供應(yīng)商等信息。物品領(lǐng)用管理1.領(lǐng)用流程員工因工作需要領(lǐng)用物品時，應(yīng)填寫《物品領(lǐng)用申請表》，注明物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用原因等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批簽字后，到行政部門倉庫領(lǐng)取。倉庫管理人員根據(jù)審批后的《物品領(lǐng)用申請表》，核實庫存情況，如庫存充足，予以發(fā)放物品，并在《物品領(lǐng)用申請表》上簽字確認；如庫存不足，應(yīng)告知領(lǐng)用人員，并說明預(yù)計到貨時間。貴重物品或限量發(fā)放的物品領(lǐng)用，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)。2.領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)辦公用品應(yīng)根據(jù)員工的崗位需求和工作實際情況，按照標(biāo)準(zhǔn)定額進行領(lǐng)用。如普通員工每月領(lǐng)用文具的金額不得超過[X]元，管理人員可適當(dāng)增加。生產(chǎn)工具的領(lǐng)用應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)和實際需要進行發(fā)放，確保生產(chǎn)工作的順利進行。生產(chǎn)工具領(lǐng)用時需進行登記，注明工具編號、領(lǐng)用時間、使用人等信息。固定資產(chǎn)的領(lǐng)用需辦理相關(guān)手續(xù)，并按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行使用和折舊核算。物品使用規(guī)范1.辦公設(shè)備使用規(guī)范電腦、打印機等辦公設(shè)備應(yīng)專人專用，操作人員應(yīng)經(jīng)過培訓(xùn)后上崗，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進行操作。下班前，應(yīng)關(guān)閉辦公設(shè)備電源，避免浪費能源和造成安全隱患。對于長時間不使用的設(shè)備，應(yīng)定期開機檢查，保持設(shè)備性能良好。不得擅自拆卸、改裝辦公設(shè)備，如需維修或更換零部件，應(yīng)及時通知行政部門安排專業(yè)人員進行處理。注意辦公設(shè)備的清潔和保養(yǎng)，定期清理灰塵，保持設(shè)備外觀整潔。2.辦公用品使用規(guī)范文具應(yīng)節(jié)約使用，提倡雙面書寫、打印，減少紙張浪費。墨盒、硒鼓等辦公用品使用完畢后，應(yīng)及時更換，并將廢舊墨盒、硒鼓等統(tǒng)一交至行政部門回收處理。文件夾、筆記本等辦公用品應(yīng)妥善保管，避免丟失和損壞。3.生產(chǎn)工具使用規(guī)范生產(chǎn)工具應(yīng)按照規(guī)定的用途和操作規(guī)程使用，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。使用生產(chǎn)工具時，應(yīng)注意安全，佩戴必要的防護用品，如手套、護目鏡等。生產(chǎn)工具使用完畢后，應(yīng)及時清理、保養(yǎng)，并放回指定位置存放。對于有故障或損壞的工具，應(yīng)及時報告維修人員進行維修或更換。4.固定資產(chǎn)使用規(guī)范辦公家具、車輛等固定資產(chǎn)應(yīng)按照規(guī)定的用途和使用范圍使用，不得私自改變用途或進行違規(guī)操作。定期對固定資產(chǎn)進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時報告行政部門安排維修或保養(yǎng)。員工離職時，應(yīng)將所使用的公司固定資產(chǎn)交接清楚，如有損壞或丟失，應(yīng)照價賠償。物品維修與保養(yǎng)管理1.維修申請當(dāng)物品出現(xiàn)故障或損壞時，使用部門應(yīng)填寫《物品維修申請表》，注明物品名稱、規(guī)格型號、故障現(xiàn)象、維修要求等信息，提交至行政部門。2.維修安排行政部門收到維修申請后，根據(jù)物品的性質(zhì)和故障情況，安排內(nèi)部維修人員進行維修或聯(lián)系外部專業(yè)維修服務(wù)提供商進行維修。對于緊急維修的物品，應(yīng)優(yōu)先處理，確保不影響工作正常開展。3.維修記錄維修人員在維修過程中，應(yīng)詳細記錄維修情況，包括故障原因、維修方法、更換的零部件等信息，并填寫《物品維修記錄單》。