高校辦公室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校辦公室的規(guī)范化管理，提高辦公室工作效率和服務(wù)質(zhì)量，確保學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于高校辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.規(guī)范高效原則各項(xiàng)工作流程和操作規(guī)范應(yīng)明確、具體，確保工作的標(biāo)準(zhǔn)化和高效性，以最小的投入獲得最大的工作成果。2.服務(wù)至上原則樹立全心全意為學(xué)校師生服務(wù)的理念，以師生的需求為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、熱情、周到的服務(wù)。3.協(xié)作配合原則強(qiáng)調(diào)辦公室內(nèi)部各崗位之間以及與其他部門之間的協(xié)作與配合，形成工作合力，共同完成學(xué)校的各項(xiàng)工作任務(wù)。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校的保密規(guī)定，確保學(xué)校機(jī)密信息的安全，防止失密、泄密事件發(fā)生。二、崗位職責(zé)（一）辦公室主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)辦公室的日常管理工作，制定辦公室工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.協(xié)調(diào)辦公室與學(xué)校各部門之間的工作關(guān)系，傳達(dá)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的指示和要求，反饋基層部門的意見和建議。3.組織安排學(xué)校的重要會(huì)議、活動(dòng)，負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、組織和記錄工作，會(huì)后督促檢查會(huì)議決議的貫徹落實(shí)情況。4.負(fù)責(zé)學(xué)校公文的審核、印發(fā)、歸檔工作，規(guī)范公文處理流程，提高公文質(zhì)量和運(yùn)轉(zhuǎn)效率。5.負(fù)責(zé)學(xué)校印章的管理和使用，嚴(yán)格執(zhí)行印章管理制度，確保印章使用的安全和規(guī)范。6.負(fù)責(zé)辦公室工作人員的考核、培訓(xùn)和隊(duì)伍建設(shè)，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。7.完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。（二）秘書職責(zé)1.協(xié)助辦公室主任處理日常事務(wù)，負(fù)責(zé)文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、催辦和歸檔工作。2.起草學(xué)校綜合性文件、報(bào)告、總結(jié)等文字材料，審核以學(xué)校名義發(fā)布的一般性文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、表述規(guī)范。3.負(fù)責(zé)學(xué)校重要會(huì)議的記錄工作，整理會(huì)議紀(jì)要，根據(jù)會(huì)議精神及時(shí)傳達(dá)落實(shí)相關(guān)工作。4.協(xié)助辦公室主任做好學(xué)校對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作，接待來訪客人，安排會(huì)見、會(huì)談等活動(dòng)，維護(hù)學(xué)校良好形象。5.負(fù)責(zé)辦公室辦公用品的采購、管理和發(fā)放工作，制定辦公用品使用計(jì)劃，合理控制辦公費(fèi)用支出。6.完成辦公室主任交辦的其他工作任務(wù)。（三）行政事務(wù)專員職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)校行政事務(wù)的辦理，如車輛調(diào)度、辦公用品管理、設(shè)備維修、環(huán)境衛(wèi)生等工作，確保學(xué)校行政工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。2.制定學(xué)校車輛使用管理制度，合理安排車輛調(diào)度，保障學(xué)校公務(wù)活動(dòng)和師生出行需求，做好車輛的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作，降低車輛使用成本。3.負(fù)責(zé)學(xué)校辦公用品的采購、保管和發(fā)放工作，建立辦公用品庫存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)，確保辦公用品的充足供應(yīng)和合理使用，嚴(yán)格控制辦公用品的費(fèi)用支出。4.協(xié)調(diào)學(xué)校設(shè)備維修工作，及時(shí)報(bào)修各類故障設(shè)備，跟蹤維修進(jìn)度，驗(yàn)收維修成果，建立設(shè)備維修檔案，保障學(xué)校教學(xué)、科研等工作的順利進(jìn)行。5.負(fù)責(zé)學(xué)校環(huán)境衛(wèi)生管理工作，制定環(huán)境衛(wèi)生檢查標(biāo)準(zhǔn)和考核辦法，定期組織檢查，督促各部門做好環(huán)境衛(wèi)生清掃和保潔工作，營(yíng)造整潔、舒適的校園環(huán)境。6.完成辦公室主任交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。（四）信息宣傳專員職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)校信息宣傳工作的策劃、組織和實(shí)施，制定信息宣傳工作計(jì)劃，明確宣傳重點(diǎn)和目標(biāo)。2.建立和維護(hù)學(xué)校信息宣傳平臺(tái)，如學(xué)校官網(wǎng)、微信公眾號(hào)、微博等，及時(shí)發(fā)布學(xué)校各類信息，包括新聞動(dòng)態(tài)、政策法規(guī)、教學(xué)科研成果等，提升學(xué)校的知名度和美譽(yù)度。