公司認識行政部管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政部工作流程，提高行政部工作效率和服務(wù)質(zhì)量，確保公司各項行政事務(wù)有序開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部全體員工，以及與行政部工作相關(guān)的其他部門和人員。（三）基本原則1.服務(wù)至上原則：行政部工作以服務(wù)公司各部門和全體員工為宗旨，積極主動提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。2.規(guī)范高效原則：各項工作流程和操作規(guī)范應(yīng)明確、簡潔，確保工作的高效執(zhí)行。3.協(xié)作溝通原則：行政部與各部門之間應(yīng)保持密切協(xié)作和良好溝通，共同推動公司整體運營。4.依法依規(guī)原則：所有工作必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。二、組織架構(gòu)與職責（一）行政部組織架構(gòu)行政部設(shè)經(jīng)理一名，副經(jīng)理一名，下設(shè)行政事務(wù)組、后勤保障組、檔案管理組等。（二）各崗位職責1.行政部經(jīng)理全面負責行政部的日常管理工作，制定行政部工作計劃并組織實施。協(xié)調(diào)行政部與其他部門之間的工作關(guān)系，確保行政工作的順利開展。負責公司重要行政文件的審核與簽發(fā)，參與公司重大決策和活動的組織協(xié)調(diào)。監(jiān)督行政部各項工作的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。負責行政部團隊建設(shè)，提升團隊整體素質(zhì)和工作能力。2.行政部副經(jīng)理協(xié)助經(jīng)理開展行政部工作，負責具體行政事務(wù)的組織和執(zhí)行。負責行政事務(wù)組、后勤保障組、檔案管理組等工作的指導和監(jiān)督。組織行政部內(nèi)部培訓和學習活動，提高員工業(yè)務(wù)水平。協(xié)助經(jīng)理處理行政部的突發(fā)事件和緊急任務(wù)。完成經(jīng)理交辦的其他工作任務(wù)。3.行政事務(wù)組負責公司各類文件、通知、報告等的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作。安排公司會議、活動的籌備和組織工作，包括場地布置、會議資料準備、人員通知等。負責公司辦公用品、辦公設(shè)備的采購、管理和發(fā)放工作。負責公司車輛的調(diào)度、使用管理和維護保養(yǎng)工作。負責公司對外聯(lián)絡(luò)和接待工作，包括來訪人員的接待、商務(wù)活動的安排等。完成上級交辦的其他行政事務(wù)工作。4.后勤保障組負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，包括日常清潔、定期消毒等工作。負責公司食堂的管理工作，包括食材采購、餐飲服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督等。負責公司宿舍的管理工作，包括宿舍設(shè)施維護、住宿人員管理等。負責公司水電、空調(diào)、電梯等設(shè)施設(shè)備的日常維護和維修工作，確保正常運行。負責公司安全保衛(wèi)工作，包括門禁管理、巡邏檢查、安全隱患排查等。完成上級交辦的其他后勤保障工作。5.檔案管理組負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，包括行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等。建立健全公司檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。負責檔案的查閱、借閱登記和保密工作，確保檔案信息安全。定期對檔案進行清理和鑒定，做好檔案的銷毀工作。完成上級交辦的其他檔案管理工作。三、行政事務(wù)管理（一）文件管理1.文件起草：各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)主題明確、邏輯清晰、語言規(guī)范。起草完成后，提交行政部審核。2.文件審核：行政部對文件進行審核，重點審核文件格式、內(nèi)容準確性、語言表達、發(fā)文范圍等。審核通過后，報相關(guān)領(lǐng)導簽發(fā)。3.文件印發(fā)：文件經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)后，行政部負責編號、排版、印刷，并按照發(fā)文范圍進行發(fā)放。