公司行政部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部各類檔案的管理，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、會(huì)議記錄、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司行政部負(fù)責(zé)對(duì)各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司的各項(xiàng)工作和活動(dòng)，不得篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）行政部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和維護(hù)，確保檔案的安全保管。4.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期組織檔案管理培訓(xùn)。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交行政部。2.負(fù)責(zé)配合行政部做好檔案的查閱和利用工作，提供必要的協(xié)助。3.負(fù)責(zé)本部門檔案管理設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保檔案的安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類文件，包括上級(jí)文件、公司發(fā)文、部門文件等。2.公司簽訂的各類合同、協(xié)議，包括采購合同、銷售合同、租賃合同等。3.公司召開的各類會(huì)議記錄、紀(jì)要。4.公司人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄等。5.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。6.公司的各類證照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。7.其他與公司工作相關(guān)的重要文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求進(jìn)行，不得拖延或遺漏。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)進(jìn)行分類，如文件類、合同類、人事檔案類、財(cái)務(wù)檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)零散的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在檔案形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)將檔案移交行政部歸檔。2.對(duì)于緊急或重要的檔案，應(yīng)及時(shí)移交行政部歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，資料齊全、完整，編目準(zhǔn)確。2.檔案應(yīng)使用統(tǒng)一的檔案盒或文件夾進(jìn)行存放，并在盒（夾）面上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、名稱等信息。3.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列存放，便于查找和利用。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司成立以來的重要文件、合同、協(xié)議、人事檔案等。3.長期保管的檔案包括公司[X]年內(nèi)的文件、合同、協(xié)議、會(huì)議記錄等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括公司當(dāng)年的文件、合同、協(xié)議、會(huì)議記錄等，保管期限為[X]年。（四）保管措施1.行政部應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全保管。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審批。3.行政部根據(jù)審批意見，為查閱人提供檔案，并做好查閱登記。4.查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。5.查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，不得利用檔案從事違法違規(guī)活動(dòng)。2.檔案利用應(yīng)僅限于申請(qǐng)查閱的目的，不得將檔案用于其他用途。3.如需復(fù)印、復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)行政部同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。4.檔案利用結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還行政部，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由行政部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員，負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行延長保管期限或進(jìn)行數(shù)字化處理。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由行政部指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.行政部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（二）移交工作1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、重組等原因，需要對(duì)檔案進(jìn)行移交的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。2.檔案移交應(yīng)編制《檔案移交清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。3.檔案移交后，雙方應(yīng)做好檔案的交接工作，確保檔案的安全和完整。八、檔案管理人員的職責(zé)與要求（一）職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等。2.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案的安全保管。3.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。4.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期組織檔案管理培訓(xùn)。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。（二）要求1.檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，保守