3.挖掘?qū)W校的新聞素材，撰寫和編輯新聞稿件，確保新聞內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、生動(dòng)，具有較強(qiáng)的吸引力和感染力，積極向校外媒體投稿，擴(kuò)大學(xué)校的社會(huì)影響力。4.組織開展學(xué)校的宣傳活動(dòng)，如校慶、開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮等，負(fù)責(zé)活動(dòng)的宣傳策劃、現(xiàn)場(chǎng)布置和報(bào)道工作，營(yíng)造良好的宣傳氛圍。5.收集、整理和分析師生員工對(duì)學(xué)校信息宣傳工作的意見和建議，不斷改進(jìn)信息宣傳工作方式和方法，提高宣傳效果。6.完成辦公室主任交辦的其他宣傳工作任務(wù)。（五）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)校各類檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，建立健全檔案管理制度，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)學(xué)校的文件、資料、會(huì)議記錄、教學(xué)科研成果等進(jìn)行分類整理和編號(hào)，編制檔案目錄，便于查詢和利用。3.做好檔案的借閱登記和歸還工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批制度，確保檔案的合理使用，防止檔案丟失或損壞。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和鑒定，對(duì)過期或無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行清理和銷毀，嚴(yán)格履行檔案銷毀審批手續(xù)。5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。6.完成辦公室主任交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、工作流程（一）公文處理流程1.收文辦公室收到上級(jí)部門、其他單位或校內(nèi)各部門發(fā)來的文件后，由專人負(fù)責(zé)簽收、登記，注明文件的名稱、文號(hào)、來文單位、日期等信息。對(duì)收到的文件進(jìn)行初步審核，檢查文件的完整性、規(guī)范性，對(duì)于不符合要求的文件及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系溝通。根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，填寫文件傳閱單，呈辦公室主任閱批后，按照領(lǐng)導(dǎo)批示和文件要求進(jìn)行傳閱。傳閱過程中，工作人員要跟蹤文件的流轉(zhuǎn)情況，及時(shí)提醒相關(guān)人員閱文，確保文件傳閱的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。文件傳閱完畢后，由專人負(fù)責(zé)將文件收回，進(jìn)行整理歸檔。2.發(fā)文各部門需要以學(xué)校名義發(fā)文時(shí)，應(yīng)填寫發(fā)文稿紙，注明文件主題、內(nèi)容、發(fā)文部門、主送和抄送單位等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，送辦公室秘書審核。秘書對(duì)發(fā)文稿紙進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合政策法規(guī)和學(xué)校實(shí)際情況，格式是否規(guī)范，文字表述是否準(zhǔn)確等。審核無誤后，報(bào)辦公室主任核稿。辦公室主任對(duì)發(fā)文稿進(jìn)行全面核稿，簽署意見后，送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。文件簽發(fā)后，由秘書負(fù)責(zé)編號(hào)、排版、校對(duì)，并按照規(guī)定格式印制發(fā)文。文件印制完成后，進(jìn)行發(fā)文登記，注明文件的名稱、文號(hào)、印發(fā)份數(shù)、日期等信息，然后按照主送和抄送單位進(jìn)行分發(fā)，并做好文件發(fā)送記錄。發(fā)文辦理完畢后，將發(fā)文稿紙、文件正本、存本等材料整理歸檔。（二）會(huì)議組織流程1.會(huì)議籌備根據(jù)學(xué)校工作安排和領(lǐng)導(dǎo)要求，確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍等基本信息。辦公室工作人員負(fù)責(zé)起草會(huì)議通知，明確會(huì)議的相關(guān)要求，經(jīng)辦公室主任審核后，發(fā)送給參會(huì)人員。安排會(huì)議場(chǎng)地，根據(jù)會(huì)議規(guī)模和性質(zhì)，選擇合適的會(huì)議室，并進(jìn)行布置，包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等。準(zhǔn)備會(huì)議所需的文件、資料、文具等物品，如會(huì)議議程、匯報(bào)材料、筆記本、筆等。如需安排用餐或住宿，要提前與相關(guān)服務(wù)部門聯(lián)系，做好協(xié)調(diào)安排工作。2.會(huì)議組織會(huì)議當(dāng)天，工作人員提前到達(dá)會(huì)議室，檢查會(huì)議準(zhǔn)備情況，確保各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。組織參會(huì)人員簽到入場(chǎng)，引導(dǎo)參會(huì)人員就座，并發(fā)放會(huì)議資料。會(huì)議開始后，做好會(huì)議記錄工作，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、發(fā)言要點(diǎn)、討論情況、決議事項(xiàng)等。會(huì)議期間，要注意維持會(huì)議秩序，及時(shí)為參會(huì)人員提供必要的服務(wù)，如茶水、話筒傳遞等。