校外培訓(xùn)學(xué)籍管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范校外培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的學(xué)籍管理，保障培訓(xùn)教學(xué)活動(dòng)的順利開展，維護(hù)學(xué)員及培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的合法權(quán)益，特制定本學(xué)籍管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校外培訓(xùn)機(jī)構(gòu)所開展的各類培訓(xùn)課程的學(xué)員學(xué)籍管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及教育主管部門的相關(guān)規(guī)定，確保學(xué)籍管理工作合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：建立統(tǒng)一、規(guī)范的學(xué)籍管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，保證學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性、完整性和一致性。3.服務(wù)性原則：以學(xué)員為中心，提供優(yōu)質(zhì)、高效的學(xué)籍管理服務(wù)，滿足學(xué)員及家長(zhǎng)的合理需求。4.保密性原則：保護(hù)學(xué)員的個(gè)人信息和隱私，防止信息泄露。二、學(xué)籍管理職責(zé)分工（一）教務(wù)部門1.負(fù)責(zé)學(xué)員學(xué)籍的建立、檔案管理及日常維護(hù)工作。2.審核學(xué)員報(bào)名信息，確保信息準(zhǔn)確無誤后錄入學(xué)籍系統(tǒng)。3.辦理學(xué)員的入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等手續(xù)。4.定期對(duì)學(xué)員學(xué)籍信息進(jìn)行核對(duì)和清理，保證學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）教學(xué)部門1.根據(jù)學(xué)員學(xué)籍信息安排教學(xué)班級(jí)和授課教師。2.協(xié)助教務(wù)部門做好學(xué)員的考勤管理工作，及時(shí)反饋學(xué)員的出勤情況。3.負(fù)責(zé)學(xué)員學(xué)習(xí)成績(jī)的記錄和管理，定期向教務(wù)部門提供學(xué)員成績(jī)數(shù)據(jù)。（三）財(cái)務(wù)部門1.根據(jù)學(xué)員學(xué)籍信息核算培訓(xùn)費(fèi)用，辦理收費(fèi)、退費(fèi)等相關(guān)財(cái)務(wù)手續(xù)。2.與教務(wù)部門核對(duì)學(xué)員繳費(fèi)情況，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與學(xué)籍信息一致。（四）教師1.負(fù)責(zé)所授課班級(jí)學(xué)員的日常管理，關(guān)注學(xué)員學(xué)習(xí)情況和出勤情況。2.協(xié)助教務(wù)部門做好學(xué)員的學(xué)籍變動(dòng)通知工作，及時(shí)向?qū)W員及家長(zhǎng)傳達(dá)相關(guān)信息。三、學(xué)籍建立（一）報(bào)名登記1.學(xué)員或家長(zhǎng)通過線上或線下方式提交報(bào)名申請(qǐng)，填寫報(bào)名登記表，提供個(gè)人基本信息、學(xué)習(xí)需求、聯(lián)系方式等相關(guān)資料。2.教務(wù)人員對(duì)報(bào)名信息進(jìn)行初審，檢查資料是否齊全、準(zhǔn)確，對(duì)于不符合要求的報(bào)名申請(qǐng)，及時(shí)通知學(xué)員或家長(zhǎng)補(bǔ)充或更正信息。（二）信息錄入1.初審?fù)ㄟ^后，教務(wù)人員將學(xué)員報(bào)名信息錄入學(xué)籍管理系統(tǒng)，生成唯一的學(xué)員學(xué)籍號(hào)。2.學(xué)籍號(hào)應(yīng)包含學(xué)員的基本信息、報(bào)名時(shí)間、培訓(xùn)課程等關(guān)鍵信息，確保學(xué)籍號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。（三）檔案建立1.