制帽公司erp管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司ERP系統(tǒng)的使用與管理，提高公司運營效率，實現(xiàn)信息的準確傳遞與共享，加強各部門之間的協(xié)作與溝通，提升公司整體管理水平。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及ERP系統(tǒng)操作與使用的部門和人員，包括但不限于生產(chǎn)部門、銷售部門、采購部門、倉庫管理部門、財務部門等。3.基本原則準確性原則：確保ERP系統(tǒng)中錄入的數(shù)據(jù)準確無誤，真實反映公司業(yè)務實際情況。及時性原則：各部門應及時在ERP系統(tǒng)中錄入相關業(yè)務數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的時效性。保密性原則：嚴格遵守公司保密制度，保護ERP系統(tǒng)中各類數(shù)據(jù)的安全與機密性，防止數(shù)據(jù)泄露。全員參與原則：ERP系統(tǒng)的有效運行需要全體員工的共同參與，各部門應積極配合，確保系統(tǒng)的正常使用。職責分工1.ERP項目管理小組負責ERP系統(tǒng)項目的整體規(guī)劃、實施與監(jiān)控，協(xié)調(diào)解決項目實施過程中出現(xiàn)的各類問題。制定ERP系統(tǒng)的整體發(fā)展戰(zhàn)略，確保系統(tǒng)與公司業(yè)務發(fā)展相適應。2.信息部門負責ERP系統(tǒng)的日常維護與技術支持，包括系統(tǒng)安裝、升級、故障排除等。對ERP系統(tǒng)的安全進行管理，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)被非法訪問和篡改。培訓公司員工使用ERP系統(tǒng)，提供相關技術指導與咨詢服務。3.各業(yè)務部門負責本部門業(yè)務數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)中的錄入、審核與維護，確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。根據(jù)業(yè)務需求，合理使用ERP系統(tǒng)的各項功能，優(yōu)化業(yè)務流程，提高工作效率。配合信息部門進行系統(tǒng)測試、驗收等工作，提出改進系統(tǒng)功能的建議和意見。系統(tǒng)操作規(guī)范1.用戶賬號管理信息部門為每位使用ERP系統(tǒng)的員工創(chuàng)建唯一的用戶賬號，并分配相應的初始密碼。員工應及時修改初始密碼，確保賬號安全。員工離職或崗位變動時，所在部門應及時通知信息部門，信息部門負責對該員工的賬號進行停用或權限調(diào)整。嚴禁員工將個人賬號轉(zhuǎn)借他人使用，如因特殊情況需要他人代操作，必須經(jīng)過所在部門負責人批準，并在信息部門備案。2.數(shù)據(jù)錄入規(guī)范各部門應指定專人負責ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，錄入人員應嚴格按照系統(tǒng)操作手冊進行操作，確保數(shù)據(jù)錄入的準確性和完整性。數(shù)據(jù)錄入前，錄入人員應認真核對原始單據(jù)，確保數(shù)據(jù)真實可靠。對于錄入錯誤的數(shù)據(jù)，應及時進行修改，并做好記錄。對于重要數(shù)據(jù)的錄入，錄入人員應進行二次核對，確保數(shù)據(jù)無誤后提交審核。審核人員應認真審核數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)問題及時返回錄入人員進行修改。3.系統(tǒng)操作流程員工在使用ERP系統(tǒng)進行業(yè)務操作時，應按照規(guī)定的操作流程進行。一般操作流程包括：登錄系統(tǒng)、選擇相應功能模塊、錄入或查詢數(shù)據(jù)、保存或提交數(shù)據(jù)、打印相關報表等。在操作過程中，如遇到系統(tǒng)故障或異常情況，應及時記錄故障現(xiàn)象，并向信息部門報告。信息部門應及時進行處理，確保系統(tǒng)盡快恢復正常運行。對于涉及多個部門的業(yè)務操作，各部門應按照規(guī)定的流程進行協(xié)同作業(yè)，確保業(yè)務流程的順暢進行。例如，采購業(yè)務流程一般為：采購部門發(fā)起采購申請、審核部門審核、采購人員下達采購訂單、供應商發(fā)貨、倉庫驗收、財務部門付款等，各環(huán)節(jié)應在ERP系統(tǒng)中依次操作，確保信息傳遞的及時性和準確性。生產(chǎn)管理模塊1.