維修完成后，維修人員應(yīng)將《物品維修記錄單》交至行政部門存檔，以便對物品的維修歷史進行查詢和統(tǒng)計分析。4.保養(yǎng)計劃行政部門應(yīng)制定物品保養(yǎng)計劃，定期對各類物品進行保養(yǎng)。保養(yǎng)內(nèi)容包括清潔、潤滑、調(diào)試、緊固等，確保物品性能良好，延長使用壽命。保養(yǎng)計劃應(yīng)明確保養(yǎng)的時間周期、責(zé)任人等信息，并嚴(yán)格按照計劃執(zhí)行。5.保養(yǎng)記錄每次物品保養(yǎng)完成后，保養(yǎng)人員應(yīng)填寫《物品保養(yǎng)記錄單》，記錄保養(yǎng)時間、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)人員等信息。行政部門應(yīng)定期對保養(yǎng)記錄進行檢查和匯總，分析物品保養(yǎng)情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。物品盤點管理1.盤點周期公司實行定期盤點制度，分為月度小盤點和年度大盤點。月度小盤點由行政部門組織，對部分常用物品進行盤點；年度大盤點由行政部門牽頭，聯(lián)合財務(wù)部門等相關(guān)部門，對公司所有物品進行全面盤點。2.盤點準(zhǔn)備在盤點前，行政部門應(yīng)制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、時間安排、人員分工等信息。倉庫管理人員應(yīng)提前對物品進行清理和整理，確保賬物相符。同時，要準(zhǔn)備好相關(guān)的盤點表格和工具，如《物品盤點表》、計算器、標(biāo)簽等。3.盤點實施盤點人員按照分工對各類物品進行逐一清點，并在《物品盤點表》上記錄實際盤點數(shù)量、規(guī)格型號、存放位置等信息。在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并記錄詳細情況。對于盤盈或盤虧的物品，要注明原因和處理建議。4.盤點報告盤點結(jié)束后，行政部門應(yīng)根據(jù)盤點結(jié)果編制《物品盤點報告》，詳細說明盤點情況，包括盤點范圍、盤點時間、盤點人員、盤點結(jié)果等信息。同時，要對盤盈或盤虧的原因進行分析，并提出相應(yīng)的處理措施和建議?！段锲繁P點報告》經(jīng)行政部門負責(zé)人審核簽字后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.差異處理對于盤盈的物品，應(yīng)查明原因，如系采購入庫時數(shù)量錯誤、未及時入賬等情況，應(yīng)及時調(diào)整物品臺賬，并進行相應(yīng)的賬務(wù)處理。對于盤虧的物品，如系正常損耗、丟失、損壞等原因造成的，應(yīng)按照公司規(guī)定進行審批處理。對于因個人原因造成物品丟失或損壞的，應(yīng)由責(zé)任人照價賠償。物品報廢管理1.報廢鑒定當(dāng)物品因損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)、技術(shù)淘汰或其他原因不再使用時，使用部門應(yīng)填寫《物品報廢申請表》，詳細說明物品名稱、規(guī)格型號、購置時間、報廢原因等信息，并提交至行政部門。行政部門組織相關(guān)人員對申請報廢的物品進行鑒定，確認是否符合報廢條件。2.報廢審批對于符合報廢條件的物品，行政部門填寫審批意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可進行報廢處理。3.報廢處置對于報廢的物品，行政部門應(yīng)按照公司規(guī)定進行處置。對于有一定價值的廢舊物品，如廢舊金屬、塑料等，可進行回收變賣；對于無回收價值的物品，可進行報廢銷毀處理。在報廢物品處置過程中，行政部門應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)督，確保處置過程合法合規(guī)，防止資產(chǎn)流失。4.報廢記錄行政部門應(yīng)及時更新物品臺賬，記錄報廢物品的名稱、規(guī)格型號、購置時間、報廢時間、處置方式等信息，并將相關(guān)的報廢申請、審批文件、處置記錄等資料進行歸檔保存。違規(guī)處理1.員工如有違反本制度的行為，行政部門將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、賠償?shù)忍幚怼?.對于故意損壞公司物品、浪費資源或擅自挪用公司物品的行為，除照價賠償外，公司將視情節(jié)給