物業(yè)公司內(nèi)勤管理制度一、總則（一）目的為加強物業(yè)公司內(nèi)勤工作的規(guī)范化管理，提高內(nèi)勤工作效率和質(zhì)量，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司內(nèi)勤崗位的全體工作人員。（三）基本原則1.高效原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，確保各項任務(wù)及時、準(zhǔn)確完成。2.規(guī)范原則：明確工作標(biāo)準(zhǔn)和操作流程，使內(nèi)勤工作有章可循、規(guī)范有序。3.服務(wù)原則：牢固樹立服務(wù)意識，為公司各部門及業(yè)主提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、崗位職責(zé)（一）日常事務(wù)管理1.負(fù)責(zé)接聽公司電話，做好記錄并及時傳達相關(guān)信息。2.接待來訪人員，熱情禮貌，引導(dǎo)至相關(guān)部門或人員處，并做好登記。3.負(fù)責(zé)公司文件、資料的收發(fā)、登記、歸檔和保管工作，確保文件資料的安全與完整。4.協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)安排會議、活動等，做好會議通知、場地布置、會議記錄等工作。（二）辦公用品管理1.制定辦公用品采購計劃，根據(jù)庫存情況及時補充辦公用品。2.負(fù)責(zé)辦公用品的采購、驗收、入庫、發(fā)放和盤點工作，建立辦公用品臺賬。3.合理控制辦公用品的使用成本，倡導(dǎo)節(jié)約辦公。（三）考勤管理1.負(fù)責(zé)員工考勤記錄，每月按時統(tǒng)計員工出勤情況，制作考勤報表。2.對遲到、早退、曠工等異常考勤情況進行核實和處理，并及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。3.協(xié)助處理員工請假、調(diào)休等手續(xù)，確?？记跀?shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。（四）費用報銷管理1.負(fù)責(zé)審核員工費用報銷單據(jù)，確保報銷內(nèi)容真實、合規(guī)、完整。2.按照公司財務(wù)制度辦理費用報銷手續(xù)，及時將報銷款項支付給員工。3.定期對費用報銷情況進行統(tǒng)計和分析，提出優(yōu)化建議。（五）檔案管理1.負(fù)責(zé)整理、歸檔公司各類檔案，包括合同檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.建立檔案索引和目錄，方便檔案的查詢和借閱。3.做好檔案的安全保管工作，防止檔案丟失、損壞或泄露。（六）其他工作1.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作任務(wù)，積極配合公司其他部門的工作。2.關(guān)注行業(yè)動態(tài)和公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，及時收集相關(guān)信息并反饋給領(lǐng)導(dǎo)。三、工作流程（一）電話接聽與記錄1.電話鈴響三聲內(nèi)接聽，使用禮貌用語問候?qū)Ψ健?.認(rèn)真傾聽對方講話，準(zhǔn)確記錄重要信息，包括來電時間、來電人姓名、單位、聯(lián)系電話、事項內(nèi)容等。3.對于一般性問題，能夠當(dāng)場解答的及時給予答復(fù)；對于無法當(dāng)場解答的，告知對方會及時轉(zhuǎn)達相關(guān)人員，在規(guī)定時間內(nèi)給予回復(fù)，并記錄好回復(fù)時間和方式。4.通話結(jié)束后，禮貌道別，待對方掛斷電話后再放下聽筒。（二）文件收發(fā)與歸檔1.文件收到后，首先進行分類，區(qū)分內(nèi)部文件、外部文件、緊急文件等。2.在文件上加蓋收文章，注明收文日期，并進行編號登記。3.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，及時呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門閱辦，并做好文件傳閱記錄。4.文件傳閱完畢后，及時收回，按照檔案管理要求進行整理、裝訂和歸檔。5.文件發(fā)出時，填寫發(fā)文登記表，注明文件名稱、文號、發(fā)文對象、發(fā)文日期等信息。6.對重要文件進行復(fù)印備份，確保文件的安全性和可追溯性。（三）辦公用品采購與發(fā)放1.每月末，根據(jù)各部門辦公用品使用情況和庫存數(shù)量，制定下月辦公用品采購計劃。2.選擇合適的供應(yīng)商進行采購，簽訂采購合同或協(xié)議，確保采購物品的質(zhì)量和價格合理。3.辦公用品到貨后，進行驗收，核對物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致。4.驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，將辦公用品分類存放，并更新辦公用品臺賬。5.員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時，填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到內(nèi)勤處領(lǐng)取。6.內(nèi)勤根據(jù)申請表發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄，定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。（四）考勤統(tǒng)計與報表制作1.每天按時收集員工考勤打卡記錄，對于未打卡的員工，及時與本人或部門負(fù)責(zé)人核實原因。2.根據(jù)考勤記錄，統(tǒng)計員工的出勤、遲到、早退、曠工等情況。3.每月初，制作上月考勤報表，包括員工姓名、部門、出勤天數(shù)、遲到次數(shù)、早退次數(shù)、曠工天數(shù)等信息。