生產(chǎn)計劃制定銷售部門根據(jù)客戶訂單情況，結合市場預測，在ERP系統(tǒng)中制定銷售訂單，并將相關信息傳遞給生產(chǎn)部門。生產(chǎn)部門根據(jù)銷售訂單和庫存情況，在ERP系統(tǒng)中制定生產(chǎn)計劃，明確產(chǎn)品的生產(chǎn)數(shù)量、生產(chǎn)時間、生產(chǎn)車間等信息。生產(chǎn)計劃應合理安排，確保按時完成訂單交付任務。生產(chǎn)計劃制定后，生產(chǎn)部門應及時將計劃下達給各生產(chǎn)車間，并在ERP系統(tǒng)中進行記錄。各車間應按照生產(chǎn)計劃組織生產(chǎn)，確保生產(chǎn)進度的順利進行。2.物料需求計劃生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃，在ERP系統(tǒng)中運行物料需求計劃模塊，系統(tǒng)自動計算出所需的原材料、零部件等物料的種類和數(shù)量。物料需求計劃生成后，采購部門根據(jù)系統(tǒng)提示，及時采購所需物料。采購人員應在ERP系統(tǒng)中記錄采購訂單的下達、執(zhí)行情況等信息，確保物料按時到貨。倉庫管理部門根據(jù)采購訂單和生產(chǎn)進度，及時安排物料的入庫和發(fā)放工作。在ERP系統(tǒng)中記錄物料的出入庫情況，確保庫存數(shù)據(jù)的準確無誤。3.生產(chǎn)進度跟蹤各生產(chǎn)車間應在ERP系統(tǒng)中實時記錄產(chǎn)品的生產(chǎn)進度，包括已完成的工序、產(chǎn)量、質(zhì)量情況等信息。生產(chǎn)部門通過ERP系統(tǒng)對生產(chǎn)進度進行跟蹤和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，并采取相應的措施進行解決。如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)進度滯后，應及時調(diào)整生產(chǎn)計劃，協(xié)調(diào)相關部門采取加班、增加設備等方式加快生產(chǎn)進度。質(zhì)量檢驗部門在ERP系統(tǒng)中記錄產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗結果，對于不合格產(chǎn)品，應及時反饋給生產(chǎn)部門進行返工處理。生產(chǎn)部門應在ERP系統(tǒng)中記錄返工情況，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。銷售管理模塊1.客戶信息管理銷售部門負責在ERP系統(tǒng)中建立和維護客戶信息檔案，包括客戶基本資料、聯(lián)系方式、信用等級、交易記錄等信息。定期對客戶信息進行更新和維護，確?？蛻粜畔⒌臏蚀_性和完整性。對于重要客戶信息的變更，應及時通知相關部門。銷售部門應根據(jù)客戶信用等級，合理控制銷售額度和收款期限，防范銷售風險。在ERP系統(tǒng)中設置客戶信用額度和信用期限的預警功能，當客戶信用額度接近或超過預警值時，系統(tǒng)自動提示銷售部門。2.銷售訂單管理銷售部門接到客戶訂單后，應在ERP系統(tǒng)中及時錄入銷售訂單信息，包括訂單編號、客戶名稱、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨日期等內(nèi)容。銷售訂單錄入后，系統(tǒng)自動進行訂單審核，審核通過后的訂單進入生產(chǎn)計劃制定環(huán)節(jié)。銷售部門應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，將訂單的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等信息反饋給客戶。對于銷售訂單的變更，如產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨日期等變更，銷售部門應及時在ERP系統(tǒng)中進行修改，并通知相關部門進行相應調(diào)整。3.銷售發(fā)貨管理倉庫管理部門根據(jù)銷售訂單和生產(chǎn)進度，及時安排產(chǎn)品的發(fā)貨工作。發(fā)貨前，倉庫管理人員應在ERP系統(tǒng)中核對產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格等信息，確保發(fā)貨產(chǎn)品與訂單一致。發(fā)貨后，倉庫管理人員應在ERP系統(tǒng)中記錄發(fā)貨日期、發(fā)貨數(shù)量、運輸方式等信息，并生成發(fā)貨單。銷售部門根據(jù)發(fā)貨單開具發(fā)票，并在ERP系統(tǒng)中進行記錄。