模具采購日常管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司模具采購日常管理工作，確保采購流程的順暢、高效，保證所采購模具的質量符合公司生產需求，控制采購成本，維護公司利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部所有模具采購相關活動，包括模具的選型、供應商選擇、采購合同簽訂、采購執(zhí)行、驗收及后續(xù)管理等環(huán)節(jié)。3.職責分工采購部門負責模具采購的具體執(zhí)行工作，包括市場調研、供應商開發(fā)與管理、采購談判、合同簽訂與執(zhí)行等。收集、整理模具采購相關信息，建立采購檔案，跟蹤采購進度，協(xié)調解決采購過程中的問題。技術部門參與模具選型，提供技術要求和規(guī)格標準，對模具技術方案進行評審，協(xié)助采購部門與供應商進行技術溝通。在模具驗收過程中，負責對模具的技術性能進行檢驗和評估，出具技術驗收報告。質量部門制定模具驗收的質量標準和檢驗流程，參與模具驗收工作，對模具的質量進行嚴格檢驗，確保符合公司質量要求。對采購過程中涉及的質量問題進行跟蹤和處理，協(xié)助采購部門與供應商協(xié)商解決質量糾紛。使用部門根據生產需求，提出模具采購申請，明確模具的規(guī)格、型號、數(shù)量、交付時間等要求。參與模具選型和驗收工作，反饋模具在使用過程中的問題和改進建議。財務部門負責審核模具采購預算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核，確保合同條款符合財務規(guī)定。辦理模具采購款項的支付手續(xù)，對采購成本進行核算和分析。二、模具采購申請與審批1.采購申請?zhí)岢鍪褂貌块T根據生產計劃和實際需求，填寫《模具采購申請表》，詳細注明模具的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術要求、預計交付時間、用途等信息，并提交至部門負責人審核。2.部門負責人審核部門負責人對采購申請進行審核，重點審查申請的必要性、技術要求的合理性、數(shù)量的準確性以及交付時間的緊迫性等。審核通過后，簽字確認并提交至技術部門。3.技術部門評審技術部門收到采購申請后，對模具的技術要求進行評審，確認是否符合公司生產工藝和產品質量要求。如有必要，組織相關人員進行技術討論，提出技術意見和建議。評審通過后，技術部門負責人簽字確認并提交至采購部門。4.采購部門審核采購部門對采購申請進行審核，主要審核采購的可行性、預算的合理性以及供應商的選擇范圍等。同時，評估采購時間是否與生產計劃相匹配。審核通過后，采購部門負責人簽字確認并提交至財務部門。5.財務部門審核財務部門對采購申請進行預算審核，檢查是否在公司核定的采購預算范圍內。如超出預算，需詳細說明原因并經相關領導審批。審核通過后，財務部門負責人簽字確認并提交至分管領導審批。6.分管領導審批分管領導對模具采購申請進行全面審批，綜合考慮公司生產需求、技術要求、成本預算、供應商情況等因素，做出最終審批決定。審批通過后，采購申請方可進入采購流程。三、模具選型與供應商管理1.模具選型采購部門根據審批通過的采購申請，會同技術部門、使用部門等相關人員，進行模具選型工作。選型過程中，充分收集市場信息，了解不同供應商的模具產品特點、質量水平、價格情況等。技術部門負責對選型模具的技術參數(shù)、性能指標等進行詳細評估，確保其能夠滿足公司生產工藝和產品質量要求。使用部門從實際使用角度出發(fā)，提供使用便利性、維護成本等方面的意見和建議。經過綜合比較和分析，確定最終的模具選型方案，并形成選型報告，報相關領導審批。2.供應商開發(fā)采購部門根據模具選型要求，通過多種渠道開發(fā)供應商，包括網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其公司概況、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面的信息。采購部門組織相關人員對初步篩選合格的供應商進行實地考察，了解其生產現(xiàn)場管理、質量控制體系、設備狀況等情況。考察結束后，填寫《供應商考察報告》，對供應商進行綜合評價。根據供應商考察結果，建立《合格供應商名錄》，將符合公司要求的供應商納入名錄管理。對于新開發(fā)的供應商，需與其簽訂《供應商合作協(xié)議》，明確雙方的權利和義務。3.供應商評估與管理采購部門定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。評估方式可采用問卷調查、實地走訪、數(shù)據分析等多種形式。根據供應商評估結果，對供應商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予適當?shù)莫剟詈透嗟暮献鳈C會；對于表現(xiàn)不佳的供應商，及時發(fā)出整改通知，要求其限期改進。如整改后仍不符合要求，可考慮將其從《合格供應商名錄》中剔除。建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、評估結果等內容，以便隨時查閱和跟蹤管理。四、采購合同簽訂1.合同起草采購部門根據模具選型結果和與供應商談判達成的共識，起草采購合同。合同內容應明確模具的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、售后服務等條款，確保合同條款清晰、準確、完整，符合法律法規(guī)和公司利益要求。2.合同審核采購合同起草完成后，提交至技術部門、質量部門、財務部門等相關部門進行審核。技術部門重點審核合同中的技術條款是否符合要求；質量部門審核質量標準和驗收條款是否明確合理；財務部門審核付款方式和結算條款是否符合財務規(guī)定。各部門審核后提出書面意見，采購部門根據意見對合同進行修改完善。3.合同審批經相關部門審核通過的采購合同，提交至分管領導審批。分管領導對合同的合法性、完整性、風險性等進行全面審查，審批通過后，合同方可正式簽訂。4.