根據(jù)會(huì)議進(jìn)展情況，適時(shí)提醒參會(huì)人員注意時(shí)間控制，確保會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行。3.會(huì)議紀(jì)要與落實(shí)會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議記錄，起草會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確概括會(huì)議主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)和工作要求，經(jīng)辦公室主任審核后，發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門。跟蹤會(huì)議決議的貫徹落實(shí)情況，對(duì)需要辦理的事項(xiàng)進(jìn)行分解，明確責(zé)任部門和完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)，定期進(jìn)行督促檢查，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋落實(shí)情況。（三）行政事務(wù)辦理流程1.車輛調(diào)度用車部門提前填寫用車申請(qǐng)單，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由、乘車人數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交給辦公室行政事務(wù)專員。行政事務(wù)專員根據(jù)用車需求和車輛使用情況，合理安排車輛，并及時(shí)通知駕駛員做好出車準(zhǔn)備。駕駛員接到出車任務(wù)后，檢查車輛狀況，確保車輛性能良好，攜帶必要的證件和工具，按時(shí)到達(dá)指定地點(diǎn)接送人員。用車結(jié)束后，駕駛員要及時(shí)將車輛返回指定地點(diǎn)，并填寫車輛使用登記表，注明用車時(shí)間、里程、油耗等信息。行政事務(wù)專員定期對(duì)車輛使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，根據(jù)車輛運(yùn)行狀況和維修保養(yǎng)記錄，制定合理的車輛維修和保養(yǎng)計(jì)劃，降低車輛使用成本。2.辦公用品管理各部門根據(jù)工作需要，定期向辦公室提交辦公用品需求計(jì)劃，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。行政事務(wù)專員對(duì)各部門提交的需求計(jì)劃進(jìn)行匯總審核，結(jié)合辦公用品庫存情況，制定辦公用品采購計(jì)劃。根據(jù)采購計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購，采購過程中要嚴(yán)格控制質(zhì)量和價(jià)格，確保所采購的辦公用品符合要求。辦公用品到貨后，行政事務(wù)專員負(fù)責(zé)驗(yàn)收，核對(duì)辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購合同一致，驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)。建立辦公用品庫存臺(tái)賬，對(duì)辦公用品的出入庫情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，定期盤點(diǎn)庫存，確保賬實(shí)相符。各部門領(lǐng)用辦公用品時(shí)，填寫領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到辦公室領(lǐng)取。行政事務(wù)專員根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并做好領(lǐng)用登記。3.設(shè)備維修各部門發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障后，填寫設(shè)備維修申請(qǐng)表，注明設(shè)備名稱、型號(hào)、故障現(xiàn)象、發(fā)現(xiàn)時(shí)間等信息，提交給辦公室行政事務(wù)專員。行政事務(wù)專員對(duì)設(shè)備維修申請(qǐng)表進(jìn)行審核，初步判斷設(shè)備故障情況，屬于一般性故障的，安排維修人員進(jìn)行維修；對(duì)于較為復(fù)雜或涉及專業(yè)技術(shù)的故障，及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行檢修。維修人員接到維修任務(wù)后，及時(shí)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)檢查設(shè)備故障，制定維修方案，進(jìn)行維修作業(yè)。維修過程中，要做好維修記錄，記錄維修時(shí)間、維修內(nèi)容、更換的零部件等信息。設(shè)備維修完成后，由申請(qǐng)部門進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后在維修申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。行政事務(wù)專員對(duì)維修情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。建立設(shè)備維修檔案，將設(shè)備維修申請(qǐng)表、維修記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料進(jìn)行歸檔保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析設(shè)備維修情況。4.環(huán)境衛(wèi)生管理辦公室制定環(huán)境衛(wèi)生檢查標(biāo)準(zhǔn)和考核辦法，明確各區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生責(zé)任部門和責(zé)任人。定期組織環(huán)境衛(wèi)生檢查，檢查人員按照檢查標(biāo)準(zhǔn)對(duì)學(xué)校各區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生狀況進(jìn)行檢查，包括地面清潔、門窗玻璃、桌椅擺放、垃圾清理等方面。