物業(yè)公司辦公管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范物業(yè)公司辦公秩序，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司全體員工。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度。2.以服務(wù)業(yè)主為宗旨，高效、規(guī)范地開展工作。3.倡導(dǎo)團(tuán)隊(duì)合作，相互支持，共同完成工作任務(wù)。二、辦公秩序管理（一）考勤制度1.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司規(guī)定的工作時(shí)間，按時(shí)上下班，不得遲到、早退。2.員工請(qǐng)假需提前填寫請(qǐng)假申請(qǐng)表，按照審批流程辦理請(qǐng)假手續(xù)。請(qǐng)假一天以內(nèi)（含一天）由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；請(qǐng)假一天以上由部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.無故曠工者，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。連續(xù)曠工三天以上（含三天）或一年內(nèi)累計(jì)曠工達(dá)五天以上（含五天）的，公司將予以辭退。（二）辦公區(qū)域環(huán)境1.保持辦公區(qū)域整潔衛(wèi)生，每天下班前各部門應(yīng)安排人員打掃衛(wèi)生，清理垃圾。2.辦公用品應(yīng)擺放整齊，不得隨意丟棄。文件、資料應(yīng)分類存放，便于查找。3.愛護(hù)辦公設(shè)施設(shè)備，如有損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)修。不得私自拆卸、改裝辦公設(shè)備。（三）工作紀(jì)律1.員工在工作時(shí)間內(nèi)應(yīng)專注工作，不得在辦公區(qū)域內(nèi)閑聊、玩游戲、看視頻等與工作無關(guān)的事情。2.接聽電話應(yīng)禮貌用語，及時(shí)記錄重要信息，并按照規(guī)定進(jìn)行傳達(dá)和處理。3.嚴(yán)禁在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、吃零食，保持辦公環(huán)境的整潔和空氣清新。三、辦公用品管理（一）采購1.各部門根據(jù)工作需要，每月初制定辦公用品采購計(jì)劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部。2.行政部匯總各部門采購計(jì)劃，統(tǒng)一進(jìn)行采購。采購時(shí)應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。3.辦公用品采購應(yīng)遵循勤儉節(jié)約的原則，避免浪費(fèi)。（二）發(fā)放1.行政部根據(jù)辦公用品采購情況，及時(shí)將辦公用品發(fā)放到各部門。2.各部門指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)取和保管，并建立辦公用品領(lǐng)用臺(tái)賬。3.員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用登記表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后領(lǐng)取。（三）使用與保管1.員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，合理使用，不得隨意浪費(fèi)。2.辦公用品應(yīng)妥善保管，如有丟失、損壞應(yīng)照價(jià)賠償。3.行政部定期對(duì)辦公用品的使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件的起草、審核、簽發(fā)應(yīng)按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行。文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范、簡(jiǎn)潔。2.文件印發(fā)后，應(yīng)及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好簽收記錄。3.員工應(yīng)妥善保管文件，不得擅自復(fù)印、外傳。如需查閱文件，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）檔案管理1.物業(yè)公司的檔案包括行政檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔和保管。2.檔案應(yīng)分類存放，建立檔案目錄，便于查找和利用。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理，確保檔案的完整和安全。4.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下查閱。查閱后應(yīng)及時(shí)歸還，不得在檔案上涂改、標(biāo)記。五、會(huì)議管理（一）會(huì)議類型1.公司例會(huì)：每周[X]召開，由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，總結(jié)上周工作，安排本周工作任務(wù)。2.部門會(huì)議：由各部門自行組織召開，總結(jié)本部門工作，傳達(dá)公司會(huì)議精神，安排本部門工作任務(wù)。3.專題會(huì)議：根據(jù)工作需要，不定期召開專題會(huì)議，研究解決專項(xiàng)工作問題。（二）會(huì)議組織1.會(huì)議組織部門應(yīng)提前確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員，并通知相關(guān)人員做好準(zhǔn)備。2.會(huì)議組織部門應(yīng)準(zhǔn)備好會(huì)議資料，如會(huì)議議程、匯報(bào)材料等。3.