項(xiàng)目部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)項(xiàng)目部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在項(xiàng)目建設(shè)、管理及后期維護(hù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于項(xiàng)目部在項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：項(xiàng)目部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)和管理的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集項(xiàng)目各階段形成的各類檔案，確保無遺漏。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及項(xiàng)目機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善項(xiàng)目部檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)項(xiàng)目部各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.指導(dǎo)項(xiàng)目部各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.定期對項(xiàng)目部檔案進(jìn)行清查、統(tǒng)計(jì)和鑒定，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目部的檔案管理工作，將檔案管理納入項(xiàng)目管理工作的重要議事日程。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問題，保障檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備等條件。3.對項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，督促項(xiàng)目各部門及時(shí)歸檔文件資料。（三）項(xiàng)目各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的文件資料的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔、保管和利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件等。2.項(xiàng)目建設(shè)過程文件：施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備采購合同及相關(guān)資料等。3.項(xiàng)目管理文件：項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目成本預(yù)算與核算資料、項(xiàng)目安全管理文件、項(xiàng)目合同管理文件、項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要等。4.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書等。5.其他與項(xiàng)目有關(guān)的文件資料，如往來信函、請示報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽署齊全，符合檔案管理的要求。3.對于重要文件資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集與原件核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：按照項(xiàng)目前期、建設(shè)過程、管理、竣工驗(yàn)收等階段，結(jié)合文件資料的性質(zhì)和內(nèi)容，進(jìn)行一級分類；在一級分類的基礎(chǔ)上，再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級、三級分類。2.編號(hào)：對每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便快速檢索和利用。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件資料進(jìn)行整理和裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目各部門應(yīng)在文件資料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將初步整理好的文件資料移交檔案管理部門。2.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，檔案管理部門應(yīng)完成項(xiàng)目全部檔案的歸檔工作。（二）歸檔程序1.項(xiàng)目各部門將整理好的文件資料移交檔案管理部門時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行核對、檢查，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.檔案管理部門按照整理原則和方法，對歸檔檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理、編目和裝訂，確保檔案質(zhì)量。4.將歸檔檔案裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背信息，按照檔案分類順序上架存放。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。5.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。（三）檔案的安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)。2.檔案庫房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫房。4.定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.做好檔案的備份工作，重要檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)項(xiàng)目原則：檔案利用應(yīng)緊密圍繞項(xiàng)目建設(shè)、管理和維護(hù)的需要，為項(xiàng)目決策、技術(shù)支持、質(zhì)量控制等提供服務(wù)。3.嚴(yán)格審批原則：檔案利用應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保檔案信息的安全和合理利用。（二）利用范圍1.項(xiàng)目內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.項(xiàng)目相關(guān)單位（如業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位等）因工作需要查閱、借閱檔案。3.國家有關(guān)部門依法查閱項(xiàng)目檔案。（三）利用程序1.查閱檔案：查閱人應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專人提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.借閱檔案：借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記簿，雙方簽字確認(rèn)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱的時(shí)間、內(nèi)容、查閱人、借閱人等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便跟蹤檔案利用情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問題。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定。2.科學(xué)合理原則：鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司的實(shí)際情況，結(jié)合檔案的價(jià)值和保管期限，進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。3.確保安全原則：鑒定過程中應(yīng)確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露或丟失。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。2.對保管期限未滿，但因項(xiàng)目結(jié)束、機(jī)構(gòu)撤銷等原因失去利用價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，可提前銷毀。3.對涉及項(xiàng)目機(jī)密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要信息的檔案，應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定確定保管期限，未經(jīng)批準(zhǔn)不得銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案管理部門和相關(guān)部門人員的監(jiān)督下進(jìn)行。銷毀過程中應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀工作完成后，銷毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立項(xiàng)目部檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平，為項(xiàng)目建設(shè)和管理提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化加工，形成電子檔案，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案目錄及相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.檔案利用管理：通過檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案查閱、借閱的在線申請、審批和登記等功能，提高檔案利用的效率和透明度。4.檔案安全管理：利用信息技術(shù)手段，對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的功能模塊，滿足檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力，電子檔案的格式應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司的規(guī)定。3.加強(qiáng)