家樂福產(chǎn)品采購管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范家樂福產(chǎn)品采購流程，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保障公司商品供應(yīng)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量穩(wěn)定性，同時(shí)有效控制采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。2.適用范圍本制度適用于家樂福所有產(chǎn)品的采購活動(dòng)，包括但不限于食品、日用品、生鮮、家電等各類商品。3.基本原則合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。效益原則：在保證商品質(zhì)量和滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會(huì)。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購商品符合國家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和公司業(yè)務(wù)要求。誠實(shí)守信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，嚴(yán)格履行采購合同。采購組織與職責(zé)1.采購部門采購部經(jīng)理全面負(fù)責(zé)采購部的日常管理工作，制定采購工作計(jì)劃和預(yù)算。組織建立和完善采購管理制度、流程，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估、選擇和管理，維護(hù)良好的供應(yīng)商關(guān)系。審核采購訂單，控制采購進(jìn)度和質(zhì)量，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購工作情況，提供采購數(shù)據(jù)分析和決策建議。采購專員根據(jù)采購計(jì)劃和需求，負(fù)責(zé)具體的采購工作，包括尋找供應(yīng)商、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等。協(xié)助采購部經(jīng)理進(jìn)行供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估和管理，收集供應(yīng)商信息。起草采購合同，跟進(jìn)合同執(zhí)行情況，確保合同的有效履行。負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟蹤和協(xié)調(diào)，及時(shí)處理采購過程中的異常情況。協(xié)助進(jìn)行采購成本的控制和分析，提供相關(guān)數(shù)據(jù)支持。2.其他相關(guān)部門需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，及時(shí)準(zhǔn)確地提出產(chǎn)品采購需求，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等。參與采購過程中的供應(yīng)商選擇、樣品評(píng)審等環(huán)節(jié)，提供專業(yè)意見和建議。負(fù)責(zé)對(duì)采購產(chǎn)品的驗(yàn)收工作，確保產(chǎn)品符合要求。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷，監(jiān)督采購資金的使用情況。協(xié)助采購部門進(jìn)行采購成本的核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。參與采購合同的審核，確保合同條款符合財(cái)務(wù)規(guī)定。質(zhì)量控制部門制定采購產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范。參與供應(yīng)商的評(píng)估和選擇，對(duì)采購產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和抽檢。負(fù)責(zé)處理采購產(chǎn)品的質(zhì)量問題，提出改進(jìn)措施和建議。采購流程1.采購需求計(jì)劃需求提出：各需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、銷售預(yù)測、庫存情況等，定期或不定期地提出產(chǎn)品采購需求。需求應(yīng)明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等詳細(xì)信息，并填寫《采購需求申請(qǐng)表》。需求審核：采購部收到《采購需求申請(qǐng)表》后，對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括需求與業(yè)務(wù)目標(biāo)的一致性、庫存情況、采購預(yù)算等。對(duì)于不符合要求的需求，采購部應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通，提出修改意見或建議。需求匯總與計(jì)劃制定：采購部將審核通過的采購需求進(jìn)行匯總，結(jié)合市場供應(yīng)情況、采購周期等因素，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購產(chǎn)品的種類、數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等，并報(bào)采購部經(jīng)理審批。2.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商開發(fā)：采購專員通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦、客戶推薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其基本信息，包括公司概況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等，并填寫《供應(yīng)商信息登記表》。供應(yīng)商評(píng)估：采購部組織相關(guān)部門（如需求部門、質(zhì)量控制部門、財(cái)務(wù)部門等）對(duì)初步篩選合格的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、人員素質(zhì)、財(cái)務(wù)狀況、信譽(yù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分，形成《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》。供應(yīng)商選擇：采購部根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告，選擇得分較高、綜合實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并建立《合格供應(yīng)商名錄》。對(duì)于重要物資或大額采購項(xiàng)目，采購部應(yīng)組織招標(biāo)或競爭性談判，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。