涉密郵件發(fā)送管理制度一、總則（一）目的為加強公司涉密郵件發(fā)送管理，確保公司機密信息的安全，防止因郵件發(fā)送不當(dāng)導(dǎo)致公司機密泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作中涉及涉密郵件的發(fā)送行為。（三）定義1.涉密郵件：指包含公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、客戶信息等重要機密內(nèi)容的郵件。2.商業(yè)秘密：不為公眾所知悉、能為權(quán)利人帶來經(jīng)濟利益、具有實用性并經(jīng)權(quán)利人采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。3.技術(shù)秘密：公司擁有的未公開的技術(shù)方案、工藝流程、技術(shù)訣竅等。4.財務(wù)信息：公司的財務(wù)報表、預(yù)算、成本核算等涉及財務(wù)狀況的信息。5.客戶信息：包括客戶名單、聯(lián)系方式、交易記錄、需求信息等。二、涉密郵件的分類與標(biāo)識（一）分類1.核心機密類：涉及公司核心技術(shù)、重大商業(yè)決策、關(guān)鍵財務(wù)數(shù)據(jù)等極其重要的信息。2.重要機密類：包含重要技術(shù)資料、客戶核心信息、重要業(yè)務(wù)計劃等。3.一般機密類：如普通技術(shù)文檔、一般客戶資料、常規(guī)業(yè)務(wù)信息等。（二）標(biāo)識1.在郵件主題前統(tǒng)一標(biāo)注涉密等級，如“[核心機密]”“[重要機密]”“[一般機密]”。2.對于涉密附件，應(yīng)在文件名后注明涉密等級，如“項目計劃書[重要機密].docx”。三、涉密郵件發(fā)送流程（一）郵件起草1.員工在撰寫涉密郵件前，應(yīng)仔細確認(rèn)郵件內(nèi)容是否屬于涉密信息。2.對于涉及多個部門或人員的涉密郵件，起草人應(yīng)提前與相關(guān)人員溝通協(xié)調(diào)，確保信息準(zhǔn)確、完整且符合保密要求。3.在郵件起草過程中，應(yīng)盡量避免在郵件正文中詳細闡述涉密信息，如需提及關(guān)鍵內(nèi)容，應(yīng)進行概括性描述，并提醒收件人注意查看附件。（二）涉密等級確定1.起草人根據(jù)郵件內(nèi)容確定涉密等級，并按照規(guī)定進行標(biāo)識。2.對于難以確定涉密等級的郵件，起草人應(yīng)提交上級領(lǐng)導(dǎo)或保密管理部門進行審核確定。（三）審批1.核心機密類郵件：必須經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理三級審批。審批流程為起草人提交郵件至部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人審核后提交分管領(lǐng)導(dǎo)，分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后提交總經(jīng)理審批，總經(jīng)理審批通過后方可發(fā)送。2.重要機密類郵件：需經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)兩級審批。即起草人提交郵件至部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人審核后提交分管領(lǐng)導(dǎo)，分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后方可發(fā)送。3.一般機密類郵件：由部門負(fù)責(zé)人審批。起草人將郵件提交部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人審批通過后即可發(fā)送。（四）發(fā)送1.經(jīng)審批通過的涉密郵件，由起草人通過公司指定的郵件系統(tǒng)進行發(fā)送。嚴(yán)禁使用個人郵箱發(fā)送涉密郵件。2.在發(fā)送郵件時，應(yīng)確保收件人信息準(zhǔn)確無誤，并仔細核對郵件內(nèi)容及附件是否完整。3.對于需要發(fā)送給外部單位或個人的涉密郵件，應(yīng)提前與對方溝通，確認(rèn)其具備接收和保管涉密信息的能力，并要求對方簽署保密協(xié)議。（五）記錄與存檔1.郵件發(fā)送后，發(fā)送人應(yīng)及時將郵件發(fā)送記錄（包括郵件主題、收件人、發(fā)送時間、涉密等級等）進行整理歸檔，以便日后查詢和追溯。2.公司保密管理部門應(yīng)定期對涉密郵件發(fā)送記錄進行檢查和統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。四、涉密郵件接收管理（一）收件人確認(rèn)1.收件人收到涉密郵件后，應(yīng)首先確認(rèn)郵件是否為本人所需，如非本人所需，應(yīng)及時退回發(fā)件人，并說明原因。2.對于涉及多個收件人的涉密郵件，如有收件人離職或崗位變動，應(yīng)及時通知發(fā)件人進行調(diào)整，確保郵件接收的準(zhǔn)確性和有效性。（二）閱讀與處理1.收件人應(yīng)在安全的環(huán)境下閱讀涉密郵件，并按照郵件要求及時進行處理。2.如需對涉密郵件進行轉(zhuǎn)發(fā)，收件人必須按照本制度規(guī)定重新進行審批，并確保轉(zhuǎn)發(fā)對象具備相應(yīng)的保密資質(zhì)和條件。3.收件人不得擅自將涉密郵件內(nèi)容透露給無關(guān)人員，不得私自復(fù)制、保存涉密郵件及其附件。（三）反饋與存檔1.