樣品無償出庫管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司樣品無償出庫流程，確保樣品的合理使用與妥善管理，保障公司利益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因業(yè)務需要無償領用樣品的相關活動。3.基本原則按需領用原則：各部門應根據(jù)實際業(yè)務需求，合理申請無償領用樣品，避免浪費。審批規(guī)范原則：嚴格執(zhí)行審批流程，確保樣品無償出庫的合理性和必要性。責任明晰原則：明確樣品領用、保管、歸還等環(huán)節(jié)的責任主體，確保樣品的全程可追溯。二、樣品無償出庫的申請1.申請部門及人員公司內(nèi)部各部門因業(yè)務推廣、客戶演示、產(chǎn)品測試等原因需要無償領用樣品時，由部門負責人指定專人負責申請。2.申請流程填寫申請表：申請人需填寫《樣品無償出庫申請表》，詳細注明領用樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預計歸還日期等信息。部門審批：部門負責人對申請表進行審核，確認申請的合理性和必要性，簽字批準后提交至相關審批部門。相關審批：根據(jù)樣品的性質(zhì)和價值，可能涉及其他部門或上級領導的審批。例如，貴重樣品或涉及重要項目的樣品，需經(jīng)分管領導審批；涉及多個部門使用的樣品，需相關部門共同會簽審批。三、樣品無償出庫的審批1.審批權限部門負責人審批：對于一般性樣品的無償領用申請，部門負責人有權批準不超過一定價值和數(shù)量的申請。具體標準由公司根據(jù)實際情況設定，并在制度中明確。分管領導審批：價值較高或涉及重要業(yè)務的樣品無償領用申請，需經(jīng)分管領導審批。分管領導應綜合考慮業(yè)務需求、公司利益等因素，做出審批決定。總經(jīng)理審批：對于重大項目或特殊情況的樣品無償領用申請，如領用數(shù)量巨大、樣品價值極高或?qū)緲I(yè)務有重大影響的，需經(jīng)總經(jīng)理審批。2.審批時間審批部門應在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審批。如遇特殊情況需要延長審批時間的，應及時向申請人說明原因。四、樣品無償出庫的發(fā)放1.倉庫管理部門倉庫管理部門負責根據(jù)審批通過的《樣品無償出庫申請表》發(fā)放樣品。2.發(fā)放流程核對信息：倉庫管理人員收到申請表后，仔細核對申請信息與庫存樣品信息是否一致，包括名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等。發(fā)放樣品：確認無誤后，倉庫管理人員按照申請表上的數(shù)量發(fā)放樣品，并在庫存系統(tǒng)中記錄樣品的出庫信息，包括出庫日期、領用部門、領用人、樣品名稱及規(guī)格等。簽字確認：領用人在《樣品無償出庫登記表》上簽字確認，領取樣品。五、樣品無償出庫后的管理1.領用部門及人員責任妥善保管：領用部門應指定專人負責樣品的保管，確保樣品安全、完好。避免因保管不善導致樣品損壞、丟失等情況發(fā)生。合理使用：領用人應按照申請用途合理使用樣品，不得擅自改變樣品用途或挪作他用。定期盤點：領用部門應定期對所領用的樣品進行盤點，確保賬實相符。盤點周期由公司根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次。2.歸還管理按時歸還：領用人應在預計歸還日期前將樣品歸還至倉庫管理部門。如因特殊原因需要延期歸還的，應提前向倉庫管理部門提交《樣品延期歸還申請表》，說明延期原因及預計歸還日期，經(jīng)批準后方可延期。歸還驗收：倉庫管理人員在收到歸還的樣品時，應進行仔細驗收，檢查樣品的外觀、性能、數(shù)量等是否與出庫時一致。如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞或丟失情況，領用人應承擔相應責任。記錄更新：倉庫管理人員驗收合格后，在庫存系統(tǒng)中更新樣品的入庫信息，并在《樣品無償出庫登記表》上記錄樣品的歸還情況。六、樣品無償出庫的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計部門公司內(nèi)部審計部門定期對樣品無償出庫情況進行審計檢查，重點審查申請流程的合規(guī)性、審批手續(xù)的完整性、樣品的使用與保管情況等。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容申請審批：檢查申請部門是否按照規(guī)定流程填寫申請表，各級審批是否齊全、有效。樣品使用：核實樣品是否按照申請用途使用，有無擅自改變用途或挪作他用的情況。樣品保管：檢查領用部門對樣品的保管措施是否到位，是否存在樣品損壞、丟失等問題。歸還情況：查看樣品是否按時歸還，歸還時的驗收手續(xù)是否完備。3.問題處理對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。對違反本制度的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、績效扣分等。七、特殊情況處理1.樣品損壞或丟失報告程序：領用人發(fā)現(xiàn)樣品損壞或丟失后，應立即向部門負責人報告，并填寫《樣品損壞/丟失報告表》，詳細說明樣品損壞或丟失的時間、地點、原因等情況。調(diào)查處理：部門負責人接到報告后，應及時組織相關人員進行調(diào)查，確定責任歸屬。如因領用人保管不善導致樣品損壞或丟失的，領用人應按照樣品的成本價進行賠償；如因不可抗力等特殊原因?qū)е碌?，?jīng)公司評估后可酌情處理。2.樣品報廢報廢申請：對于因使用年限到期、損壞無法修復等原因需要報廢的樣品，領用部門應填寫《樣品報廢申請表》，說明報廢原因、樣品名稱及規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交相關證明材料（如損壞照片、檢測報告等）。審批流程：《樣品報廢申請表》經(jīng)部門負責人審核后，按照樣品的價值和性質(zhì)，依次提交至相關審批部門進行審批。審批通過后，倉庫管理部門對報廢樣品進行妥善處理，并在庫存系統(tǒng)中核銷相應記錄。八、培訓與宣傳1.培訓公司定期組織相關人員進行樣品無償出庫管理制度的培訓，使員工熟悉制度內(nèi)容和操作流程，提高員工的合規(guī)意識和責任意識。培訓內(nèi)容包括制度解讀、申請流程演示、案例分析等。2.宣傳通過內(nèi)部公告、郵件、培訓會議等方式，向全體員工宣傳樣品無償出庫管理制度的重要性和具體要求，確保制度深入人心，得到有效執(zhí)行。九、附則1.制度修訂本制度將根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和實際執(zhí)行情況適時進行修訂。修訂后的制度需經(jīng)公司管理層審批后發(fā)布實施。2.解釋權本制度由公司人事總監(jiān)負責解釋。如