物業(yè)公司工程采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范物業(yè)公司工程采購(gòu)管理工作，確保采購(gòu)活動(dòng)的公開(kāi)、公平、公正，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證工程質(zhì)量和進(jìn)度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司所有工程項(xiàng)目的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于工程設(shè)備、材料、構(gòu)配件、服務(wù)等的采購(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益性原則：在保證工程質(zhì)量和進(jìn)度的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。3.公開(kāi)性原則：采購(gòu)信息應(yīng)公開(kāi)透明，接受公司內(nèi)部和相關(guān)方的監(jiān)督。4.公平性原則：對(duì)所有供應(yīng)商一視同仁，給予平等的參與機(jī)會(huì)。5.公正性原則：采購(gòu)決策過(guò)程應(yīng)公正，避免利益沖突。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)成立工程采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，副總經(jīng)理?yè)?dān)任副組長(zhǎng)，成員包括工程管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人等。采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議和決策重大采購(gòu)事項(xiàng)，包括采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)方式、供應(yīng)商選擇等。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)工程管理部門(mén)為采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)工作的組織實(shí)施。其職責(zé)包括：1.根據(jù)工程需求編制采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。2.發(fā)布采購(gòu)信息，組織供應(yīng)商報(bào)名、資格審查和招標(biāo)、詢(xún)價(jià)等采購(gòu)活動(dòng)。3.與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購(gòu)合同。4.協(xié)調(diào)采購(gòu)過(guò)程中的各項(xiàng)事宜，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)完成。5.負(fù)責(zé)采購(gòu)文件的整理、歸檔和保管。（三）相關(guān)部門(mén)職責(zé)1.財(cái)務(wù)管理部門(mén)：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用，參與采購(gòu)合同的審核。2.審計(jì)部門(mén)：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，審查采購(gòu)程序的合規(guī)性和采購(gòu)結(jié)果的合理性。3.使用部門(mén)：提出工程采購(gòu)需求，參與采購(gòu)文件的編制和評(píng)審，負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。三、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.工程管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)文件、施工計(jì)劃和實(shí)際需求，在項(xiàng)目啟動(dòng)階段編制采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)、總價(jià)等詳細(xì)內(nèi)容。2.采購(gòu)預(yù)算應(yīng)結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格行情和歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行編制，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。（二）預(yù)算審批采購(gòu)預(yù)算編制完成后，報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)預(yù)算作為采購(gòu)活動(dòng)的控制依據(jù)，不得隨意突破。如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按原審批程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。（三）預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控1.采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算組織采購(gòu)活動(dòng)，控制采購(gòu)成本。在采購(gòu)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)實(shí)際采購(gòu)價(jià)格超出預(yù)算，應(yīng)及時(shí)分析原因，并報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.財(cái)務(wù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期對(duì)采購(gòu)支出進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，確保采購(gòu)資金的合理使用。四、采購(gòu)方式（一）公開(kāi)招標(biāo)1.適用范圍：對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用公開(kāi)招標(biāo)方式。2.招標(biāo)程序：發(fā)布招標(biāo)公告：通過(guò)公司官網(wǎng)、行業(yè)媒體、政府采購(gòu)平臺(tái)等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，公開(kāi)招標(biāo)項(xiàng)目的基本情況、采購(gòu)需求、投標(biāo)人資格要求、投標(biāo)截止時(shí)間和開(kāi)標(biāo)時(shí)間等信息。報(bào)名與資格審查：潛在供應(yīng)商報(bào)名參加投標(biāo)，采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)對(duì)報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，確定符合要求的投標(biāo)人名單。發(fā)售招標(biāo)文件：向資格審查合格的投標(biāo)人發(fā)售招標(biāo)文件，招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。投標(biāo)與開(kāi)標(biāo)：投標(biāo)人按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交投標(biāo)文件。采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)組織開(kāi)標(biāo)會(huì)議，當(dāng)眾開(kāi)標(biāo)，公布投標(biāo)人的投標(biāo)報(bào)價(jià)、技術(shù)方案等內(nèi)容。評(píng)標(biāo)與定標(biāo)：組建評(píng)標(biāo)委員會(huì)，按照招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，推薦中標(biāo)候選人。采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)的推薦意見(jiàn)確定中標(biāo)人，并向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書(shū)。簽訂合同：中標(biāo)人在收到中標(biāo)通知書(shū)后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)與采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)簽訂采購(gòu)合同。（二）邀請(qǐng)招標(biāo)1.適用范圍：對(duì)于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目，或采用公開(kāi)招標(biāo)方式的費(fèi)用占項(xiàng)目總價(jià)值的比例過(guò)大的項(xiàng)目，可以采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式。2.邀請(qǐng)程序：采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，選擇若干家具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)。被邀請(qǐng)的供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)報(bào)名參加投標(biāo)，后續(xù)招標(biāo)程序與公開(kāi)招標(biāo)基本相同。（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判1.適用范圍：對(duì)于招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目，技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項(xiàng)目，采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿(mǎn)足用戶(hù)緊急需要的項(xiàng)目，或者不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的項(xiàng)目，可以采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式。2.談判程序：成立談判小組：談判小組由采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)、使用部門(mén)、財(cái)務(wù)管理部門(mén)等相關(guān)人員組成。制定談判文件：談判文件應(yīng)明確談判項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、談判程序、評(píng)定成交的標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。邀請(qǐng)供應(yīng)商：向符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商發(fā)出談判邀請(qǐng)書(shū)。談判：談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，供應(yīng)商應(yīng)按照談判文件的要求進(jìn)行報(bào)價(jià)和提供技術(shù)方案。談判小組可以與供應(yīng)商進(jìn)行多輪談判，直至確定成交供應(yīng)商。確定成交供應(yīng)商：談判小組根據(jù)談判情況，推薦成交供應(yīng)商。采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)談判小組的推薦意見(jiàn)確定成交供應(yīng)商，并向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書(shū)。