項目部資料管理制度一、總則（一）目的為加強項目部資料管理，確保項目資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，為項目的順利實施、竣工驗收以及后期維護提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各項目部在項目建設(shè)過程中所涉及的各類資料的管理，包括但不限于項目前期文件、施工過程資料、竣工驗收資料、項目總結(jié)資料等。（三）基本原則1.真實性原則：資料應(yīng)如實反映項目建設(shè)的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋項目建設(shè)全過程的各類資料，確保無遺漏。3.規(guī)范性原則：資料的格式、內(nèi)容、填寫要求等應(yīng)符合國家、行業(yè)及公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。4.及時性原則：資料應(yīng)隨項目進度同步收集、整理和歸檔，不得積壓。二、資料管理職責(zé)（一）項目經(jīng)理職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)項目部資料管理工作，確保資料管理工作與項目整體工作協(xié)調(diào)一致。2.審批資料管理工作計劃和方案，提供必要的資源支持。3.定期檢查資料管理工作進展情況，協(xié)調(diào)解決資料管理過程中出現(xiàn)的問題。（二）項目技術(shù)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.指導(dǎo)和監(jiān)督項目資料的收集、整理、歸檔工作，確保資料符合技術(shù)要求。2.審核重要資料的內(nèi)容，對資料的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。3.組織對項目資料管理人員進行技術(shù)培訓(xùn)。（三）資料管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定資料管理工作計劃和方案，并組織實施。2.按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，及時收集、整理、分類、歸檔項目資料，確保資料的完整性和規(guī)范性。3.建立資料臺賬，對資料的收發(fā)、借閱、歸還等進行登記和管理。4.負(fù)責(zé)資料的保管和安全保密工作，防止資料丟失、損壞或泄露。5.協(xié)助項目各部門做好資料的整理和報送工作，為項目竣工驗收和后期維護提供資料支持。（四）項目各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在項目實施過程中產(chǎn)生資料的收集、整理和初步審核，并及時移交資料管理人員。2.配合資料管理人員做好資料的歸檔和管理工作，按照要求提供相關(guān)資料。三、資料分類與歸檔（一）項目前期文件1.項目立項批復(fù)、可行性研究報告及批復(fù)、環(huán)境影響評價報告及批復(fù)等。2.項目規(guī)劃設(shè)計文件，包括規(guī)劃許可證、設(shè)計圖紙、設(shè)計變更通知等。3.項目招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。4.項目合同文件，包括工程承包合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購合同等。（二）施工過程資料1.施工管理資料施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底記錄等。工程開工報告、工程復(fù)工報告、工程暫停令等。施工日志、大事記等。2.工程技術(shù)資料原材料、構(gòu)配件、設(shè)備質(zhì)量證明文件及檢驗報告，包括鋼材、水泥、砂石、構(gòu)配件、設(shè)備等的質(zhì)量證明文件、復(fù)試報告等。施工試驗記錄及檢測報告，如混凝土試塊抗壓強度試驗報告、砂漿試塊抗壓強度試驗報告、鋼筋焊接試驗報告等。隱蔽工程驗收記錄，包括地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)等隱蔽工程的驗收記錄。分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄，如地基與基礎(chǔ)分部、主體結(jié)構(gòu)分部等的質(zhì)量驗收記錄。3.安全與文明施工資料安全生產(chǎn)許可證、安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全管理制度等。安全檢查記錄、隱患整改記錄、安全事故報告及處理記錄等。文明施工方案、文明施工檢查記錄等。4.工程進度資料工程進度計劃、進度月報、進度季報等。工程進度調(diào)整記錄及相關(guān)說明。（三）竣工驗收資料1.工程竣工驗收報告，包括工程概況、施工單位自評報告、監(jiān)理單位評估報告、勘察設(shè)計單位質(zhì)量檢查報告等。2.工程竣工圖紙，包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣等專業(yè)竣工圖紙。3.工程質(zhì)量保修書，明確保修范圍、保修期限和保修責(zé)任等。4.工程竣工驗收備案表及相關(guān)備案文件。（四）項目總結(jié)資料1.項目總結(jié)報告，包括項目實施情況、項目成果、經(jīng)驗教訓(xùn)、存在問題及改進建議等。2.項目技術(shù)總結(jié)，對項目采用的新技術(shù)、新工藝、新材料等進行總結(jié)。3.項目經(jīng)濟總結(jié)，對項目的投資情況、成本控制情況等進行分析總結(jié)。四、資料收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門資料的收集工作，確保資料的及時、準(zhǔn)確、完整。2.資料收集應(yīng)按照項目建設(shè)進度同步進行，不得滯后。對于重要資料，應(yīng)及時收集并移交資料管理人員。3.收集的資料應(yīng)真實可靠，不得弄虛作假。資料的簽字、蓋章等手續(xù)應(yīng)齊全。（二）整理要求1.