校辦企業(yè)采購管理制度一、總則1.目的為加強校辦企業(yè)采購工作的管理，規(guī)范采購行為，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于校辦企業(yè)內(nèi)部各部門及所屬分支機構(gòu)的采購活動，包括但不限于物資采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定。效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益的統(tǒng)一。公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受監(jiān)督，確保所有潛在供應(yīng)商有平等的機會參與競爭。誠實守信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機構(gòu)設(shè)立采購管理委員會，由企業(yè)高層管理人員、相關(guān)部門負責(zé)人等組成。負責(zé)審議重大采購項目、采購政策和采購管理制度，對采購工作進行決策和監(jiān)督。2.采購執(zhí)行部門成立采購部，負責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實施。其主要職責(zé)包括：制定采購計劃和采購預(yù)算。收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。組織采購招標、詢價、談判等采購活動。簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。協(xié)調(diào)處理采購過程中的問題和糾紛。3.需求部門各需求部門負責(zé)提出采購需求，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購結(jié)果進行驗收。其主要職責(zé)包括：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，及時準確地提交采購申請。參與采購項目的技術(shù)評審和商務(wù)談判。負責(zé)采購物資或服務(wù)的驗收工作，并反饋驗收結(jié)果。三、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后提交至采購部。對于緊急采購項目，需求部門應(yīng)在申請表上注明“緊急采購”字樣，并說明緊急原因，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后可優(yōu)先處理。2.采購審批采購部收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行審核，包括采購需求的合理性、預(yù)算的合規(guī)性等。根據(jù)采購金額的大小，按照以下審批權(quán)限進行審批：采購金額在[X]元以下的，由采購部經(jīng)理審批。采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管采購的領(lǐng)導(dǎo)審批。采購金額在[X]元以上的，由采購管理委員會審議批準。3.采購計劃制定采購部根據(jù)審批通過的采購申請，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況等，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。采購計劃經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準實施。4.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商開發(fā)采購部通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對收集到的供應(yīng)商進行初步篩選。對初步篩選合格的供應(yīng)商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等情況，并填寫《供應(yīng)商考察報告》。供應(yīng)商評估與準入采購部根據(jù)供應(yīng)商考察報告，對供應(yīng)商進行綜合評估，評估指標包括企業(yè)規(guī)模、信譽度、產(chǎn)品質(zhì)量、價格競爭力、交貨期、售后服務(wù)等。建立供應(yīng)商評估檔案，定期對供應(yīng)商進行評估和更新。對于評估合格的供應(yīng)商，納入供應(yīng)商名錄，作為采購合作的對象。供應(yīng)商管理采購部與供應(yīng)商簽訂《采購合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。定期對供應(yīng)商的供貨情況進行評價，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當?shù)莫剟?，對于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲等情況的供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、取消合作等措施。5.采購實施采購方式選擇根據(jù)采購物資或服務(wù)的特點、采購金額、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式，包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。招標采購：適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、市場競爭充分的采購項目。采購部應(yīng)按照國家有關(guān)招標法律法規(guī)的規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等活動。詢價采購：適用于采購金額較小、技術(shù)規(guī)格簡單、市場貨源充足的采購項目。采購部向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價，然后根據(jù)報價情況進行比較，選擇最低價成交。競爭性談判采購：適用于招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的、技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的、采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的、不能事先計算出價格總額的采購項目。采購部與不少于三家供應(yīng)商進行談判，根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應(yīng)商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購、必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。采購部與單一供應(yīng)商進行協(xié)商，確定采購價格和其他條款。采購談判與合同簽訂根據(jù)選定的采購方式，采購部組織與供應(yīng)商進行談判。談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等情況，并與需求部門密切配合，確保采購物資或服務(wù)符合要求。談判達成一致后，采購部起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)包括雙方的基本信息、采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。6.采購驗收采購物資或服務(wù)到貨前，采購部應(yīng)通知需求部門做好驗收準備工作。需求部門按照合同要求對采購物資或服務(wù)進行驗收，驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。對于技術(shù)含量較高的物資或服務(wù)，需求部門可邀請專業(yè)技術(shù)人員參與驗收。驗收合格后，需求部門填寫《采購驗收單》，并簽字確認。對于驗收不合格的物資或服務(wù)，需求部門應(yīng)及時通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。7.采購付款采購部根據(jù)采購合同和驗收單，填寫《付款申請單》，注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、付款方式等內(nèi)容，并附上采購合同、驗收單等相關(guān)憑證?！陡犊钌暾垎巍方?jīng)采購部經(jīng)理審核、分管財務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至財務(wù)部辦理付款手續(xù)。財務(wù)部按照合同約定的付款方式和時間，及時支付采購款項。對于貨到付款的項目，財務(wù)部在收到驗收單后辦理付款；對于預(yù)付款項的項目，財務(wù)部按照合同約定的比例支付預(yù)付款；對于分期付款的項目，財務(wù)部按照合同約定的時間和金額分期支付。四、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別和評估，風(fēng)險因素包括供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、交貨延遲、法律法規(guī)風(fēng)險等。針對識別出的風(fēng)險，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。2.風(fēng)險應(yīng)對措施供應(yīng)商風(fēng)險管理加強對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，定期對供應(yīng)商進行評估和考核，確保供應(yīng)商的信譽和能力。與供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是違約責(zé)任條款，以約束供應(yīng)商的行為。建立供應(yīng)商備用機制，對于重要物資或服務(wù)的供應(yīng)商，選擇至少兩家備用供應(yīng)商，以應(yīng)對供應(yīng)商突發(fā)情況。質(zhì)量風(fēng)險管理在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。加強采購驗收環(huán)節(jié)的管理，嚴格按照合同要求對采購物資或服務(wù)進行驗收，確保質(zhì)量符合要求。對于質(zhì)量問題，及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等，并要求供應(yīng)商承擔相應(yīng)的損失。價格風(fēng)險管理關(guān)注市場價格動態(tài)，定期收集市場價格信息，分析價格走勢，為采購決策提供參考。在采購談判中，充分運用價格談判技巧，爭取合理的采購價格。對于價格波動較大的物資或服務(wù)，可采用套期保值、簽訂長期合同等方式鎖定價格。交貨期風(fēng)險管理在采購合同中明確交貨期和違約責(zé)任條款，要求供應(yīng)商按時交貨。加強與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時了解生產(chǎn)進度和交貨情況，對于可能出現(xiàn)的交貨延遲問題，提前采取應(yīng)對措施，如調(diào)整采購計劃、尋找替代供應(yīng)商等。法律法規(guī)風(fēng)險管理采購人員應(yīng)熟悉國家有關(guān)采購的法律法規(guī)和政策，確保采購活動合法合規(guī)。加強對采購合同的審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。定期對采購人員進行法律法規(guī)培訓(xùn)，提高其法律意識和風(fēng)險防范能力。五、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。采購部應(yīng)定期向企業(yè)管理層匯報采購工作情況，接受管理層的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.外部監(jiān)督接受學(xué)校相關(guān)部門的監(jiān)督