4.將考勤報表提交給人力資源部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，審核通過后進行存檔。（五）費用報銷審核與辦理1.員工提交費用報銷單據(jù)時，內(nèi)勤首先審核報銷單據(jù)的完整性，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷審批單等是否齊全。2.審核報銷內(nèi)容是否符合公司財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，如報銷金額是否合理、報銷事由是否真實等。3.對于不符合要求的報銷單據(jù)，及時退回給員工，并說明原因，要求其補充或更正。4.審核通過的報銷單據(jù)，按照公司財務(wù)流程進行簽字審批，然后提交給財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。5.跟蹤報銷款項的支付情況，確保員工及時收到報銷款項，并做好相關(guān)記錄。（六）檔案整理與歸檔1.定期對公司各類檔案進行整理，按照檔案類別和時間順序進行分類。2.對檔案進行編號、編目，建立檔案索引和目錄，方便查詢和借閱。3.將整理好的檔案裝入檔案盒或檔案柜，妥善保管，并做好防潮、防火、防蟲等工作。4.對于電子檔案，進行備份存儲，并建立電子檔案索引，確保電子檔案的安全和可查閱。四、工作規(guī)范（一）工作態(tài)度1.內(nèi)勤人員應(yīng)具備積極主動的工作態(tài)度，認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成各項工作任務(wù)。2.對待同事和業(yè)主應(yīng)熱情、禮貌、耐心，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。3.保持良好的工作心態(tài)，面對工作壓力和困難時，能夠冷靜應(yīng)對，積極解決問題。（二）工作紀(jì)律1.遵守公司的各項規(guī)章制度，按時上下班，不遲到、早退、曠工。2.工作時間內(nèi)不得擅自離崗、串崗，不得從事與工作無關(guān)的事情。3.嚴(yán)格保守公司機密，不得泄露公司的商業(yè)秘密、文件資料和客戶信息等。4.服從領(lǐng)導(dǎo)安排，認(rèn)真執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)，不得推諉、拖延。（三）工作質(zhì)量1.各項工作應(yīng)做到準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)統(tǒng)計、文件處理等應(yīng)保證準(zhǔn)確性和及時性。2.注重工作細(xì)節(jié)，對工作中的每一個環(huán)節(jié)都要認(rèn)真對待，避免出現(xiàn)差錯。3.不斷提高工作效率，優(yōu)化工作流程，減少不必要的工作環(huán)節(jié)和時間浪費。（四）溝通協(xié)作1.與公司各部門保持密切溝通，及時了解工作進展和需求，提供必要的支持和協(xié)助。2.積極參與公司組織的各項會議和活動，認(rèn)真聽取他人意見和建議，加強團隊協(xié)作。3.與業(yè)主保持良好的溝通，及時反饋業(yè)主的意見和需求，協(xié)調(diào)解決業(yè)主的問題。五、考核與激勵（一）考核方式1.內(nèi)勤人員的考核采用月度考核與年度考核相結(jié)合的方式。2.月度考核由直接上級根據(jù)內(nèi)勤人員的工作表現(xiàn)進行評分，考核內(nèi)容包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率、工作態(tài)度等方面。3.年度考核根據(jù)月度考核結(jié)果進行綜合評定，同時參考員工的年度工作總結(jié)和自我評價。（二）考核指標(biāo)1.工作任務(wù)完成率：考核內(nèi)勤人員每月各項工作任務(wù)的完成情況，以實際完成的任務(wù)數(shù)量與應(yīng)完成的任務(wù)數(shù)量之比計算。2.工作質(zhì)量：主要考核文件處理的準(zhǔn)確性、辦公用品管理的規(guī)范性、考勤統(tǒng)計的正確性等方面，根據(jù)工作失誤的次數(shù)和影響程度進行評分。3.工作效率：通過工作任務(wù)的完成時間、響應(yīng)速度等指標(biāo)來衡量內(nèi)勤人員的工作效率，對于能夠按時或提前完成工作任務(wù)且工作質(zhì)量高的給予加分。4.工作態(tài)度：包括工作積極性、責(zé)任心、團隊協(xié)作精神等方面，由上級領(lǐng)導(dǎo)和同事進行評價。（三）激勵措施1.對于月度考核成績優(yōu)秀的內(nèi)勤人員，給予一定的物質(zhì)獎勵，如獎金、獎品等。2.在年度考核中表現(xiàn)突出的員工，優(yōu)先考慮晉升、調(diào)薪等激勵措施。3.對工作中提出創(chuàng)新性建議或方法，為公司帶來顯著效益的內(nèi)勤人員，給予特別獎勵。六、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計劃1.根據(jù)內(nèi)勤人員的崗位需求和個人發(fā)展情況，制定年度培訓(xùn)計劃。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括業(yè)務(wù)知識、技能培訓(xùn)、溝通技巧、團隊協(xié)作等方面，以提高內(nèi)勤人員的綜合素質(zhì)和工作能力。（二）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由公司內(nèi)部經(jīng)驗豐富的員工或?qū)I(yè)人員進行授課，分享工作經(jīng)驗和專業(yè)知識。2.外部培訓(xùn)：根據(jù)實際需要，選派內(nèi)勤人員參加外部專業(yè)培訓(xùn)機構(gòu)舉辦的培訓(xùn)課程或研討會。3.在線學(xué)習(xí)：鼓勵內(nèi)勤人員利用網(wǎng)絡(luò)平臺進行自主學(xué)習(xí)，獲取最新的行