物業(yè)公司收款管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)公司收款管理，規(guī)范收款流程，確保公司資金及時(shí)、足額回收，提高資金使用效率，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司各項(xiàng)收入的收取管理，包括但不限于物業(yè)管理費(fèi)、水電費(fèi)、停車費(fèi)、特約服務(wù)費(fèi)等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：收款活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.及時(shí)足額原則：確保各項(xiàng)應(yīng)收款項(xiàng)及時(shí)、全額收回，不得拖延或截留。3.清晰準(zhǔn)確原則：收款信息記錄要清晰、準(zhǔn)確，便于查詢和核對(duì)。4.安全保密原則：保障資金安全，對(duì)收款相關(guān)信息嚴(yán)格保密。二、收款職責(zé)分工（一）客服部門1.負(fù)責(zé)與業(yè)主/租戶溝通，發(fā)送繳費(fèi)通知，解答繳費(fèi)疑問。2.對(duì)欠費(fèi)業(yè)主/租戶進(jìn)行催繳，記錄催繳情況。3.協(xié)助財(cái)務(wù)部門核對(duì)收款信息。（二）財(cái)務(wù)部門1.制定收款計(jì)劃，明確收款目標(biāo)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.負(fù)責(zé)收款票據(jù)的管理和開具。3.辦理款項(xiàng)的收取、繳存和賬務(wù)處理。4.定期對(duì)收款情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，向管理層匯報(bào)。（三）收費(fèi)員1.按照規(guī)定的時(shí)間和方式收取款項(xiàng)，確保現(xiàn)金安全。2.及時(shí)將收取的款項(xiàng)繳存公司指定賬戶，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.負(fù)責(zé)收款臺(tái)賬的登記和更新。（四）其他部門1.協(xié)助財(cái)務(wù)部門和客服部門做好收款相關(guān)工作，如提供欠費(fèi)業(yè)主/租戶信息等。2.在職責(zé)范圍內(nèi)配合完成與收款有關(guān)的其他任務(wù)。三、收款流程（一）繳費(fèi)通知1.客服部門應(yīng)在每個(gè)繳費(fèi)周期開始前，通過短信、微信公眾號(hào)、電子郵件、張貼通知等方式向業(yè)主/租戶發(fā)送繳費(fèi)通知，明確繳費(fèi)金額、繳費(fèi)期限、繳費(fèi)方式等信息。2.對(duì)于新入住的業(yè)主/租戶，應(yīng)在入住時(shí)告知繳費(fèi)相關(guān)事宜。（二）款項(xiàng)收取1.現(xiàn)金收款收費(fèi)員在收取現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)現(xiàn)金真?zhèn)?，?dāng)面點(diǎn)清金額，并開具收款收據(jù)。收款收據(jù)應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)交業(yè)主/租戶，一聯(lián)留存財(cái)務(wù)部門作為記賬憑證，一聯(lián)作為存根備查。收費(fèi)員收取現(xiàn)金后，應(yīng)及時(shí)將現(xiàn)金繳存公司指定的銀行賬戶，并填寫現(xiàn)金繳存單，注明收款日期、金額、業(yè)主/租戶姓名等信息。2.銀行轉(zhuǎn)賬收款業(yè)主/租戶選擇銀行轉(zhuǎn)賬方式繳費(fèi)的，客服部門應(yīng)向其提供公司指定的銀行賬號(hào)信息，包括開戶行名稱、賬號(hào)等。財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)核對(duì)到賬情況，對(duì)于未按時(shí)到賬的款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)與業(yè)主/租戶溝通，查明原因。3.其他收款方式如采用電子支付方式（如微信支付、支付寶支付等）收款，應(yīng)按照相關(guān)支付平臺(tái)的操作流程進(jìn)行，確保收款信息準(zhǔn)確無誤。對(duì)于特約服務(wù)等臨時(shí)性收款業(yè)務(wù)，應(yīng)根據(jù)具體情況確定收款方式，并按照規(guī)定流程辦理。（三）收款核對(duì)1.財(cái)務(wù)部門每日對(duì)收費(fèi)員繳存的現(xiàn)金及銀行到賬情況進(jìn)行核對(duì)，確保收款金額與繳存金額一致。2.定期與客服部門核對(duì)收款臺(tái)賬，檢查業(yè)主/租戶繳費(fèi)記錄是否準(zhǔn)確、完整。3.對(duì)于核對(duì)中發(fā)現(xiàn)的差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整和處理。（四）賬務(wù)處理1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)收款收據(jù)、現(xiàn)金繳存單、銀行對(duì)賬單等原始憑證，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，準(zhǔn)確記錄各項(xiàng)收入。2.按照會(huì)計(jì)核算要求，對(duì)收款業(yè)務(wù)進(jìn)行分類核算，編制相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表。（五）欠費(fèi)管理1.客服部門負(fù)責(zé)對(duì)欠費(fèi)業(yè)主/租戶進(jìn)行跟蹤管理，每月定期統(tǒng)計(jì)欠費(fèi)情況，并進(jìn)行催繳。2.催繳方式包括電話催繳、上門催繳、發(fā)送催繳函等。對(duì)于多次催繳仍未繳費(fèi)的業(yè)主/租戶，應(yīng)采取進(jìn)一步措施，如暫停物業(yè)服務(wù)、通過法律途徑解決等。