供應(yīng)商管理：采購部定期對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評(píng)估，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況、交貨及時(shí)性等。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和更多的合作機(jī)會(huì)；對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲等情況的供應(yīng)商，及時(shí)發(fā)出書面警告，要求其限期整改；對(duì)于整改不力的供應(yīng)商，將其從《合格供應(yīng)商名錄》中刪除，并停止合作。3.采購詢價(jià)與比價(jià)詢價(jià)：采購專員向已選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單，詢價(jià)單應(yīng)明確采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。供應(yīng)商根據(jù)詢價(jià)單要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。采購專員收集各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，并填寫《采購詢價(jià)記錄表》。比價(jià)：采購專員對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。對(duì)于相同產(chǎn)品，選擇價(jià)格合理、質(zhì)量可靠、交貨期短、售后服務(wù)好的供應(yīng)商作為首選供應(yīng)商。如遇價(jià)格相近、各方面條件相當(dāng)?shù)那闆r，采購專員應(yīng)進(jìn)一步與供應(yīng)商溝通協(xié)商，爭取更優(yōu)惠的采購條件。4.采購合同簽訂合同起草：采購專員根據(jù)比價(jià)結(jié)果，與首選供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，確定采購價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等合同條款。談判達(dá)成一致后，采購專員起草采購合同，并提交采購部經(jīng)理審核。合同審核：采購部經(jīng)理對(duì)采購合同進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同條款的合法性、完整性、合理性、明確性等。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，采購部經(jīng)理應(yīng)及時(shí)與采購專員溝通，要求其與供應(yīng)商協(xié)商修改。審核通過后的采購合同報(bào)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。合同簽訂與存檔：采購專員將簽字蓋章后的采購合同正本交供應(yīng)商，副本留存采購部存檔。采購部應(yīng)建立采購合同臺(tái)賬，對(duì)合同的簽訂、執(zhí)行、變更、終止等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。5.采購訂單下達(dá)訂單生成：采購專員根據(jù)采購合同，在公司內(nèi)部的采購管理系統(tǒng)中生成采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等詳細(xì)信息，并與采購合同保持一致。訂單審核與批準(zhǔn)：采購訂單生成后，提交采購部經(jīng)理審核。采購部經(jīng)理審核訂單的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性等，確保訂單符合采購合同要求。審核通過后的采購訂單報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。訂單下達(dá)：采購專員將批準(zhǔn)后的采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商，同時(shí)將訂單副本抄送需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。采購專員應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。6.采購到貨驗(yàn)收到貨通知：采購專員提前與供應(yīng)商溝通，了解產(chǎn)品的發(fā)貨情況。在產(chǎn)品預(yù)計(jì)到貨前，采購專員向需求部門和質(zhì)量控制部門發(fā)送《到貨通知》，告知產(chǎn)品預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、地點(diǎn)等信息。驗(yàn)收準(zhǔn)備：需求部門和質(zhì)量控制部門根據(jù)《到貨通知》，做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場地、熟悉驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和要求等。到貨驗(yàn)收：產(chǎn)品到貨后，驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和要求對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、外觀等方面。對(duì)于驗(yàn)收合格的產(chǎn)品，驗(yàn)收人員在《采購到貨驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的產(chǎn)品，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫《不合格品報(bào)告》，詳細(xì)說明不合格情況，并通知采購專員與供應(yīng)商協(xié)商處理。入庫手續(xù)辦理：驗(yàn)收合格的產(chǎn)品，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，將產(chǎn)品存入倉庫，并更新庫存臺(tái)賬。對(duì)于驗(yàn)收不合格的產(chǎn)品，采購專員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨、補(bǔ)貨、降價(jià)處理等解決方案，并跟蹤處理結(jié)果。7.采購付款付款申請(qǐng)：采購專員根據(jù)采購合同和采購到貨驗(yàn)收情況，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)填寫《采購付款申請(qǐng)表》，附上采購合同、采購到貨驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交財(cái)務(wù)部門審核。付款審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)《采購付款申請(qǐng)表》及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性，以及發(fā)票的真實(shí)性、有效性等。對(duì)于審核通過的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門在《采購付款申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。