為每位學(xué)員建立紙質(zhì)和電子學(xué)籍檔案，紙質(zhì)檔案應(yīng)包括報(bào)名登記表、身份證復(fù)印件、繳費(fèi)憑證、學(xué)習(xí)記錄等相關(guān)資料。2.電子學(xué)籍檔案應(yīng)與學(xué)籍管理系統(tǒng)中的信息保持一致，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。四、入學(xué)管理（一）入學(xué)通知1.學(xué)籍建立成功后，教務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向?qū)W員或家長(zhǎng)發(fā)送入學(xué)通知，告知學(xué)員入學(xué)時(shí)間、地點(diǎn)、課程安排、所需攜帶的資料等信息。2.入學(xué)通知可通過短信、郵件、電話或書面通知等方式發(fā)送，確保學(xué)員及家長(zhǎng)能夠及時(shí)收到通知。（二）入學(xué)手續(xù)辦理1.學(xué)員應(yīng)按照入學(xué)通知要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到培訓(xùn)機(jī)構(gòu)辦理入學(xué)手續(xù)，提交相關(guān)資料，如身份證原件、照片等。2.教務(wù)人員對(duì)學(xué)員提交的資料進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后為學(xué)員辦理入學(xué)手續(xù)，發(fā)放培訓(xùn)教材、學(xué)員證等相關(guān)物品。（三）班級(jí)編排1.根據(jù)學(xué)員的年齡、學(xué)習(xí)水平、培訓(xùn)課程等因素，教學(xué)部門負(fù)責(zé)將學(xué)員編排到合適的班級(jí)中。2.班級(jí)編排應(yīng)遵循合理分組、便于教學(xué)管理的原則，確保每個(gè)班級(jí)的學(xué)員數(shù)量適中，教學(xué)進(jìn)度和難度相匹配。五、學(xué)籍變動(dòng)管理（一）轉(zhuǎn)學(xué)1.學(xué)員因特殊原因需要轉(zhuǎn)班或轉(zhuǎn)課程，應(yīng)提前向教務(wù)部門提出轉(zhuǎn)學(xué)申請(qǐng)，填寫轉(zhuǎn)學(xué)申請(qǐng)表，并說明轉(zhuǎn)學(xué)原因。2.教務(wù)部門審核轉(zhuǎn)學(xué)申請(qǐng)，根據(jù)教學(xué)資源情況和學(xué)員實(shí)際情況，決定是否批準(zhǔn)轉(zhuǎn)學(xué)申請(qǐng)。3.批準(zhǔn)轉(zhuǎn)學(xué)申請(qǐng)后，教務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理學(xué)員的學(xué)籍信息變更手續(xù)，調(diào)整教學(xué)班級(jí)和課程安排，并通知相關(guān)教師和學(xué)員家長(zhǎng)。（二）休學(xué)1.學(xué)員因疾病、家庭變故等特殊原因需要休學(xué)，應(yīng)提交休學(xué)申請(qǐng)，附上相關(guān)證明材料，如醫(yī)院診斷證明、家長(zhǎng)說明等。2.教務(wù)部門審核休學(xué)申請(qǐng)，批準(zhǔn)后為學(xué)員辦理休學(xué)手續(xù)，保留學(xué)員學(xué)籍。3.休學(xué)期間，學(xué)員不參加培訓(xùn)課程，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)不收取相關(guān)培訓(xùn)費(fèi)用。（三）復(fù)學(xué)1.學(xué)員休學(xué)期滿后，如需復(fù)學(xué)，應(yīng)提前向教務(wù)部門提出復(fù)學(xué)申請(qǐng)，提交復(fù)學(xué)證明材料。2.教務(wù)部門審核復(fù)學(xué)申請(qǐng)，批準(zhǔn)后為學(xué)員辦理復(fù)學(xué)手續(xù)，安排學(xué)員進(jìn)入原班級(jí)或根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整班級(jí)。3.復(fù)學(xué)學(xué)員應(yīng)按照培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的教學(xué)安排，及時(shí)補(bǔ)齊休學(xué)期間所缺課程的學(xué)習(xí)內(nèi)容。（四）退學(xué)1.學(xué)員因個(gè)人原因要求退學(xué)，應(yīng)提交退學(xué)申請(qǐng)，說明退學(xué)原因。2.