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)配合客服部門做好欠費(fèi)管理工作，提供欠費(fèi)業(yè)主/租戶的財(cái)務(wù)信息，協(xié)助制定催繳策略。四、收款票據(jù)管理（一）票據(jù)種類物業(yè)公司收款使用的票據(jù)主要包括收款收據(jù)、發(fā)票等。（二）票據(jù)購買1.財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)票據(jù)的購買，按照稅務(wù)部門和公司相關(guān)規(guī)定辦理票據(jù)申購手續(xù)。2.購買票據(jù)時(shí)，應(yīng)登記票據(jù)的種類、數(shù)量、起止號(hào)碼等信息，并妥善保管票據(jù)購買憑證。（三）票據(jù)保管1.設(shè)立專門的票據(jù)保管柜，由專人負(fù)責(zé)保管收款票據(jù)。2.票據(jù)應(yīng)分類存放，按照號(hào)碼順序排列，確保票據(jù)存放安全、有序。3.定期對(duì)票據(jù)進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)票據(jù)數(shù)量與登記記錄是否一致，如有差異應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。（四）票據(jù)開具1.收費(fèi)員在收取款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容開具收款收據(jù)，確保票據(jù)內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.開具發(fā)票時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照稅務(wù)法規(guī)的要求進(jìn)行操作，確保發(fā)票開具規(guī)范、合法。3.票據(jù)開具后，應(yīng)加蓋公司財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章。（五）票據(jù)核銷1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)已使用的票據(jù)進(jìn)行核銷，核對(duì)票據(jù)存根聯(lián)與記賬聯(lián)的金額、號(hào)碼等信息是否一致。2.對(duì)于作廢的票據(jù)，應(yīng)加蓋“作廢”章，并將作廢票據(jù)的所有聯(lián)次妥善保管，定期歸檔。3.票據(jù)核銷情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備查詢和審計(jì)。五、收款監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)收款流程執(zhí)行情況進(jìn)行自查，檢查收款記錄的準(zhǔn)確性、完整性，以及款項(xiàng)繳存的及時(shí)性、合規(guī)性。2.公司審計(jì)部門不定期對(duì)收款管理情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查收款制度的執(zhí)行情況、資金安全情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）外部監(jiān)督1.接受稅務(wù)部門等外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，按照要求提供相關(guān)收款資料，確保公司收款活動(dòng)符合法律法規(guī)要求。2.積極配合業(yè)主/租戶的監(jiān)督，及時(shí)解答其關(guān)于收款方面的疑問，保障其知情權(quán)。六、收款風(fēng)險(xiǎn)防范（一）信用風(fēng)險(xiǎn)1.建立業(yè)主/租戶信用評(píng)估機(jī)制，對(duì)新入住客戶進(jìn)行信用調(diào)查，評(píng)估其繳費(fèi)能力和信用狀況。2.根據(jù)信用評(píng)估結(jié)果，合理確定繳費(fèi)方式和信用額度，對(duì)于信用較差的客戶，采取更為嚴(yán)格的收款措施。（二）操作風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對(duì)收費(fèi)員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，規(guī)范收款操作流程，防止因操作失誤導(dǎo)致收款錯(cuò)誤或資金損失。2.定期對(duì)收款系統(tǒng)、設(shè)備等進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行，避免因系統(tǒng)故障或設(shè)備問題影響收款工作。（三）法律風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對(duì)收款法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保公司收款活動(dòng)合法合規(guī)。2.在處理欠費(fèi)等問題時(shí)，及時(shí)咨詢法律顧問意見，必要時(shí)通過法律途徑解決，維護(hù)公司合法權(quán)益。七、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)于在收款工作中表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人，如收款任務(wù)完成率高、催繳欠費(fèi)效果顯著等，公司給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書等。2.獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司實(shí)際情況制定，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示。（二）處罰1.對(duì)于違反收款管理制度的部門或個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等。