深圳自行采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司自行采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于深圳地區(qū)公司各部門自行采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、低值易耗品、服務(wù)采購等。3.基本原則合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本最小化，提高采購效益。公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正、公開，維護(hù)公司利益。保密性原則：涉及采購的商業(yè)機(jī)密和敏感信息應(yīng)嚴(yán)格保密。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策小組，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)審議采購預(yù)算、重大采購項(xiàng)目、采購政策等事項(xiàng)，對采購工作進(jìn)行決策和指導(dǎo)。2.采購執(zhí)行部門行政部門：負(fù)責(zé)辦公用品、辦公設(shè)備、低值易耗品等日常采購工作。其他需求部門：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，負(fù)責(zé)提出專項(xiàng)采購需求，并配合采購執(zhí)行部門完成采購工作。3.各部門職責(zé)采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃，組織實(shí)施采購活動，簽訂采購合同。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評估、管理和維護(hù)。負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收、入庫、付款等工作。負(fù)責(zé)采購信息的收集、整理和分析，為采購決策提供支持。需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購供應(yīng)商的評估和選擇。協(xié)助采購執(zhí)行部門進(jìn)行采購物資的驗(yàn)收工作。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用。負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付審核和賬務(wù)處理。審計(jì)部門負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購行為的合規(guī)性和效益性。三、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時間等信息?！恫少徤暾埍怼方?jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購執(zhí)行部門。2.采購審批采購執(zhí)行部門收到《采購申請表》后，進(jìn)行初步審核。對于金額較小的采購項(xiàng)目，由采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大的采購項(xiàng)目，提交采購決策小組審批。采購審批通過后，采購執(zhí)行部門根據(jù)審批意見開展采購工作。3.供應(yīng)商選擇與采購采購執(zhí)行部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、供應(yīng)商推薦、行業(yè)展會等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查和評估，包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況、信譽(yù)等方面。選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行詢價或招標(biāo)，獲取報價單或投標(biāo)文件。根據(jù)供應(yīng)商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素進(jìn)行綜合比較，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。4.采購驗(yàn)收采購物資到貨前，采購執(zhí)行部門通知需求部門和相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。采購物資到貨時，采購執(zhí)行部門、需求部門和相關(guān)人員共同對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物資，填寫《驗(yàn)收單》，辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其更換或處理。5.采購付款采購執(zhí)行部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收單，填寫《付款申請單》，附上發(fā)票、采購合同、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證?！陡犊钌暾垎巍方?jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，審核無誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購執(zhí)行部門每年年底根據(jù)公司下一年度的業(yè)務(wù)計(jì)劃和采購需求，編制采購預(yù)算草案。采購預(yù)算草案應(yīng)包括采購項(xiàng)目、采購金額、采購時間等詳細(xì)信息，并提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司年度預(yù)算安排和資金狀況，對采購預(yù)算草案進(jìn)行審核和調(diào)整，形成年度采購預(yù)算方案，報采購決策小組審議通過。2.預(yù)算執(zhí)行采購執(zhí)行部門應(yīng)嚴(yán)格按照年度采購預(yù)算方案執(zhí)行采購工作，不得超預(yù)算采購。如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要，確需調(diào)整采購預(yù)算的，應(yīng)按照預(yù)算編制程序進(jìn)行申請和審批。3.預(yù)算監(jiān)控財(cái)務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。采購執(zhí)行部門應(yīng)每月向財(cái)務(wù)部門報送采購預(yù)算執(zhí)行情況報表，匯報采購項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)度、資金使用情況等。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購執(zhí)行部門根據(jù)采購需求，制定供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃，明確供應(yīng)商開發(fā)的目標(biāo)、范圍、方式等。通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、管理水平、售后服務(wù)等方面情況。經(jīng)評估合格的供應(yīng)商，納入公司供應(yīng)商名錄，并簽訂合作協(xié)議。2.供應(yīng)商評估采購執(zhí)行部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。采用定性和定量相結(jié)合的評估方法，對供應(yīng)商進(jìn)行打分和排名。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。3.供應(yīng)商激勵與淘汰對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎勵和優(yōu)惠政策，如優(yōu)先采購、延長付款期限等。對于不合格供應(yīng)商，及時發(fā)出整改通知，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，予以淘汰。定期對供應(yīng)商名錄進(jìn)行更新，淘汰不合格供應(yīng)商，補(bǔ)充新的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。六、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別采購執(zhí)行部門和相關(guān)人員應(yīng)識別采購過程中可能存在的風(fēng)險，如市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。3.風(fēng)險應(yīng)對措施根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于市場風(fēng)險，加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，合理安排采購時間和數(shù)量，降低市場波動對采購成本的影響。對于質(zhì)量風(fēng)險，加強(qiáng)供應(yīng)商管理和質(zhì)量控制，嚴(yán)格驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，確保采購物資的質(zhì)量。對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，在采購合同中明確違約責(zé)任和賠償條款，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理。對于法律風(fēng)險，加強(qiáng)對采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保采購活動的合規(guī)性。七、采購信息管理1.采購信息收集采購執(zhí)行部門應(yīng)收集與采購活動相關(guān)的信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、采購政策法規(guī)信息等。通過多種渠道收集采購信息，如網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)協(xié)會、供應(yīng)商提供等。2.采購信息整理與分析采購執(zhí)行部門對收集到的采購信息進(jìn)行整理和分類，建立采購信息數(shù)據(jù)庫。定期對采購信息進(jìn)行分析，為采購決策提供參考依據(jù)。3.采購信息共享采購執(zhí)行部門應(yīng)及時將采購信息共享給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員，確保信息的及時性和準(zhǔn)確性。建立采購信息溝通機(jī)制，加強(qiáng)部門之間的信息交流和協(xié)作。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查審計(jì)部門定期對采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查采購行為的合規(guī)性、采購程序的執(zhí)行情況、采購合同的履行情況等。采購執(zhí)行部門應(yīng)配合審計(jì)部門的監(jiān)督檢查工作，提供相關(guān)資料和信息。2.考核評價建立采購工作考核評價機(jī)制，對采購執(zhí)行部門和相關(guān)人員的采購工作進(jìn)行考核評價。考核