對于客戶退貨的產(chǎn)品，倉庫管理部門應及時辦理退貨入庫手續(xù)，并在ERP系統(tǒng)中記錄退貨原因、退貨數(shù)量等信息。銷售部門根據(jù)退貨情況，在ERP系統(tǒng)中進行相應處理，如沖減銷售收入、調(diào)整庫存等。采購管理模塊1.供應商信息管理采購部門負責在ERP系統(tǒng)中建立和維護供應商信息檔案，包括供應商基本資料、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品價格、交貨期、付款方式等信息。定期對供應商信息進行評估和更新，選擇優(yōu)質(zhì)供應商進行合作。對于供應商的重大變更，如經(jīng)營范圍、聯(lián)系方式等變更，應及時在ERP系統(tǒng)中進行修改，并通知相關部門。根據(jù)供應商的表現(xiàn)，在ERP系統(tǒng)中對供應商進行評級管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予適當?shù)莫剟?，對于表現(xiàn)不佳的供應商進行警告或淘汰處理。2.采購訂單管理采購部門根據(jù)物料需求計劃，在ERP系統(tǒng)中生成采購訂單，明確采購物料的種類、數(shù)量、價格、交貨日期、供應商等信息。采購訂單下達后，采購人員應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應商保持溝通，確保物料按時到貨。在ERP系統(tǒng)中記錄采購訂單的執(zhí)行情況，如到貨日期、驗收情況等信息。對于采購訂單的變更，如采購數(shù)量、交貨日期等變更，采購部門應及時在ERP系統(tǒng)中進行修改，并通知供應商和相關部門進行相應調(diào)整。3.采購付款管理財務部門根據(jù)采購訂單和驗收單，在ERP系統(tǒng)中審核采購付款申請。審核通過后，按照合同約定的付款方式進行付款操作，并在ERP系統(tǒng)中記錄付款日期、付款金額等信息。采購人員應及時將采購發(fā)票提交給財務部門，財務部門在ERP系統(tǒng)中進行發(fā)票校驗，確保發(fā)票信息與采購訂單一致。對于發(fā)票不符的情況，應及時與供應商溝通解決。定期對采購付款情況進行統(tǒng)計和分析，加強對采購資金的管理，確保采購資金的合理使用。倉庫管理模塊1.庫存管理倉庫管理部門負責在ERP系統(tǒng)中建立庫存臺賬，記錄各類物料的出入庫情況、庫存數(shù)量、庫存位置等信息。定期對庫存進行盤點，確保庫存數(shù)據(jù)與實際庫存一致。盤點結束后，在ERP系統(tǒng)中生成盤點報告，對于盤盈、盤虧情況進行分析和處理。根據(jù)庫存情況，合理控制庫存水平，設置庫存預警值。當庫存低于預警值時，及時通知采購部門進行補貨；當庫存高于合理水平時，采取促銷等方式降低庫存。2.出入庫管理物料入庫時，倉庫管理人員應根據(jù)采購訂單或生產(chǎn)領料單，在ERP系統(tǒng)中進行入庫操作，記錄入庫日期、入庫數(shù)量、供應商名稱等信息。入庫后，系統(tǒng)自動更新庫存臺賬。物料出庫時，倉庫管理人員應根據(jù)生產(chǎn)部門的領料單或銷售部門的發(fā)貨單，在ERP系統(tǒng)中進行出庫操作，記錄出庫日期、出庫數(shù)量、領用部門或客戶名稱等信息。出庫后，系統(tǒng)自動更新庫存臺賬。對于出入庫業(yè)務，倉庫管理人員應認真核對相關單據(jù)，確保出入庫數(shù)據(jù)的準確性。如發(fā)現(xiàn)單據(jù)有誤，應及時與相關部門溝通更正。3.庫存調(diào)撥管理因生產(chǎn)或銷售需要，各倉庫之間進行庫存調(diào)撥時，倉庫管理部門應在ERP系統(tǒng)中辦理庫存調(diào)撥手續(xù)，記錄調(diào)撥日期、調(diào)撥數(shù)量、調(diào)出倉庫、調(diào)入倉庫等信息。庫存調(diào)撥完成后，系統(tǒng)自動調(diào)整調(diào)出倉庫和調(diào)入倉庫的庫存數(shù)量，確保庫存數(shù)據(jù)的準確性。定期對庫存調(diào)撥情況進行統(tǒng)計和分析，優(yōu)化庫存布局，提高庫存管理效率。財務管理模塊1.財務核算財務部門根據(jù)ERP系統(tǒng)中的業(yè)務數(shù)據(jù)，進行財務核算，包括賬務處理、成本核算、報表編制等工作。在ERP系統(tǒng)中設置會計科目和核算項目，確保財務數(shù)據(jù)的準確分類和統(tǒng)計。財務人員應按照會計準則和公司財務制度，及時、準確地錄入和處理財務數(shù)據(jù)。定期生成財務報表，如資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，并在ERP系統(tǒng)中進行保存和分析。