付款執(zhí)行：公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)付款申請(qǐng)后，財(cái)務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款手續(xù)。付款完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并將付款憑證復(fù)印件交采購部存檔。采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購部定期對(duì)采購過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場風(fēng)險(xiǎn)（如價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺等）、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)（如產(chǎn)品質(zhì)量不合格、假冒偽劣產(chǎn)品等）、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)（如供應(yīng)商破產(chǎn)、違約等）、合同風(fēng)險(xiǎn)（如合同條款不完善、合同糾紛等）、法律風(fēng)險(xiǎn)（如違反法律法規(guī)、政策規(guī)定等）等。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行等級(jí)劃分，確定重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立市場價(jià)格監(jiān)測機(jī)制，及時(shí)掌握市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理安排采購時(shí)間和數(shù)量，采取套期保值、簽訂長期合同等方式規(guī)避價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)市場調(diào)研，關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)，提前做好供應(yīng)短缺的應(yīng)對(duì)預(yù)案，尋找替代供應(yīng)商或儲(chǔ)備一定數(shù)量的應(yīng)急物資。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格審核供應(yīng)商的質(zhì)量體系和生產(chǎn)工藝，定期對(duì)采購產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量抽檢。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任和賠償條款。對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問題的產(chǎn)品，及時(shí)采取退換貨、補(bǔ)貨、降價(jià)處理等措施，確保公司利益不受損失。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面的信用評(píng)估，建立供應(yīng)商信用檔案，動(dòng)態(tài)跟蹤供應(yīng)商的信用狀況。與重要供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償條款。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，定期走訪供應(yīng)商，及時(shí)了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施解決。合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購合同的管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同內(nèi)容合法、完整、明確、合理。建立合同評(píng)審制度，組織相關(guān)部門對(duì)合同進(jìn)行評(píng)審，避免合同漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。在合同執(zhí)行過程中，加強(qiáng)對(duì)合同的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中的問題。對(duì)于合同糾紛，及時(shí)收集證據(jù)，通過協(xié)商、仲裁、訴訟等方式妥善解決。法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高其法律意識(shí)和合規(guī)意識(shí)。在采購活動(dòng)中，嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。對(duì)于重大采購項(xiàng)目，咨詢專業(yè)律師的意見，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。采購績效評(píng)估1.評(píng)估指標(biāo)采購成本：包括采購價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲(chǔ)費(fèi)用等，評(píng)估采購成本是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)，是否實(shí)現(xiàn)了采購成本的降低目標(biāo)。采購質(zhì)量：通過產(chǎn)品驗(yàn)收合格率、退貨率等指標(biāo)，評(píng)估采購產(chǎn)品的質(zhì)量是否符合要求。采購交貨期：以按時(shí)交貨率為指標(biāo)，評(píng)估供應(yīng)商是否按時(shí)交貨，滿足公司業(yè)務(wù)需求。供應(yīng)商管理：包括供應(yīng)商開發(fā)數(shù)量、供應(yīng)商淘汰率、供應(yīng)商滿意度等指標(biāo)，評(píng)估采購部門對(duì)供應(yīng)商的管理效果。采購效率：通過采購周期、訂單處理時(shí)間等指標(biāo)，評(píng)估采購工作的效率和及時(shí)性。2.評(píng)估方法定期評(píng)估：采購部每月或每季度對(duì)采購績效進(jìn)行一次定期評(píng)估，根據(jù)評(píng)估指標(biāo)收集相關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)行分析和計(jì)算，得出評(píng)估結(jié)果。綜合評(píng)估：采購部結(jié)合定期評(píng)估結(jié)果，對(duì)采購人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行綜合評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括工作態(tài)度、工作能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面。根據(jù)綜合評(píng)估結(jié)果，對(duì)采購人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲和績效反饋。3.評(píng)估結(jié)果應(yīng)用績效獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)于采購績效優(yōu)秀的采購人員和采購團(tuán)隊(duì)，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、晉升、榮譽(yù)證書等，以激勵(lì)其繼