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行記錄，開具整改通知單，明確整改要求和整改期限，送達(dá)責(zé)任部門。責(zé)任部門接到整改通知單后，及時(shí)組織人員進(jìn)行整改，整改完成后向辦公室反饋整改情況。辦公室對(duì)責(zé)任部門的整改情況進(jìn)行復(fù)查，對(duì)整改不到位的部門進(jìn)行督促，確保學(xué)校環(huán)境衛(wèi)生達(dá)標(biāo)。將環(huán)境衛(wèi)生檢查結(jié)果納入部門績(jī)效考核體系，對(duì)環(huán)境衛(wèi)生管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不達(dá)標(biāo)的部門進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。（四）信息宣傳工作流程1.信息收集建立信息收集渠道，明確各部門信息員職責(zé)，要求各部門定期報(bào)送本部門的工作動(dòng)態(tài)、教學(xué)科研成果、師生活動(dòng)等信息。安排專人關(guān)注學(xué)校官網(wǎng)、微信公眾號(hào)、微博等信息平臺(tái)的互動(dòng)留言，及時(shí)收集師生員工的意見和建議，以及對(duì)學(xué)校工作的反饋信息。信息宣傳專員主動(dòng)深入學(xué)校各部門、各教學(xué)科研單位，挖掘有價(jià)值的新聞素材，與相關(guān)人員溝通交流，了解工作進(jìn)展情況和亮點(diǎn)特色。關(guān)注上級(jí)部門、同類院校以及社會(huì)媒體發(fā)布的與學(xué)校相關(guān)的信息，及時(shí)收集整理，為學(xué)校信息宣傳工作提供參考。2.信息撰寫與編輯對(duì)收集到的信息素材進(jìn)行篩選和整理，選取具有新聞價(jià)值和宣傳意義的內(nèi)容進(jìn)行撰寫。撰寫新聞稿件時(shí)，要圍繞主題，突出重點(diǎn)，語言簡(jiǎn)潔明了，內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，符合新聞寫作規(guī)范。信息宣傳專員對(duì)撰寫好的新聞稿件進(jìn)行編輯，檢查稿件的格式、錯(cuò)別字、語句通順等方面的問題，對(duì)稿件內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，提高稿件質(zhì)量。根據(jù)不同的信息宣傳平臺(tái)和受眾需求，對(duì)新聞稿件進(jìn)行針對(duì)性的調(diào)整和修改，確保稿件能夠更好地適應(yīng)平臺(tái)特點(diǎn)和傳播要求。3.信息發(fā)布與推送按照信息發(fā)布計(jì)劃，將編輯好的新聞稿件發(fā)布到學(xué)校官網(wǎng)、微信公眾號(hào)、微博等信息平臺(tái)上。發(fā)布過程中要注意選擇合適的欄目和板塊，添加相關(guān)的圖片、視頻等多媒體資料，增強(qiáng)信息的吸引力。對(duì)發(fā)布到微信公眾號(hào)和微博上的信息，要及時(shí)推送，根據(jù)信息的重要性和時(shí)效性，選擇合適的推送時(shí)間和方式，提高信息的閱讀量和關(guān)注度。定期對(duì)學(xué)校官網(wǎng)、微信公眾號(hào)、微博等信息平臺(tái)上的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解信息的傳播效果和受眾反饋，根據(jù)分析結(jié)果調(diào)整信息宣傳策略和內(nèi)容發(fā)布重點(diǎn)。4.宣傳活動(dòng)策劃與實(shí)施根據(jù)學(xué)校工作安排和宣傳重點(diǎn)，制定宣傳活動(dòng)計(jì)劃，明確活動(dòng)主題、目標(biāo)、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等內(nèi)容。策劃宣傳活動(dòng)方案，包括活動(dòng)內(nèi)容、形式、宣傳手段、人員分工等，確?；顒?dòng)具有吸引力和影響力。組織實(shí)施宣傳活動(dòng)，提前做好活動(dòng)的準(zhǔn)備工作，如場(chǎng)地布置、物資采購、人員培訓(xùn)等?；顒?dòng)期間，要做好現(xiàn)場(chǎng)的組織協(xié)調(diào)和宣傳報(bào)道工作，營(yíng)造良好的活動(dòng)氛圍。對(duì)宣傳活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，收集活動(dòng)參與人員和師生員工的反饋意見，分析活動(dòng)的成效和不足之處，為今后的宣傳活動(dòng)提供經(jīng)驗(yàn)參考。（五）檔案管理流程1.檔案收集制定檔案收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)，明確學(xué)校各類檔案的歸檔內(nèi)容和要求。辦公室定期向各部門發(fā)出檔案收集通知，要求各部門按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門形成的文件、資料、會(huì)議記錄、教學(xué)科研成果等檔案材料整理后移交至檔案管理員。檔案管理員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步審核，檢查檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案材料及時(shí)與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或完善。2.檔案整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。檔案分類一般可采用年度機(jī)構(gòu)保管期限等方法，確保檔案分類科學(xué)合理，便于管理和查詢。對(duì)每一份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，建立檔案檢索工具。對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂、編頁等技術(shù)處理，確保檔案的整齊、牢固和美觀。3.檔案歸檔將