4.文件歸檔：文件發(fā)放后，行政部負責將文件原件及相關(guān)附件進行整理歸檔，確保文件資料的完整性和可查性。5.文件保管：行政部設(shè)立專門的文件保管場所，對文件進行分類存放，并做好防潮、防火、防蟲等工作。文件保管期限按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）會議管理1.會議計劃：行政部根據(jù)公司工作安排，制定年度會議計劃，明確會議名稱、時間、地點、參會人員、會議主題等內(nèi)容。2.會議籌備：行政部負責會議的籌備工作，包括場地預訂、會議資料準備、設(shè)備調(diào)試、人員通知等。會議資料應(yīng)提前發(fā)放給參會人員，確保參會人員有足夠的時間準備。3.會議組織：會議期間，行政部負責會議的組織和服務(wù)工作，包括簽到、會議記錄、茶水供應(yīng)等。會議記錄應(yīng)準確、完整，包括會議內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等。4.會議紀要：會議結(jié)束后，行政部負責整理會議紀要，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審核后發(fā)送給參會人員，并督促決議事項的落實。5.會議檔案：行政部將會議資料、會議紀要等進行整理歸檔，作為公司重要檔案資料保存。（三）辦公用品管理1.需求申報：各部門根據(jù)工作需要，每月定期向行政部申報辦公用品需求計劃。需求計劃應(yīng)詳細列出辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。2.采購審批：行政部對各部門申報的辦公用品需求計劃進行匯總審核，報相關(guān)領(lǐng)導審批后進行采購。3.采購執(zhí)行：行政部按照審批后的采購計劃，選擇合格的供應(yīng)商進行采購。采購過程中應(yīng)嚴格控制采購成本，確保采購質(zhì)量。4.入庫管理：辦公用品采購到貨后，行政部負責組織驗收，驗收合格后辦理入庫手續(xù)，并登記入賬。5.發(fā)放管理：各部門根據(jù)實際工作需要，到行政部領(lǐng)取辦公用品。行政部應(yīng)建立辦公用品發(fā)放臺賬，記錄發(fā)放時間、領(lǐng)取部門、領(lǐng)取人、辦公用品名稱及數(shù)量等信息。6.庫存盤點：行政部定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺或積壓等情況，應(yīng)及時分析原因并采取相應(yīng)措施。（四）車輛管理1.車輛調(diào)度：行政部根據(jù)公司工作需要，統(tǒng)一調(diào)度公司車輛。各部門如需使用車輛，應(yīng)提前向行政部提交用車申請，說明用車時間、地點、事由等。2.車輛使用審批：行政部對用車申請進行審核，報相關(guān)領(lǐng)導審批后安排車輛。未經(jīng)審批，不得擅自使用公司車輛。3.駕駛員管理：行政部負責駕駛員的日常管理工作，包括駕駛員的考勤、培訓、考核等。駕駛員應(yīng)嚴格遵守交通法規(guī)和公司車輛管理制度，確保行車安全。4.車輛維護保養(yǎng)：行政部按照車輛使用說明書和相關(guān)規(guī)定，定期對車輛進行維護保養(yǎng)，確保車輛性能良好。車輛維修應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠家，維修費用經(jīng)行政部審核后報相關(guān)領(lǐng)導審批。5.車輛費用管理：行政部負責車輛費用的核算和報銷工作，包括燃油費、過路費、停車費、維修保養(yǎng)費等。車輛費用應(yīng)嚴格按照公司財務(wù)制度進行報銷。6.車輛安全管理：行政部定期組織駕駛員進行安全培訓和教育，提高駕駛員的安全意識。駕駛員應(yīng)定期對車輛進行安全檢查，確保車輛安全設(shè)施齊全有效。如發(fā)生交通事故，駕駛員應(yīng)及時報告行政部，并配合相關(guān)部門進行處理。（五）對外聯(lián)絡(luò)與接待管理1.對外聯(lián)絡(luò)：行政部負責公司與外部單位的聯(lián)絡(luò)工作，包括電話溝通、郵件往來、文件傳遞等。對外聯(lián)絡(luò)應(yīng)及時、準確、禮貌，維護公司良好形象。2.接待計劃：行政部根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，制定接待計劃，明確接待對象、接待規(guī)格、接待時間、接待地點等內(nèi)容。接待計劃報相關(guān)領(lǐng)導審批后組織實施。3.接待準備：行政部負責接待工作的準備工作，包括場地布置、餐飲安排、禮品準備、車輛接送等。接待過程中應(yīng)注重細節(jié)，體現(xiàn)公司熱情好客的企業(yè)文化。