教務(wù)部門審核退學(xué)申請(qǐng)，批準(zhǔn)后為學(xué)員辦理退學(xué)手續(xù)，結(jié)算培訓(xùn)費(fèi)用，并退還剩余學(xué)費(fèi)。3.退學(xué)手續(xù)辦理完成后，注銷學(xué)員學(xué)籍，收回學(xué)員證等相關(guān)物品。六、考勤管理（一）考勤記錄1.教師負(fù)責(zé)對(duì)所授課班級(jí)學(xué)員的出勤情況進(jìn)行每日記錄，可采用簽到表、點(diǎn)名冊(cè)等方式進(jìn)行考勤。2.考勤記錄應(yīng)包括學(xué)員姓名、學(xué)號(hào)、出勤日期、請(qǐng)假情況等詳細(xì)信息，確?？记谟涗浀恼鎸?shí)性和完整性。（二）請(qǐng)假制度1.學(xué)員因特殊情況不能按時(shí)上課，應(yīng)提前向教師請(qǐng)假。請(qǐng)假方式可采用書面請(qǐng)假條、電話請(qǐng)假或短信請(qǐng)假等，但需事后及時(shí)補(bǔ)辦書面請(qǐng)假手續(xù)。2.請(qǐng)假條應(yīng)注明請(qǐng)假原因、請(qǐng)假時(shí)間，并由學(xué)員本人或家長(zhǎng)簽字確認(rèn)。教師收到請(qǐng)假條后，應(yīng)及時(shí)在考勤記錄中注明，并報(bào)教務(wù)部門備案。3.對(duì)于連續(xù)請(qǐng)假超過一定期限的學(xué)員，教務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與學(xué)員家長(zhǎng)溝通，了解情況，確保學(xué)員的學(xué)習(xí)不受影響。（三）曠課處理1.未經(jīng)請(qǐng)假或請(qǐng)假未批準(zhǔn)而缺勤的學(xué)員，按曠課處理。2.對(duì)于曠課學(xué)員，教師應(yīng)及時(shí)與學(xué)員家長(zhǎng)聯(lián)系，了解曠課原因，并督促學(xué)員盡快返校上課。3.多次曠課的學(xué)員，教務(wù)部門應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如警告、通報(bào)批評(píng)等，并通知學(xué)員家長(zhǎng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)員的教育和管理。七、學(xué)習(xí)成績(jī)管理（一）成績(jī)記錄1.教師負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)員的學(xué)習(xí)成績(jī)進(jìn)行記錄和管理，定期組織學(xué)員進(jìn)行考核，如考試、作業(yè)、實(shí)踐操作等。2.成績(jī)記錄應(yīng)包括學(xué)員姓名、學(xué)號(hào)、課程名稱、考核成績(jī)、考核時(shí)間等詳細(xì)信息，確保成績(jī)記錄的準(zhǔn)確性和公正性。（二）成績(jī)?cè)u(píng)定1.教師根據(jù)學(xué)員的考核表現(xiàn)，按照既定的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)對(duì)學(xué)員的成績(jī)進(jìn)行評(píng)定，評(píng)定結(jié)果可分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格等檔次。2.對(duì)于成績(jī)不合格的學(xué)員，教師應(yīng)及時(shí)與學(xué)員溝通，分析原因，幫助學(xué)員制定學(xué)習(xí)改進(jìn)計(jì)劃，并提供必要的輔導(dǎo)和幫助。（三）成績(jī)通知1.教師應(yīng)及時(shí)將學(xué)員的學(xué)習(xí)成績(jī)通知學(xué)員及家長(zhǎng)，可通過線上平臺(tái)發(fā)布成績(jī)、召開家長(zhǎng)會(huì)或單獨(dú)與家長(zhǎng)溝通等方式進(jìn)行。2.成績(jī)通知應(yīng)包括學(xué)員的課程成績(jī)、排名情況、學(xué)習(xí)表現(xiàn)等信息，讓學(xué)員及家長(zhǎng)全面了解學(xué)員的學(xué)習(xí)情況。八、畢業(yè)與結(jié)業(yè)管理（一）畢業(yè)條件1.學(xué)員完成所報(bào)培訓(xùn)課程的全部學(xué)習(xí)內(nèi)容，且考核成績(jī)?nèi)亢细?，方可畢業(yè)。2.畢業(yè)學(xué)員應(yīng)達(dá)到培訓(xùn)機(jī)構(gòu)規(guī)定的畢業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如掌握相應(yīng)的知識(shí)和技能、具備一定的實(shí)踐能力等。（二）畢業(yè)證書頒發(fā)1.