會(huì)議應(yīng)安排專人做好記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整。（三）會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前請(qǐng)假。2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容，不得交頭接耳、玩手機(jī)等。如有意見或建議，應(yīng)在會(huì)議規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)言。3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議要求及時(shí)落實(shí)工作任務(wù)。六、印章管理（一）印章種類物業(yè)公司印章包括公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等。（二）印章保管1.公司公章由行政部指定專人保管，合同專用章由法務(wù)部指定專人保管，財(cái)務(wù)專用章和法人章由財(cái)務(wù)部指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意放置。如有遺失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)措施。（三）印章使用1.印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行審批。使用部門填寫印章使用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到印章保管部門蓋章。2.印章使用應(yīng)在印章使用登記表上進(jìn)行登記，注明使用時(shí)間、用途、使用人等信息。3.嚴(yán)禁在空白紙張、合同上加蓋印章。七、車輛管理（一）車輛使用1.公司車輛主要用于公務(wù)活動(dòng)，如業(yè)務(wù)辦理、客戶接送等。員工因工作需要使用車輛，應(yīng)提前填寫車輛使用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到行政部辦理派車手續(xù)。2.駕駛員應(yīng)按照派車單指定的時(shí)間、地點(diǎn)出車，不得擅自改變行駛路線。3.車輛使用完畢后，駕駛員應(yīng)及時(shí)將車輛開回公司指定地點(diǎn)停放，并做好車輛清潔和保養(yǎng)工作。（二）車輛維護(hù)1.行政部負(fù)責(zé)制定車輛維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維修。2.駕駛員應(yīng)定期對(duì)車輛進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告行政部。車輛維修應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠，確保維修質(zhì)量。3.車輛維修費(fèi)用應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行報(bào)銷。（三）車輛安全1.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。不得酒后駕車、疲勞駕車、超速行駛等。2.車輛應(yīng)配備必要的安全設(shè)備，如滅火器、急救箱等。駕駛員應(yīng)定期檢查安全設(shè)備的有效性。3.發(fā)生交通事故時(shí)，駕駛員應(yīng)立即停車，保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和交警部門。八、保密管理（一）保密范圍1.公司商業(yè)秘密，如客戶信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)狀況等。2.公司技術(shù)秘密，如技術(shù)方案、工藝流程、產(chǎn)品配方等。3.公司內(nèi)部文件、資料、會(huì)議記錄等。（二）保密措施1.員工應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.公司對(duì)涉及保密信息的文件、資料等應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸。3.員工在工作中應(yīng)妥善保管保密信息，不得泄露給無關(guān)人員。如需使用保密信息，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批。4.嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布公司保密信息。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司定期對(duì)保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對(duì)違反保密制度的員工，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。九、信息化管理（一）辦公軟件使用1.員工應(yīng)熟練掌握公司規(guī)定的辦公軟件，如Word、Excel、PowerPoint等，提高工作效率。2.嚴(yán)禁使用未經(jīng)公司許可的軟件，不得在辦公電腦上安裝與工作無關(guān)的軟件。3.員工應(yīng)定期對(duì)辦公軟件進(jìn)行更新和維護(hù)，確保軟件的正常運(yùn)行。（二）網(wǎng)絡(luò)使用1.員工應(yīng)遵守公司網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，不得利用公司網(wǎng)絡(luò)從事違法違規(guī)活動(dòng)。2.嚴(yán)禁在公司網(wǎng)絡(luò)上下載、傳播病毒、惡意軟件等。3.員工在使用公司網(wǎng)絡(luò)時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)個(gè)人信息安全，避免泄露。（三）信息系統(tǒng)管理1.公司建立了各類信息系統(tǒng)，如物業(yè)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等。員工應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)