4.接待實施：行政部按照接待計劃組織接待活動，確保接待工作順利進行。接待過程中應(yīng)安排專人負責記錄接待情況，包括接待對象、接待內(nèi)容、接待效果等。5.接待總結(jié)：接待活動結(jié)束后，行政部負責對接待工作進行總結(jié)，分析接待過程中存在的問題和不足，并提出改進措施。接待總結(jié)報告報相關(guān)領(lǐng)導審閱。四、后勤保障管理（一）環(huán)境衛(wèi)生管理1.清潔標準：制定公司辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生清潔標準，明確各區(qū)域的清潔內(nèi)容、清潔頻率、清潔質(zhì)量要求等。2.清潔作業(yè)：行政部安排專人負責公司辦公區(qū)域的日常清潔工作，按照清潔標準進行作業(yè)。清潔作業(yè)應(yīng)在不影響公司正常辦公的前提下進行。3.定期消毒：行政部定期對公司辦公區(qū)域進行消毒，重點對會議室、電梯、衛(wèi)生間等人員密集區(qū)域進行消毒。消毒工作應(yīng)嚴格按照相關(guān)規(guī)定進行，確保消毒效果。4.環(huán)境衛(wèi)生檢查：行政部定期對公司辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。對環(huán)境衛(wèi)生不達標的區(qū)域，應(yīng)追究相關(guān)責任人的責任。（二）食堂管理1.食材采購：行政部負責公司食堂食材的采購工作，選擇資質(zhì)合格、信譽良好的供應(yīng)商進行采購。食材采購應(yīng)嚴格控制質(zhì)量，確保食品安全。2.餐飲服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督：行政部定期對食堂餐飲服務(wù)質(zhì)量進行監(jiān)督檢查，包括飯菜口味、營養(yǎng)搭配、衛(wèi)生狀況等。收集員工對食堂餐飲服務(wù)的意見和建議，及時反饋給食堂工作人員并督促改進。3.食堂費用管理：行政部負責食堂費用的核算和報銷工作，包括食材采購費用、人員工資、水電費等。食堂費用應(yīng)嚴格按照公司財務(wù)制度進行管理，確保費用合理使用。4.食堂安全管理：行政部加強食堂安全管理，確保食堂設(shè)施設(shè)備安全運行，防止發(fā)生食品安全事故。食堂工作人員應(yīng)嚴格遵守食品安全操作規(guī)程，做好食品留樣等工作。（三）宿舍管理1.宿舍設(shè)施維護：行政部定期對公司宿舍設(shè)施設(shè)備進行檢查和維護，確保宿舍設(shè)施設(shè)備完好。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備損壞，應(yīng)及時安排維修。2.住宿人員管理：行政部負責公司宿舍住宿人員的管理工作，制定宿舍管理制度，明確住宿人員的權(quán)利和義務(wù)。住宿人員應(yīng)遵守宿舍管理制度，愛護宿舍設(shè)施設(shè)備，保持宿舍環(huán)境衛(wèi)生。3.宿舍安全管理：行政部加強宿舍安全管理，確保宿舍人員生命財產(chǎn)安全。宿舍內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，住宿人員應(yīng)掌握基本的消防知識和逃生技能。嚴禁在宿舍內(nèi)使用大功率電器、私拉亂接電線等行為。4.宿舍衛(wèi)生檢查：行政部定期對公司宿舍衛(wèi)生進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。對宿舍衛(wèi)生不達標的住宿人員，應(yīng)進行批評教育并責令限期整改。（四）設(shè)施設(shè)備管理1.設(shè)施設(shè)備登記：行政部對公司所有設(shè)施設(shè)備進行登記造冊，建立設(shè)施設(shè)備檔案，記錄設(shè)施設(shè)備的名稱、型號、購置時間、使用部門、維護保養(yǎng)情況等信息。2.設(shè)施設(shè)備維護保養(yǎng)計劃：行政部根據(jù)設(shè)施設(shè)備的使用情況和維護保養(yǎng)要求，制定年度設(shè)施設(shè)備維護保養(yǎng)計劃。維護保養(yǎng)計劃應(yīng)明確維護保養(yǎng)內(nèi)容、維護保養(yǎng)時間、維護保養(yǎng)責任人等。3.設(shè)施設(shè)備維護保養(yǎng)實施：行政部按照維護保養(yǎng)計劃組織實施設(shè)施設(shè)備維護保養(yǎng)工作，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。維護保養(yǎng)工作應(yīng)委托專業(yè)的維修人員進行，維修費用經(jīng)行政部審核后報相關(guān)領(lǐng)導審批。