通過財務報表，為公司管理層提供決策支持。2.資金管理財務部門在ERP系統(tǒng)中對公司資金進行管理，包括資金收支計劃、資金預算、資金結算等工作。根據(jù)公司業(yè)務情況，制定資金收支計劃，合理安排資金使用。在ERP系統(tǒng)中監(jiān)控資金收支情況，確保資金的安全和正常周轉(zhuǎn)。對資金預算執(zhí)行情況進行分析和考核，及時發(fā)現(xiàn)資金管理中存在的問題，并采取相應的措施進行改進。3.財務分析利用ERP系統(tǒng)中的財務數(shù)據(jù)和業(yè)務數(shù)據(jù)，進行財務分析，為公司管理層提供決策依據(jù)。財務分析內(nèi)容包括財務指標分析、成本分析、利潤分析、資金分析等。通過財務分析，評估公司的財務狀況和經(jīng)營成果，發(fā)現(xiàn)公司經(jīng)營過程中存在的問題和潛在風險。提出改進建議和措施，幫助公司優(yōu)化經(jīng)營管理，提高經(jīng)濟效益。系統(tǒng)安全與維護1.系統(tǒng)安全管理信息部門制定ERP系統(tǒng)安全管理制度，設置用戶權限，嚴格控制對系統(tǒng)的訪問。只有經(jīng)過授權的人員才能訪問和操作系統(tǒng)的相關功能模塊。定期對系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復系統(tǒng)安全隱患。安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護措施，防止外部網(wǎng)絡攻擊和病毒入侵。對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。制定數(shù)據(jù)恢復計劃，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復數(shù)據(jù)，保證公司業(yè)務的正常運行。2.系統(tǒng)維護與升級信息部門負責ERP系統(tǒng)的日常維護工作，包括系統(tǒng)監(jiān)控、性能優(yōu)化、故障排除等。及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和管理需求，定期對ERP系統(tǒng)進行升級。升級前，應進行充分的測試，確保升級后的系統(tǒng)能夠正常運行，不影響公司業(yè)務。收集公司員工對系統(tǒng)功能的改進建議和意見，及時反饋給系統(tǒng)開發(fā)團隊。信息部門與系統(tǒng)開發(fā)團隊密切合作，對系統(tǒng)進行優(yōu)化和完善，提高系統(tǒng)的易用性和實用性。培訓與支持1.培訓計劃信息部門制定ERP系統(tǒng)培訓計劃，根據(jù)員工的崗位需求和業(yè)務特點，確定培訓內(nèi)容和培訓方式。培訓內(nèi)容包括系統(tǒng)操作手冊、業(yè)務流程、常見問題處理等。定期組織ERP系統(tǒng)培訓，培訓對象包括新入職員工、崗位變動員工以及需要進一步提升系統(tǒng)操作技能的員工。培訓方式可以采用集中培訓、在線培訓、一對一輔導等多種形式。在培訓過程中，注重實踐操作，讓員工通過實際操作加深對系統(tǒng)的理解和掌握。培訓結束后，對員工進行考核，確保員工能夠熟練使用ERP系統(tǒng)。2.技術支持信息部門設立ERP系統(tǒng)技術支持熱線或郵箱，及時解答員工在使用系統(tǒng)過程中遇到的問題。對于一般性問題，通過電話或郵件方式進行指導解決；對于復雜問題，安排技術人員上門服務。定期收集員工在使用系統(tǒng)過程中遇到的問題和建議，對常見問題進行整理和總結，形成常見問題解答文檔，供員工查閱。不斷優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和易用性?？己伺c獎懲1.考核標準制定ERP系統(tǒng)使用考核標準，從數(shù)據(jù)錄入準確性、及時性、系統(tǒng)操作規(guī)范性、業(yè)務流程執(zhí)行情況等方面對員工進行考核。數(shù)據(jù)錄入準確性考核指標包括數(shù)據(jù)錯誤率、數(shù)據(jù)完整性等；及時性考核指標包括業(yè)務數(shù)據(jù)錄入的及時率、報表生成的及時率等；系統(tǒng)操作規(guī)范性考核指標包括是否按照操作流程進行操作、是否正確使用系統(tǒng)功能等；業(yè)務流程執(zhí)行情況考核指標包括采購流程、銷售流程、生產(chǎn)流程等的執(zhí)行情況。2.獎勵措施對于在ERP系統(tǒng)使用過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予表彰和獎勵。獎勵方式包括獎金、榮譽證書、晉升機會等。