學(xué)員畢業(yè)時(shí)，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)應(yīng)頒發(fā)畢業(yè)證書，畢業(yè)證書應(yīng)注明學(xué)員姓名、學(xué)號(hào)、培訓(xùn)課程名稱、畢業(yè)時(shí)間等信息，并加蓋培訓(xùn)機(jī)構(gòu)公章。2.畢業(yè)證書應(yīng)按照國家教育主管部門的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行設(shè)計(jì)和印制，確保畢業(yè)證書的規(guī)范性和權(quán)威性。（三）結(jié)業(yè)管理1.學(xué)員因特殊原因未能完成全部培訓(xùn)課程，但已完成大部分學(xué)習(xí)內(nèi)容且考核成績(jī)合格，可頒發(fā)結(jié)業(yè)證書。2.結(jié)業(yè)證書應(yīng)注明學(xué)員姓名、學(xué)號(hào)、培訓(xùn)課程名稱、結(jié)業(yè)時(shí)間等信息，并加蓋培訓(xùn)機(jī)構(gòu)公章。結(jié)業(yè)學(xué)員可根據(jù)自身情況，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)申請(qǐng)補(bǔ)考或重修未完成的課程，達(dá)到畢業(yè)條件后可換發(fā)畢業(yè)證書。九、檔案管理（一）檔案保管1.教務(wù)部門負(fù)責(zé)學(xué)員學(xué)籍檔案的保管工作，確保檔案資料的安全、完整。2.學(xué)籍檔案應(yīng)分類存放，便于查閱和管理。檔案存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等安全設(shè)施，防止檔案資料損壞或丟失。（二）檔案查閱1.因工作需要查閱學(xué)員學(xué)籍檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)教務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞或丟失檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）檔案清理1.教務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)學(xué)員學(xué)籍檔案進(jìn)行清理，對(duì)于已畢業(yè)、退學(xué)或結(jié)業(yè)超過一定期限的學(xué)員檔案，可按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀或存檔。2.檔案清理應(yīng)制定詳細(xì)的清理計(jì)劃，明確清理范圍、清理時(shí)間和清理方式，并報(bào)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案資料徹底銷毀，防止信息泄露。十、信息管理（一）信息更新1.學(xué)員的個(gè)人信息、學(xué)習(xí)情況等發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)向教務(wù)部門提交信息變更申請(qǐng)，填寫信息變更申請(qǐng)表，并附上相關(guān)證明材料。2.教務(wù)部門審核信息變更申請(qǐng)，批準(zhǔn)后及時(shí)更新學(xué)員學(xué)籍管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息，并對(duì)紙質(zhì)學(xué)籍檔案進(jìn)行相應(yīng)修改。（二）信息安全1.培訓(xùn)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全信息安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)學(xué)員學(xué)籍信息的保護(hù)，防止信息泄露、篡改或丟失。2.學(xué)籍管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作學(xué)員學(xué)籍信息。3.定期對(duì)學(xué)籍管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。同時(shí)，做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息查詢1.學(xué)員及家長(zhǎng)有權(quán)查詢學(xué)員的學(xué)籍信息，可通過線上平臺(tái)、電話或到教務(wù)部門現(xiàn)場(chǎng)查詢等方式進(jìn)行。