清運公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強清運公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于清運公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應真實反映公司各項活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確可靠。3.安全保密原則：加強檔案安全防護，嚴格保密制度，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率。4.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務培訓。5.負責檔案的查閱、借閱、利用服務工作，根據(jù)工作需要提供檔案信息。6.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，報公司領導批準后組織銷毀。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整和準確。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理的日常工作，并接受綜合管理部門的業(yè)務指導。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交檔案。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，在規(guī)定范圍內(nèi)使用檔案，并做好檔案的歸還和保管工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司經(jīng)營管理活動中形成的文件材料，包括合同協(xié)議、業(yè)務報表、財務憑證、工作計劃與總結等。3.公司人事管理方面的文件材料，如員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核材料等。4.公司行政管理方面的文件材料，如辦公文件、會議紀要、規(guī)章制度、行政事務處理記錄等。5.公司安全生產(chǎn)管理方面的文件材料，如安全檢查記錄、事故報告與處理材料等。6.公司設備管理方面的文件材料，如設備采購合同、設備臺賬、設備維護記錄等。7.公司項目管理方面的文件材料，如項目立項報告、項目實施方案、項目驗收報告等。8.公司對外宣傳、公關活動中形成的文件材料，如宣傳資料、新聞報道、活動照片等。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集上來。2.檔案收集應遵循全面、系統(tǒng)的原則，涵蓋公司各項活動的各個環(huán)節(jié)。3.對于重要文件和緊急文件，應及時收集并優(yōu)先整理歸檔。4.收集的檔案材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損或褪色應及時修復或復制。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、排列有序、編目準確。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為行政管理類、人事管理類、財務管理類、業(yè)務管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.排列：按照編號順序?qū)n案進行排列，同一類檔案應按照時間先后或重要程度等順序排列。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，移交綜合管理部門歸檔。2.對于重大項目或緊急事項形成的檔案，應在項目結束或事項處理完畢后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的質(zhì)量。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，一式兩份，雙方簽字確認。3.將檔案移交清單和檔案一并送交綜合管理部門，綜合管理部門檔案管理人員進行核對驗收后，在移交清單上簽字，并將其中一份返還給移交部門留存。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設立、變更、注銷等重要文件，公司章程，年度財務報告，重大合同協(xié)議等。3.長期保管的檔案保管期限一般為10年至50年，包括公司年度工作計劃與總結，重要業(yè)務報表，人事檔案等。4.短期保管的檔案保管期限一般為1年至10年，包括一般性文件材料，日常業(yè)務記錄等。（四）保管要求1.綜合管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.嚴格遵守檔案查閱制度，未經(jīng)批準不得擅自查閱檔案。2.查閱檔案應在規(guī)定的地點進行，不得將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案應保持安靜，不得在檔案上涂改、標記、污損。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交綜合管理部門。2.綜合管理部門檔案管理人員對查閱申請表進行審核，符合查閱條件的，安排查閱，并提供必要的協(xié)助。3.查閱人查閱檔案時，應在檔案查閱登記表上記錄查閱情況，包括查閱時間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等。（三）借閱原則1.檔案一般不對外借閱，確因工作需要借閱的，應嚴格履行借閱手續(xù)。2.借閱檔案應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應對檔案的安全和保密負責，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自復制檔案內(nèi)容。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、檔案名稱、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交綜合管理部門。2.綜合管理部門檔案管理人員對借閱申請表進行審核，符合借閱條件的，報綜合管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱人領取檔案時，應在檔案借閱登記表上簽字確認，并按照規(guī)定的時間歸還檔案。檔案歸還時，檔案管理人員應進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告并追究借閱人的責任。六、檔案的統(tǒng)計與鑒定（一）統(tǒng)計1.綜合管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應準確、及時、完整，如實反映檔案管理工作的基本情況。（二）鑒定1.綜合管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由綜合管理部門負責人、檔案管理人員及相關業(yè)務部門人員參加。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。4.對已失去保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀申請表，報公司領導批準后組織銷毀。七、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且確無保存價值的檔案。2.經(jīng)鑒定小組鑒定，認為不需要繼續(xù)保存的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理人員填寫檔案銷毀申請表，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，報綜合管理部門負責人審核。2.綜合管理部門負責人審核同意后