4.設(shè)施設(shè)備故障處理：設(shè)施設(shè)備發(fā)生故障時，使用部門應(yīng)及時通知行政部。行政部應(yīng)及時組織維修人員進行搶修，盡快恢復設(shè)施設(shè)備正常運行。對因設(shè)施設(shè)備故障影響公司正常工作的，應(yīng)采取相應(yīng)的應(yīng)急措施。5.設(shè)施設(shè)備報廢管理：對已達到報廢年限或無法正常使用的設(shè)施設(shè)備，行政部應(yīng)組織相關(guān)部門進行鑒定，確認為報廢后辦理報廢手續(xù)。報廢設(shè)施設(shè)備應(yīng)妥善處理，防止造成環(huán)境污染。（五）安全保衛(wèi)管理1.門禁管理：行政部負責公司門禁系統(tǒng)的管理工作，制定門禁管理制度，明確門禁卡的辦理、使用、掛失、補辦等規(guī)定。員工應(yīng)嚴格遵守門禁管理制度，憑門禁卡進出公司辦公區(qū)域。2.巡邏檢查：行政部安排專人負責公司安全保衛(wèi)巡邏檢查工作，制定巡邏檢查制度，明確巡邏檢查時間、路線、內(nèi)容等。巡邏檢查人員應(yīng)認真履行職責，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.安全隱患排查：行政部定期組織公司安全隱患排查工作，對辦公區(qū)域、機房、倉庫等重點部位進行安全檢查。對排查出的安全隱患，應(yīng)及時下達整改通知書，督促相關(guān)部門限期整改。4.安全培訓教育：行政部定期組織公司員工進行安全培訓教育，提高員工的安全意識和安全技能。安全培訓教育內(nèi)容包括消防安全、用電安全、防盜安全等。5.突發(fā)事件應(yīng)急處理：行政部制定公司突發(fā)事件應(yīng)急預案，明確突發(fā)事件的應(yīng)急處理流程和責任分工。如發(fā)生突發(fā)事件，行政部應(yīng)立即啟動應(yīng)急預案，組織相關(guān)人員進行應(yīng)急處理，確保公司人員生命財產(chǎn)安全和正常工作秩序。五、檔案管理（一）檔案收集1.檔案來源：公司各部門應(yīng)及時將本部門形成的各類文件、資料、記錄等移交行政部檔案管理組進行歸檔。檔案管理組應(yīng)定期對各部門檔案移交情況進行檢查和督促。2.收集范圍：檔案收集范圍包括行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。具體檔案收集清單按照公司檔案管理制度執(zhí)行。3.收集要求：檔案收集應(yīng)確保文件資料的完整性和準確性，對重要文件資料應(yīng)進行原件收集。檔案管理組在收集檔案時，應(yīng)與文件資料形成部門進行交接，并辦理交接手續(xù)。（二）檔案整理1.分類標準：檔案管理組按照公司檔案管理制度規(guī)定的分類標準對收集到的檔案進行分類整理。分類標準應(yīng)科學合理，便于檔案的保管和查閱。2.編號規(guī)則：檔案管理組對分類整理后的檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號規(guī)則應(yīng)明確、簡潔，便于識別和管理。3.裝訂要求：對需要裝訂的檔案，檔案管理組應(yīng)按照規(guī)范的裝訂要求進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.編目錄入：檔案管理組對整理好的檔案進行編目錄入，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、檔案形成時間、檔案保管期限、檔案存放位置等信息。（三）檔案歸檔1.歸檔原則：檔案管理組按照檔案分類整理和編號結(jié)果，將檔案及時歸檔到相應(yīng)的檔案柜或檔案存儲設(shè)備中。歸檔應(yīng)遵循便于保管和查閱的原則。2.歸檔時間：各類檔案應(yīng)在形成后及時歸檔，一般不得超過一個月。對重要緊急檔案，應(yīng)優(yōu)先歸檔。3.歸檔流程：檔案管理組在歸檔時，應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，記錄檔案名稱、編號、歸檔時間、歸檔人等信息。檔案歸檔登記表應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理組留存，一份交檔案室負責人審核簽字。（四）檔案保管1.保管場所：公司設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)備等。檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，確保檔案安全。2.保管期限：檔案保管期限按照公司檔案管理制度規(guī)定執(zhí)行。檔案管理組應(yīng)定期對到期檔