合同簽訂采購部門代表公司與供應商簽訂采購合同，合同簽訂應使用公司統(tǒng)一的合同文本，并加蓋公司合同專用章。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給技術部門、質量部門、財務部門等相關部門，以便各部門按照合同要求開展工作。五、采購執(zhí)行與跟蹤1.采購訂單下達采購部門根據簽訂的采購合同，及時下達采購訂單給供應商。采購訂單應明確訂單編號、模具名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨期、交貨地點等信息，并要求供應商簽字確認。2.采購進度跟蹤采購部門安排專人負責采購進度跟蹤，定期與供應商溝通，了解模具生產進度、質量狀況、預計交貨時間等情況。如發(fā)現(xiàn)供應商生產過程中出現(xiàn)問題或可能影響交貨期的情況，及時與供應商協(xié)商解決，并向相關部門反饋。3.協(xié)調與溝通在采購執(zhí)行過程中，采購部門要積極協(xié)調與技術部門、質量部門、使用部門等相關部門的溝通與協(xié)作。技術部門如有技術問題需要與供應商溝通，采購部門應及時安排；質量部門如需對模具進行檢驗或監(jiān)造，采購部門應協(xié)助組織；使用部門如有特殊需求或變更，采購部門應及時傳達給供應商并協(xié)調處理。4.變更管理如因市場需求變化、技術改進、設計變更等原因需要對采購合同或訂單進行變更，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并按照公司內部的變更審批流程辦理相關手續(xù)。變更內容應明確、具體，涉及價格、交貨期、質量標準等方面的變更，需經相關部門審核和領導審批后，方可與供應商簽訂變更協(xié)議。六、模具驗收1.驗收準備在模具到貨前，采購部門通知質量部門、技術部門、使用部門等相關人員做好驗收準備工作。質量部門制定詳細的驗收計劃和檢驗標準，技術部門準備好技術資料和檢測工具，使用部門安排熟悉模具使用的人員參與驗收。采購部門提前與供應商溝通，要求其提供模具的相關技術資料、質量證明文件、檢驗報告等，并確保模具在到貨前已完成自檢。2.到貨驗收模具到貨后，采購部門通知相關人員共同進行到貨驗收。首先檢查模具的外包裝是否完好，如有破損應及時記錄并拍照。然后按照合同要求核對模具的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息是否一致。質量部門依據驗收標準對模具進行全面檢驗，包括外觀質量、尺寸精度、材料性能、表面粗糙度、硬度等方面的檢驗。檢驗過程中，可采用量具測量、無損檢測、化學分析等方法，確保模具質量符合要求。技術部門對模具的技術性能進行測試和評估，檢查模具是否能夠滿足公司生產工藝和產品質量要求。如涉及到模具的功能測試、試模等工作，技術部門應組織相關人員進行操作，并做好記錄。使用部門從實際使用角度出發(fā)，對模具進行試用和評估，反饋模具在操作便利性、穩(wěn)定性、維護保養(yǎng)等方面的情況。3.驗收報告出具驗收工作完成后，質量部門、技術部門、使用部門等相關人員根據驗收情況填寫《模具驗收報告》，詳細記錄驗收過程、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等內容。驗收報告經各部門負責人簽字確認后，作為模具驗收的最終依據。4.驗收結果處理如模具驗收合格，采購部門按照合同約定辦理付款手續(xù)，并將模具移交使用部門投入生產。如模具驗收不合格，采購部門應及時與供應商溝通，要求其限期整改或更換模具。整改完成后，重新組織驗收，直至模具質量符合要求為止。如因供應商原因導致模具多次驗收不合格，給公司造成損失的，采購部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。七、采購付款管理1.付款申請采購部門在模具驗收合格后，根據合同約定的付款方式和期限，填寫《模具采購付款申請表》，詳細注明合同編號、供應商名稱、付款金額、付款理由等信息，并附上驗收報告、發(fā)票等相關憑證。2.部門審核《模具采購付款申請表》提交至財務部門進行審核。財務部門重點審核付款申請是否符合合同約定、發(fā)票是否合規(guī)、金額計算是否準確等。審核通過后，財務部門負責人簽字確認并提交至分管領導審批。3.分管領導審批分管領導對付款申請進行審批，確認無誤后簽字批準付款。4.款項支付財務部門根據分管領導的審批意見，辦理模具采購款項的支付手續(xù)。付款方式可采用支票、匯票、電匯等方式，確保付款安全、及時、準確。八、采購檔案管理1.檔案建立采購部門負責建立模具采購檔案，對采購過程中的各類文件和資料進行分類整理、歸檔保存。采購檔案應包括采購申請、選型報告、供應商考察報告、采購合同、采購訂單、驗收報告、付款憑證、發(fā)票等相關資料。2.檔案保管采購檔案應妥善保管，存放于安全、干燥、防火、防潮的場所。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和整理，確保檔案的完整性和可讀性。3.檔案查閱因工作需要查閱采購檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，方可到檔案管理人員處查閱。查閱過程中，應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、損壞、轉借檔案資料。如需復印或摘錄檔案內容，需經檔案管理人員同意，并辦理相關手續(xù)。九、監(jiān)督與考核1.內部監(jiān)督公司內部設立監(jiān)督機制，對模具采購日常管理工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。審計部門負責對采購流程的合規(guī)性、采購成本的合理性、合同執(zhí)行情況等進行審計監(jiān)督；紀檢部門負責對采購過程中的廉潔自律情況進行監(jiān)督檢查。2.供應商監(jiān)督采購部門應加強對供應商的監(jiān)督管理，定期對供應商的產品質量、交貨期、售后服務等方面進行評估和考核。對于違反合同約定或出現(xiàn)質量問題的供應商，及時采取相應的措施進行處理，如