法人證書使用管理制度一、總則（一）目的為加強公司法人證書的管理，規(guī)范法人證書的使用行為，保障公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及相關(guān)人員在涉及使用法人證書的各類業(yè)務(wù)活動中。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：法人證書的使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。2.專人負責(zé)原則：明確專人負責(zé)法人證書的保管和使用，確保使用過程的安全、規(guī)范。3.登記備案原則：對法人證書的使用情況進行詳細登記備案，便于追溯和查詢。二、法人證書概述（一）定義法人證書是由登記管理機關(guān)依法給核準登記或者備案的法人頒發(fā)的、確認其法人資格的法律憑證。（二）種類公司持有的法人證書包括但不限于企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、社會團體法人登記證書等，具體以公司實際持有證書為準。（三）用途法人證書主要用于公司在對外開展業(yè)務(wù)活動、簽署合同、辦理銀行開戶、稅務(wù)登記、參加招投標等方面，證明公司的法人資格和合法身份。三、管理職責(zé)（一）綜合管理部門1.負責(zé)法人證書的統(tǒng)一保管，設(shè)立專門的保管場所，配備必要的安全設(shè)施。2.建立法人證書使用臺賬，詳細記錄證書使用的日期、事由、使用部門、使用人等信息。3.定期對法人證書的保管和使用情況進行檢查和盤點，確保證書的安全和完整。（二）使用部門1.明確本部門法人證書的使用責(zé)任人，負責(zé)向綜合管理部門申請使用法人證書，并在使用過程中妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。2.使用完畢后，及時將法人證書歸還綜合管理部門，并配合做好相關(guān)登記工作。3.對法人證書的使用情況負責(zé)，確保使用行為合法合規(guī)，如因使用不當(dāng)造成公司損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）審批人根據(jù)公司規(guī)定，對涉及法人證書使用的事項進行審批，確保使用目的正當(dāng)、合法，使用范圍符合公司要求。審批人應(yīng)對審批意見負責(zé)。四、法人證書的保管（一）保管方式法人證書應(yīng)存放在專門的保險柜或安全可靠的文件柜中，確保存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防火、防盜。（二）保管人員要求1.保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，熟悉法人證書管理的相關(guān)規(guī)定。2.保管人員不得擅自離崗，如因特殊原因需要暫時離崗，需將法人證書移交其他指定人員，并做好交接手續(xù)。（三）定期盤點綜合管理部門應(yīng)定期（至少每年一次）對法人證書進行盤點，核對證書數(shù)量、編號等信息是否與臺賬記錄一致。如發(fā)現(xiàn)證書缺失或損壞，應(yīng)立即查明原因，并采取相應(yīng)措施進行處理。五、法人證書的使用流程（一）使用申請1.使用部門如需使用法人證書，應(yīng)提前填寫《法人證書使用申請表》，詳細注明使用事由、使用時間、使用地點等信息。2.將申請表提交給部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人應(yīng)對使用事項的真實性、必要性進行審核，并簽署意見。（二）審批1.申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核后，提交給公司指定的審批人進行審批。審批人應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定和實際情況，對使用申請進行嚴格審查，做出批準或不批準的決定。2.對于涉及重大事項或金額較大的法人證書使用申請，可能需要經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）領(lǐng)取與使用1.經(jīng)審批同意后，使用責(zé)任人憑審批通過的《法人證書使用申請表》到綜合管理部門領(lǐng)取法人證書。2.領(lǐng)取時，雙方應(yīng)在法人證書使用臺賬上簽字確認領(lǐng)取時間和證書編號等信息。3.使用責(zé)任人在使用法人證書過程中，應(yīng)嚴格按照申請事由和批準范圍使用，不得擅自更改使用用途或擴大使用范圍。使用過程中要注意保護證書，避免損壞或丟失。（四）歸還1.使用完畢后，使用責(zé)任人應(yīng)及時將法人證書歸還綜合管理部門，并在臺賬上簽字確認歸還時間。2.綜合管理部門在收到歸還的法人證書后，應(yīng)對證書的完整性、有效性進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與使用責(zé)任人核實并處理。六、使用記錄與檔案管理（一）使用記錄1.綜合管理部門應(yīng)在法人證書使用臺賬上詳細記錄每一次證書的使用情況，包括使用日期、事由、使用部門、使用人、審批意見、領(lǐng)取時間、歸還時間等信息。2.使用記錄應(yīng)妥善保存，保存期限不得少于規(guī)定年限（一般為[X]年），以便日后查詢和追溯。（二）檔案管理1.將涉及法人證書使用的相關(guān)文件、資料，如申請表、審批文件、合同協(xié)議等進行整理歸檔。2.檔案應(yīng)按照類別、時間順序等進行分類存放，便于查找和查閱。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行整理和維護，確保檔案的完整和安全。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.綜合管理部門應(yīng)定期對法人證書的保管和使用情況進行自查，檢查內(nèi)容包括證書存放是否安全、使用臺賬記錄是否準確完整、使用流程是否合規(guī)等。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)不定期對法人證書的使用管理情況進行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督積極接受登記管理機關(guān)、稅務(wù)部門、銀行等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供法人證書使用情況等相關(guān)資料，配合做好各項檢查工作。如發(fā)現(xiàn)公司法人證書使用存在違規(guī)行為，應(yīng)主動采取措施進行糾正，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用法人證書。2.超出批準范圍使用法人證書。3.轉(zhuǎn)借、出租法人證書給他人使用。4.因保管不善導(dǎo)致法人證書丟失、損壞。5.在法人證書使用過程中提供虛假信息。（二）處理措施1.對于首次發(fā)生違規(guī)行為且情節(jié)較輕的，給予警告處分，責(zé)令立即改正，并對相關(guān)責(zé)任人進行批評教育。2.對于多次發(fā)生違規(guī)行為或情節(jié)嚴重的，視情況給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰，如扣發(fā)績效獎金、罰款等；對相關(guān)責(zé)任人給予紀律處分，如降職、撤職等；情節(jié)特別嚴重的，依法追究法律責(zé)任。3.因違規(guī)使用法人證書給公司造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的