收件人處理完涉密郵件后，應(yīng)及時向發(fā)件人反饋處理情況，如已閱讀、已執(zhí)行相關(guān)任務(wù)等。2.收件人應(yīng)將涉密郵件及其相關(guān)處理記錄進行妥善存檔，以備后續(xù)查閱。五、涉密郵件存儲與保管（一）存儲方式1.公司應(yīng)建立專門的涉密郵件存儲服務(wù)器，對涉密郵件進行集中存儲。2.涉密郵件存儲服務(wù)器應(yīng)具備完善的安全防護措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密存儲等，確保郵件數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）訪問權(quán)限1.只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問涉密郵件存儲服務(wù)器，訪問權(quán)限應(yīng)根據(jù)員工的工作職責(zé)和保密級別進行嚴(yán)格設(shè)定。2.對于涉及核心機密類郵件的訪問，必須經(jīng)過公司最高管理層的批準(zhǔn)，并進行詳細的操作記錄。（三）備份與恢復(fù)1.公司應(yīng)定期對涉密郵件存儲服務(wù)器中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的異地存儲介質(zhì)上，并妥善保管。2.制定完善的數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，確保在服務(wù)器出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時能夠及時恢復(fù)涉密郵件數(shù)據(jù)，保障公司業(yè)務(wù)的正常運行。（四）保管期限1.涉密郵件的保管期限應(yīng)根據(jù)郵件內(nèi)容的重要性和保密需求確定，一般情況下，核心機密類郵件保管期限為[X]年，重要機密類郵件保管期限為[X]年，一般機密類郵件保管期限為[X]年。2.在保管期限屆滿后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行銷毀處理。六、涉密郵件銷毀管理（一）銷毀范圍1.已超過保管期限的涉密郵件。2.因工作原因不再需要保留的涉密郵件。3.因郵件系統(tǒng)故障或其他原因?qū)е聼o法正常存儲和使用的涉密郵件。（二）銷毀方式1.對于紙質(zhì)涉密郵件，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保郵件內(nèi)容無法恢復(fù)。2.對于電子涉密郵件，應(yīng)使用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具對存儲介質(zhì)進行多次擦除，確保數(shù)據(jù)徹底清除，然后將存儲介質(zhì)進行物理銷毀。（三）銷毀記錄1.每次涉密郵件銷毀時，應(yīng)詳細記錄銷毀的郵件名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、執(zhí)行人員等信息。2.銷毀記錄應(yīng)妥善保存至少[X]年，以備審計和查詢。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對涉密郵件發(fā)送管理制度的執(zhí)行情況進行審計，檢查郵件審批流程是否合規(guī)、涉密等級標(biāo)識是否準(zhǔn)確、存儲與保管是否安全等。2.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）保密檢查1.公司保密管理部門應(yīng)不定期對各部門涉密郵件發(fā)送情況進行檢查，包括郵件起草、審批、發(fā)送、接收、存儲、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檢查可采用查閱記錄、實地查看、抽查郵件等方式進行，對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴(yán)肅處理。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定發(fā)送涉密郵件的員工，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰。2.如因員工違規(guī)發(fā)送涉密郵件導(dǎo)致公司機密泄露，給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，公司將依法追究其法律責(zé)任。八、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃1.公司應(yīng)制定年度涉密郵件發(fā)送管理培訓(xùn)計劃，定期組織員工參加培訓(xùn)，提高員工的保密意識和操作技能。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)方式等詳細信息，并確保培訓(xùn)覆蓋公司全體員工。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.保密法律法規(guī)和公司保密制度，重點講解涉密郵件發(fā)送管理的相關(guān)規(guī)定。2.涉密郵件的分類與標(biāo)識方法、發(fā)送流程、接收管理、存儲保管、銷毀處理等操作規(guī)范。3.典型案例分析，通過實際案例讓員工深刻認(rèn)識到違規(guī)發(fā)送涉密郵件的危害。（三）教育方式1.采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、視頻演示、模擬演練等多種方式進行培訓(xùn)教育，確保