資料管理人員應(yīng)按照資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的資料進行分類整理。2.資料應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，電子資料應(yīng)按照規(guī)范的文件夾結(jié)構(gòu)進行存儲，確保便于查找和使用。3.對每份資料應(yīng)進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。4.資料應(yīng)進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，封面應(yīng)注明項目名稱、資料類別、日期等信息。五、資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.資料管理人員應(yīng)定期對整理好的資料進行歸檔，歸檔應(yīng)按照資料類別和時間順序進行。2.歸檔資料應(yīng)編制歸檔目錄，目錄應(yīng)詳細(xì)列出資料的名稱、編號、日期、來源等信息，便于查找和核對。3.歸檔資料應(yīng)一式多份，分別存放于項目部檔案室、公司檔案室等指定地點。（二）保管要求1.項目部應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保資料的安全保管。2.資料應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)標(biāo)明資料類別和編號，便于查找。3.定期對檔案進行檢查和清理，對損壞、變質(zhì)的資料應(yīng)及時進行修復(fù)或更換。4.嚴(yán)格限制檔案的借閱范圍，借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱時間、借閱人、借閱用途等信息，并按時歸還。六、資料借閱與使用（一）借閱范圍1.公司內(nèi)部因工作需要查閱項目資料的人員，包括項目管理人員、技術(shù)人員、審計人員等。2.外部相關(guān)單位因工作需要查閱項目資料的人員，如政府部門、建設(shè)單位、監(jiān)理單位等，但需經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）借閱手續(xù)1.借閱人應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱時間、借閱用途等信息。2.《資料借閱申請表》經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)后，資料管理人員方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還資料，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理延期手續(xù)。（三）使用要求1.借閱人應(yīng)對借閱的資料妥善保管，不得損壞、丟失、涂改或轉(zhuǎn)借他人。2.如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)資料管理人員同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進行。3.借閱人歸還資料時，資料管理人員應(yīng)認(rèn)真核對資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。七、資料保密（一）保密范圍1.涉及項目商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等的資料。2.未經(jīng)公開的項目規(guī)劃、設(shè)計方案、施工圖紙等資料。3.其他需要保密的項目資料。（二）保密措施1.資料管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露所保管資料的秘密信息。2.對涉及保密的資料，應(yīng)單獨存放，并采取加密存儲等措施。3.限制接觸保密資料的人員范圍，對因工作需要接觸保密資料的人員，應(yīng)進行保密教育，并簽訂保密協(xié)議。4.在對外提供項目資料時，應(yīng)嚴(yán)格審查，確保不泄露保密信息。如確需提供涉及保密的資料，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取相應(yīng)的保密措施。八、資料信息化管理（一）建立資料管理信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立統(tǒng)一的資料管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)項目資料的電子化管理。2.資料管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備資料錄入、查詢、統(tǒng)計、分析、存儲等功能，提高資料管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）資料信息化錄入與維護1.資料管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)資料錄入資料管理信息系統(tǒng)，確保電子資料與紙質(zhì)資料的一致性。2.定期對資料管理信息系統(tǒng)進行維護和更新，保證系統(tǒng)的正常運行。3.利用資料管理信息系統(tǒng)對項目資料進行統(tǒng)計分析，為項目管理決策提供數(shù)據(jù)支持。九、資料審核與監(jiān)督（一）審核機制1.資料管理人員應(yīng)對收集到的資料進行初步審核，確保資料的完整性和規(guī)范性。2.項目技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對重要資料進行審核，對資料的準(zhǔn)確性和技術(shù)合理性負(fù)責(zé)。3.項目經(jīng)理應(yīng)對項目資料進行全面審核，確保資料符合項目管理要求。（二）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對項目部資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收