簽訂合同：成交供應(yīng)商在收到成交通知書(shū)后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)與采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)簽訂采購(gòu)合同。（四）詢(xún)價(jià)1.適用范圍：對(duì)于采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用詢(xún)價(jià)方式。2.詢(xún)價(jià)程序：成立詢(xún)價(jià)小組：詢(xún)價(jià)小組由采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)、使用部門(mén)等相關(guān)人員組成。確定被詢(xún)價(jià)的供應(yīng)商名單：詢(xún)價(jià)小組根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，選擇若干家具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的供應(yīng)商作為被詢(xún)價(jià)對(duì)象，并向其發(fā)出詢(xún)價(jià)通知書(shū)。詢(xún)價(jià)：被詢(xún)價(jià)的供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)一次性報(bào)出不得更改的價(jià)格。詢(xún)價(jià)小組對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，選擇符合采購(gòu)需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。簽訂合同：成交供應(yīng)商在收到成交通知書(shū)后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)與采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)簽訂采購(gòu)合同。（五）單一來(lái)源采購(gòu)1.適用范圍：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目，發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目，或者必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的項(xiàng)目，可以采用單一來(lái)源采購(gòu)方式。2.采購(gòu)程序：提出申請(qǐng)：采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)或使用部門(mén)應(yīng)就采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的理由進(jìn)行說(shuō)明，并填寫(xiě)《單一來(lái)源采購(gòu)申請(qǐng)表》，報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。審批：采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)《單一來(lái)源采購(gòu)申請(qǐng)表》進(jìn)行審批，如批準(zhǔn)采用單一來(lái)源采購(gòu)方式，應(yīng)確定唯一供應(yīng)商。協(xié)商與簽訂合同：采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)與唯一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購(gòu)合同。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的資格條件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)證明等。2.采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分析。3.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理水平、售后服務(wù)能力等情況。實(shí)地考察結(jié)束后，采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)應(yīng)撰寫(xiě)考察報(bào)告，作為選擇供應(yīng)商的參考依據(jù)。4.根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的需求和供應(yīng)商的綜合情況，選擇合適的供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核1.建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系，定期對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)方式可以采用問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等。2.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理。對(duì)于評(píng)價(jià)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于評(píng)價(jià)不合格的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。3.每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行年度考核，考核結(jié)果作為下一年度是否繼續(xù)合作的重要依據(jù)。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、給予價(jià)格優(yōu)惠、頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)等。2.對(duì)于違反合同約定或出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的約束措施，如扣除貨款、暫停合作、取消合作資格等。六、采購(gòu)合同管理（一）合同簽訂1.采購(gòu)合同應(yīng)采用書(shū)面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)在簽訂采購(gòu)合同前，應(yīng)將合同草案提交財(cái)務(wù)管理部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.采購(gòu)合同由采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)負(fù)責(zé)人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同前，應(yīng)確保雙方已就合同條款達(dá)成一致意見(jiàn)，并在合同上加蓋雙方公章或合同專(zhuān)用章。（二）合同履行1.采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同的履行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、交貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商限期整改或承擔(dān)違約責(zé)任。2.使用部門(mén)應(yīng)配合采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)做好采購(gòu)合同的履行工作，及時(shí)提供驗(yàn)收所需的資料和條件。3.財(cái)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定，及時(shí)支付貨款。支付貨款前，應(yīng)審核采購(gòu)合同的執(zhí)行情況和發(fā)票的真實(shí)性、合法性。（三）合同變更與解除1.在采購(gòu)合同履行過(guò)程中，如因不可抗力或其他原因需要變更合同條款，采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.如因供應(yīng)商違約或其他原因需要解除采購(gòu)合同，采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，及時(shí)通知供應(yīng)商，并辦理相關(guān)手續(xù)。解除采購(gòu)合同后，應(yīng)妥善處理善后事宜，如清理貨款、退還貨物等。（四）合同檔案管理采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)應(yīng)建立采購(gòu)合同檔案管理制度，對(duì)采購(gòu)合同及相關(guān)文件進(jìn)行整理、歸檔和保管。采購(gòu)合同檔案應(yīng)包括合同文本、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書(shū)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等資料。合同檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。七、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.使用部門(mén)根據(jù)工程實(shí)際需求，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)工程管理部門(mén)。（二）采購(gòu)審批1.工程管理部門(mén)收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的必要性、合理性進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，報(bào)財(cái)務(wù)管理部門(mén)審核采購(gòu)預(yù)算。2.財(cái)務(wù)管理部門(mén)根據(jù)采購(gòu)預(yù)算對(duì)《采購(gòu)申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，如預(yù)算金額超出審批范圍，應(yīng)返回工程管理部門(mén)重新調(diào)整。3.經(jīng)財(cái)務(wù)管理部門(mén)審核通過(guò)后的《采購(gòu)申請(qǐng)表》報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)項(xiàng)目情況做出審批決定。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)根據(jù)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組的審批意見(jiàn)，按照確定的采購(gòu)方式組織采購(gòu)活動(dòng)。2.在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)程序進(jìn)行操作，確保采購(gòu)活動(dòng)的公開(kāi)、公平、公正。（四）驗(yàn)收1.采購(gòu)物資到貨后，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行檢查。2.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫(xiě)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，并簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決。（五）付款1.采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)根據(jù)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》和采購(gòu)合同，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，報(bào)財(cái)務(wù)管理部門(mén)審核。2.財(cái)務(wù)管理部門(mén)審核《付款申請(qǐng)表》無(wú)誤后，按照采購(gòu)合同的約定支付貨款。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，